การนำระบบงานพี่เลี้ยงเข้ามาใช้ มีความมุ่งมั่นที่จะให้การดูแลที่ดี และเพิ่มคุณค่าในตัวพนักงานให้มากขึ้นอยู่เสมอ ระบบพี่เลี้ยงจะเป็นตัวเสริมสร้าง ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับองค์กรได้มากที่สุด โดยหลักการ ระบบงานพี่เลี้ยง จะมีทางด้านหน่วยงาน HR เป็นแม่งานในการจัดทำ ซึ่งทุกหน่วยงานจะต้องให้ความร่วมมือ ในการที่จะต้องส่งพนักงานที่มีคุณสมบัติครบตามที่องค์กรกำหนดไว้ ขึ้นมาเป็นพี่เลี้ยงของหน่วยงาน ซึ่งการกำหนดคุณสมบัติของพี่เลี้ยงไว้คร่าวๆ คือ
- ควรมีอายุงานกับองค์กรอย่างน้อย 3 ปี
- ผลการประเมินย้อนหลังไม่ควรต่ำกว่าระดับดี
- ต้องไม่ถูกลงโทษด้วยการตักเตือนในระดับ ลายลักษณ์อักษร
- ควรมีทัศนคติที่ดีต่อองค์กร มองโลกเชิงบวก
- กำหนดระยะเวลาของพี่เลี้ยงต้องดูแลน้อง 1 ปี
เมื่อกำหนดคุณสมบัติไว้สำหรับพี่เลี้ยงแล้ว ต่อไปจะเป็นหน้าที่ของคณะกรรมการที่จะต้องคัดตัวพี่เลี้ยงของบริษัท มาเป็นพี่เลี้ยงพนักงานในอนาคต กำหนดหน้าที่ ขอบเขตของพี่เลี้ยงเอาไว้ เพื่อเป็นแนวทางให้พี่เลี้ยงได้ใช้ดูแลน้องเลี้ยง โดยเฉพาะพนักงานใหม่ ที่เข้ามาสู่องค์กร ซึ่งจะต้องให้การดูแลในช่วงเริ่มแรก เช่น การรับประทานอาหาร การเข้าสังคม การรู้จักเพื่อนร่วมงาน สถานที่สำคัญที่องค์กรให้ความสำคัญ ให้ความเคารพนับถือ และรวมถึงผู้บริหารองค์กร นอกจากนั้นแล้ว พี่เลี้ยงยังมีส่วนช่วย การให้คำปรึกษาเรื่องส่วนตัว หรือเรื่องการทำงานที่น้องมีปัญหาอยู่ ก็จะสามารถเชื่อมต่อหัวหน้างาน โดยที่ไม่ต้องตัดสินใจลาออกจากองค์กร
สำหรับคุณสมบัติของพี่เลี้ยง กรณีที่น้องเลี้ยงเป็นผู้หญิง บริษัทอาจจะ ต้องกำหนดเป็นกติกาเอาไว้ว่า จะต้องเป็นเพศเดียวกัน เพื่อป้องกัน กรณีชู้สาวเกิดขึ้นด้วย และอีกกรณีหนึ่ง พี่เลี้ยงจะต้องไม่เป็นผู้ที่ให้คุณให้โทษต่อ น้องเลี้ยงโดยตรง คือ ไม่ใช่ผู้บังคับบัญชาโดยตรงนั่นเอง ระบบพี่เลี้ยงจะมาช่วยประโยชน์ในการที่ทำให้พนักงานใหม่ที่ยังไม่เข้าใจองค์กร ระบบระเบียบวิธีการทำงาน และเพื่อนร่วมงาน รวมทั้งผู้บังคับบัญชาขององค์กร เกิดความเข้าใจถึงบทบาทของตนเอง และเกิดความประทับใจของการดูแลจากพี่ๆ และเพื่อนๆ ภายในองค์กรเดียวกัน จนทำให้ลืมเรื่อง ที่จะออกไปหางานใหม่ เพราะมีความสุขในการทำงาน จากประสบการณ์ในการทำงาน เมื่อพนักงานได้ทำงานภายในองค์กรไปเกินกว่า 3 ปี การตัดสินใจที่จะลาออกไปปฏิบัติงานที่องค์กร ย่อมเป็นไปได้ยาก เพราะเกิดความรักองค์กรแล้ว
