หน่วยงาน HR ที่กำกับดูแลงานสรรหาและคัดเลือก ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจในเรื่องนี้ หลายๆ องค์กรมองว่าเป็นเรื่องที่ยุ่งยากในการค้นหาข้อมูลมาเป็นเครื่องมือในการตัดสินใจ โดยเฉพาะปัจจุบันที่มีระบบเทคโนโลยีที่มีความพร้อม สำหรับการค้นคว้าหาข้อมูลและหน่วยงานที่รับผิดชอบก็ได้รับการตื่นตัว มองว่าเรื่องนี้เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องมีการบริหารจัดการข้อมูล เพื่อสนับสนุนบริษัททั้งภาครัฐและเอกชน ได้มีข้อมูล เพื่อนำไปวางแผนในการรับคนเข้าสู่องค์กรได้แม่นยำขึ้น
- กระบวนการขั้นตอนการศึกษาข้อมูลการกำหนดอุปสงค์ (Demand) เราใช้หลักของเศรษฐศาสตร์มาเป็นเครื่องมือในการหาข้อมูลเรื่อง อัตรากำลังขององค์กร
สำหรับอุปสงค์แรงงานในความหมายของอัตรากำลังคือ จำนวนความต้องการอัตรากำลังของหน่วยงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ ทั้งหมด ซึ่งข้อมูลนี้ค่อนข้างจะหายาก เพราะว่า ยังไม่มีหน่วยงานใด หน่วยงานหนึ่งที่รับผิดชอบอย่างชัดเจน ในการรวบรวมข้อมูลตำแหน่งงานทั่วประเทศว่ามีจำนวนความต้องการกี่คน จากการประชุมของกระทรวงดิจิทัลเมื่อปลายปี 2562 ได้มีการกำหนดหน่วยงานรับผิดชอบในการรวบรวมข้อมูล จากบริษัททั้งภาครัฐและภาคเอกชน เพื่อนำมาเป็นเอกสารในการเผลแพร่ให้สถานประกอบการต่างๆ ได้นำไปใช้ในการวางแผนงานในการสรรหาและคัดเลือกได้ ฉะนั้นเมื่อแต่ละบริษัทต้องการทราบข้อมูล ตำแหน่งงาน เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม มีความต้องการจำนวนเท่าไร เราก็จะสามารถหาข้อมูลตำแหน่งงานนี้ได้ นั่นคือ ข้อมูลอุปสงค์แรงงาน เมื่อได้ข้อมูลแล้ว จะต้องนำข้อมูลไปเปรียบเทียบกับอุปทานแรงงานอีกครั้ง
- กระบวนการขั้นตอนการศึกษาข้อมูลการกำหนดอุปทาน (Supply) จากที่เราได้ทราบข้อมูลของอุปสงค์แรงงานไปแล้ว เรามาศึกษาข้อมูลที่เป็นทางด้านอุปทานแรงงานดูบ้าง
อุปทานแรงงาน หมายถึง อัตราแรงงานวิชาชีพนั้นๆ ที่จบจากสถาบันการศึกษาของแต่ละปีเป็นจำนวนเท่าไร เราก็จะได้ตัวเลขของนักศึกษาที่จบจากสาขาต่างๆของแต่ละปีเป็นจำนวนคนกี่คน เมื่อเราได้ตัวเลขที่มีข้อมูลที่ชัดเจนลักษณะนี้ บริษัทสามารถนำข้อมูลที่ได้จากอุปสงค์แรงงาน และอุปทานแรงงานมาเปรียบเทียบกัน ก็จะได้ตัวเลขความแตกต่าง เราจึงนำมาวิเคราะห์หาความสัมพันธ์ เพื่อกำหนดกลยุทธ์ขององค์กรต่อไป
สำหรับตัวเลขนักศึกษาแต่ละสาขาที่จบ สามารถหาข้อมูลได้จากมหาวิทยาลัยทุกแห่งทั่วประเทศได้เลย การสำรวจตัวเลขในช่วงแรก ๆ อาจจะต้องใช้คีย์ข้อมูลของแต่ละมหาวิทยาลัยเอาไว้ และข้อมูลมหาวิทยาลัยต้องมีการอัพเดทตำแหน่งทุกๆ ปีเช่นกัน เพราะว่าบางสาขาวิชาอาจจะไม่มีการเปิดสอนหรือมีการบางสาขาวิชาเพิ่มเติม ซึ่งเจ้าหน้าที่สรรหาและคัดเลือก จำเป็นต้องทราบและมีการติดต่อมหาวิทยาลัยเพื่อให้ทราบถึงความคืบหน้าข่าวสารของมหาวิทยาลัยอยู่ตลอดเวลา
- การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวางแผนกลยุทธ์องค์กร จากการวิเคราะห์จำนวนอุปสงค์แรงงานและอุปทานแรงงาน ทั้งสองหัวข้อดังกล่าวมาแล้วนั้น มาถึงกระบวนการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อหาความสัมพันธ์ ผู้เขียนขอยกตัวอย่างประกอบ เพื่อจะทำให้ผู้อ่านเกิดความเข้าใจได้ง่ายขึ้น
ตัวอย่าง บริษัท ก. มีความจำเป็นต้องรับสมัครพนักงานตำแหน่ง วิศวกรเครื่องกล จำนวน 10 อัตรา เพื่อที่จะเปิดโรงงานเฟสใหม่ให้ทันภายในเดือน มิถุนายน
สิ่งที่ เจ้าหน้าที่สรรหาและคัดเลือก จะต้องทำแผนเพื่อรับสมัครพนักงาน และดำเนินการของบประมาณจากผู้บริหาร เพื่อให้ได้ผู้สมัครได้ทันต่อความต้องการหน่วยงานที่จะทำการเปิดโรงงาน
จากข้อมูลข้างต้น เราต้องไปหาข้อมูลจากอุปสงค์แรงงาน ว่าจำนวนความต้องการอัตรากำลังของหน่วยงานในตำแหน่งงาน วิศวกรเครื่องกล มีความต้องการ ทั้งหมด จำนวนกี่อัตรา สมมุติว่ามีความต้องการทั่วประเทศทั้งหมด 120 อัตรา
ดำเนินการหาข้อมูลอุปทานแรงงาน อัตราแรงงานวิชาชีพ ด้านวิศวกรเครื่องกล ที่จบจากสถาบันการศึกษาของแต่ละปีเป็นจำนวนเท่าไร สมมุติว่าเราได้ข้อมูลจากมหาวิทยาลัยแล้ว มีจำนวนนักศึกษาที่จบทุกมหาวิทยาลัยจำนวน 100 คน
เมื่อได้ข้อมูลออกมาลักษณะนี้ จึงสรุปได้ว่า จำนวนอุปสงค์แรงงานมากกว่าอุปทานแรงงาน อยู่ 20 คน แสดงว่า ความต้องการจำนวนคนมีมากกว่าจำนวนที่มหาวิทยาลัยผลิตออกมา จะทำให้เกิดการแย่งชิงผู้สมัครอย่างแน่นอน ฉะนั้นผู้สมัครสามารถเลือกสถานที่ปฏิบัติงานได้ ความเป็นต่ออยู่ที่ผู้สมัคร
การวางแผนกลยุทธ์องค์กร สำหรับข้อมูลที่ทาง เจ้าหน้าที่สรรหาและคัดเลือกได้ทำแผนงานเอาไว้ ก็สามารถนำมาเป็นส่วนหนึ่งในการตัดสินใจของผู้บริหารได้ว่า จะต้อง ใช้กลยุทธ์แบบใด เช่น การให้ทุนการศึกษาสำหรับนักศึกษาตั้งแต่ก่อนจบปีการศึกษา การซื้อตัวเมื่อนักศึกษาจบ โดยให้เงินล่วงหน้าไปก่อน แต่ทำสัญญาผูกมัดเอาไว้ว่าจะต้องอยู่กับองค์กรกี่ปี เป็นต้น