ฉะนั้นการที่บริษัทได้มีการปลูกฝังความรู้สึกที่ดีให้กับพนักงานตั้งแต่เริ่มแรก จะทำพนักงานตัดสินใจยากมากในการเดินออกจากองค์กรที่เข้าปฏิบัติอยู่ หัวหน้างาน/ผู้จัดการ จะต้องไม่ทำให้แรงผลักและแรงดึงมาพร้อมกัน โดยแรงผลัก คือ การกระทำที่ไม่ดีต่อพนักงาน ความไม่เป็นธรรม การเลือกปฏิบัติ ความเอาใจใส่ต่อลูกน้องเมื่อเกิดปัญหาในงานหรือเรื่องส่วนตัว เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ จะเป็นแรงผลักที่ทำให้พนักงานในสังกัด ตัดสินใจลาออกไปอยู่กับองค์กรอื่น ประกอบกับแรงดึงจากองค์กรอื่นเข้ามาอีกด้วย เช่น การเปิดรับตำแหน่งงานที่ให้เงินเดือนดีกว่า หรือโทรมาชักชวนให้ไปอยู่ด้วย และนำเสนอในสิ่งที่ดีสำหรับองค์กรใหม่ จะทำให้พนักงานได้ตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น หัวหน้างาน ควรจะต้องปิดแรงผลัก จากในส่วนที่หัวหน้าสามารถทำได้ ก็จะช่วยให้พนักงานตัดสินใจได้ยากลำบากขึ้น
ถึงแม้ว่าคนรุ่นใหม่จะมีศักยภาพ มีความรู้ ความสามารถสูง แต่ท้ายสุดแล้วการเข้าสังคม การร่วมกับผู้อื่นมักจะมีปัญหาตามมาอยู่เสมอ เพราะว่าสไตล์การทำงานของเขา มุ่งแต่เรื่องงาน ไม่เน้นเรื่องคน ฉะนั้นการทำงานร่วมกับผู้อื่นจึงไม่ค่อยประสบความสำเร็จมากสักเท่าไรนัก จึงจำเป็นต้องอาศัยพี่เลี้ยง เพื่อคอยช่วยแนะนำการวางตัว การใช้คำพูด และการใช้ชีวิตร่วมกับเพื่อนร่วมงาน ก็จะเป็นส่วนช่วยให้คนรุ่นใหม่ที่มีศักยภาพในเรื่องงาน ได้มีโอกาสเรียนรู้เรื่องของการทำงานร่วมกับผู้อื่น การประสานงานก็จะเป็นสิ่งที่ส่งเสริมให้พนักงานที่เป็นคนรุ่นใหม่ ได้เข้าใจบทบาทของตนเองมากขึ้น สามารถดำรงอยู่ภายในองค์กร ได้อย่างราบรื่น
การบริหารค่าตอบแทน ส่วนหนึ่งมาจากหัวหน้า/ ผู้จัดการที่จะต้องให้การดูแลลูกน้องที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ มีความตั้งใจ ในการปฏิบัติงาน โดยจะได้รับการพิจาณา ให้มีโอกาสได้รับการปรับอัตราค่าจ้าง อาจจะเริ่มตั้งแต่ การผ่านทดลองงาน ตามที่ได้กล่าวมาจากหัวข้อที่ผ่านมา แต่การบริหารค่าตอบแทน นั้นหมายถึง การนำผลการประเมินของแต่ละปี มาพิจารณาในการปรับค่าจ้าง และการจ่ายโบนัสประจำปี ซึ่งถ้าผู้บริหาร มีการเก็บข้อมูลของแต่ละปี จะพบว่าบริษัทมีการจ่ายเงินเดือน และจ่ายโบนัสเมื่อไร ถัดอีก 1 เดือน