จะเห็นได้ว่าการวิเคราะห์ตัวเลขด้านอุปสงค์แรงงาน และอุปทานแรงงาน สามารถนำมาใช้ในการวางแผนอัตรากำลังในอนาคตได้ ถ้าองค์กรมีตัวเลข/ข้อมูล ที่จะรับพนักงานอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มแรก ซึ่งจะทำให้บริษัทได้เปรียบองค์กรอื่นๆ ที่ไม่ได้วางแผนเรื่องนี้เอาไว้เลย ฉะนั้นข้อมูล ตัวเลขที่ได้มาก็จะเป็นตัวแปรสำคัญด้วยเช่นกัน หน่วยงาน HR จึงมีความจำเป็นที่จะต้องเตรียมความพร้อมของข้อมูลในแต่ละด้านเอาไว้ให้พร้อม จะปฏิบัติงานบนพื้นฐานที่ไม่มีข้อมูลไม่ได้อีกแล้ว โดยเฉพาะในโลกยุคใหม่ ที่มีข้อมูลจำนวนมากมาย จำเป็นต้องนำข้อมูลนั้นมาวิเคราะห์ สักเคราะห์ และจัดทำให้เป็นข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ปฏิบัติงานได้อย่างแม่นยำ เมื่อหน่วยงาน HR มีข้อมูลสนับสนุนในลักษณะเช่นนี้ได้ จะทำให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูล อนุมัติงบประมาณ ของทางด้านการสรรหาและคัดเลือก ได้อย่างสบายใจและทันเวลา
สำหรับกรณีในทางตรงกันข้ามข้อมูลอุปสงค์แรงงาน น้อยกว่า ทางด้านอุปทานแรงงาน การแปรผลก็คือ จำนวนนักศึกษาที่จบจากสถาบันการศึกษามีมากกว่า จำนวนความต้องการของจำนวนตำแหน่งงาน แสดงว่าสถานประกอบการมีสิทธิ์เลือกผู้สมัครได้เพราะมีอัตรากำลังให้เลือกได้ โอกาสที่นักศึกษาตกงานย่อมมีสูง ความเป็นต่ออยู่ที่สถานประกอบการ/บริษัท ฉะนั้นการกำหนดแผนกลยุทธ์ อาจจะไม่ต้องเข้มข้นมาก เพราะว่าอัตรากำลังของนักศึกษาที่จบมีเกินกว่าความต้องการ
เจ้าหน้าที่สรรหาและคัดเลือก สามารถนำข้อมูลอุปสงค์แรงงานและอุปทานแรงงานมาวิเคราะห์ได้ทุกตำแหน่งงาน ที่บริษัทกำลังจะรับผู้สมัครในแต่ละปีได้ และนำมากำหนดเป็นกลยุทธ์ ของแต่ละตำแหน่งงานได้เช่นกัน
ปัจจัยด้านข้อมูลทางด้านอุปสงค์แรงงาน ค่อนข้างจะเกิดขึ้นได้ยากมาก ถ้าหน่วยงานกลางที่เป็นภาครัฐไม่เสนอตัวเข้ามาเป็นสื่อกลางในการจัดทำข้อมูล ให้สถานประกอบการได้นำไปใช้ได้ มองย้อนไปเมื่อสมัยก่อน 10 ปีที่แล้ว ก็ได้มีหน่วยงานสวัสดิการคุ้มแรงงาน ได้ส่งแบบสำรวจข้อมูลทางด้านอุปสงค์แรงงานของแต่ละบริษัทเพื่อให้นำส่งของแต่ละเดือน ซึ่งข้อมูลดังกล่าวไม่สามารถนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะสถานประกอบการส่วนหนึ่งไม่ค่อยให้ความร่วมมือในการกรอกแบบสอบถามอุปสงค์แรงานดังกล่าว ด้วยอาจจะมีแนวคิดของสถานประกอบการส่วนหนึ่งไม่กล้าให้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง เพราะเกรงจะไปกระทบทางด้านภาษีอากร ของบริษัท จึงทำให้ข้อมูลแบบสอบถามดังกล่าวไม่ได้รับการยอมรับจากสถานประกอบการ
ที่มาข้อมูล :ดร.กฤติน กุลเพ็ง การสรรหาและคัดเลือกพนักงานเข้าสู่องค์กร 2564