ผลที่ได้รับก็จะมีพนักงานมาเขียนใบลาออกเพิ่มมาขึ้นกว่าเดือนอื่นๆ ส่วนใหญ่ก็เกิดจาก การไม่พอใจในการขึ้นค่าจ้างและจ่ายโบนัส ของบริษัท ฉะนั้นในข้อพิจารณาส่วนนี้ หัวหน้า/ผู้จัดการ ควรจะมีความโปร่งใส ในการประเมินผลงานมาตั้งแต่ต้นปี มีการสื่อสารพนักงานให้เกิดความเข้าใจ ในหัวข้อประเมินผลงาน มีระบบตัวชี้วัดอย่างชัดเจน ก็จะช่วยให้พนักงานได้เกิดความเข้าใจมากยิ่งขึ้น แต่ข้อมูลส่วนหนึ่ง ที่หน่วยงาน HR จะต้องทำหน้าที่ในการหาข้อมูลมาประกอบในการปรับค่าจ้างในแต่ละปีด้วย เช่น อัตราเงินเฟ้อ อัตราค่าครองชีพ และข้อมูลคู่แข่งขันที่อยู่ในธุรกิจเดียวกัน เป็นต้น ข้อมูลที่หามาเหล่านี้ จะต้องนำมาเพื่อพิจารณา ในการตั้งงบประมาณในการปรับค่าจ้างของแต่ละปีด้วย ซึ่งจะทำให้อัตราการปรับค่าจ้าง จะไม่ต่ำกว่าบริษัทที่อยู่ในธุรกิจเดียวกัน และบริเวณโรงงานข้างเคียง จะเป็นตัวช่วยให้พนักงานได้คิด และตัดสินใจ ในกรณีที่จะลาออกไปอยู่ที่บริษัทอื่น ว่าเห็นควรจะลาออกหรือไม่ เพราะว่าอัตราความเสี่ยงส่วนหนึ่ง พนักงานต้องรับความเสี่ยงก็คือ การทดลองงานใหม่ การไปเริ่มต้นรู้จักกับเพื่อนร่วมงานใหม่ และหัวหน้างานใหม่ ถ้ามีการพิจารณาการปรับค่าจ้าง ในอัตราที่ไม่แตกต่างกันมากจากคู่แข่ง ก็จะทำให้พนักงานตัดสินใจอยู่กับองค์กรเดิมมากกว่า นอกจากนั้นแล้ว หน่วยงาน HR ควรวางหลักเกณฑ์ ในการพิจารณาการขึ้นค่าจ้างให้เป็นไปตามตลาดของแต่ละธุกิจแล้ว สิ่งที่ต้องเพิ่มเติมในการแต่ละ Band ค่าจ้าง กรณีที่บริษัทสามารถแบ่งพนักงาน ออกเป็นกลุ่ม Talent และ กลุ่มที่ไม่ใช่ Talent ได้ ก็จะมีส่วนช่วยให้องค์รกรได้ประโยชน์จากการรักษาพนักงานที่เป็นกลุ่มที่เป็นคนเก่งเอาไว้ได้ด้วย
พนักงานที่เป็น High Potential จะได้รับการพิจารณาการขึ้นเงินเดือน ค่อนข้างสูงกว่าพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานในปกติ แต่ถ้าบริหารเรื่องค่าตอบแทนในเชิงรุก ก็ควรจะจะพิจารณาให้มีการปรับค่าจ้างพนักงานกลุ่มนี้ ดีกว่าตลาดโดยทั่วไป ก็จะช่วยให้พนักงานกลุ่มนี้ ได้เปรียบเทียบกับบริษัทอื่นได้ว่าเงินเดือนที่ได้รับจะสูงกว่า ถ้าเลือกอยู่กับบริษัท เดิมจะได้รับประโยชน์กว่า ถ้าองค์กรมีการพิจารณาหรือ survey ค่าจ้างบริษัทข้างเคียงที่อยู่ในธุรกิจเดียวกันอยู่ตลอดเวลา ก็จะมีส่วนทำให้โครงสร้างค่าจ้างขององค์กรสามารถแข่งขันกับบริษัทที่อยู่ในธุรกิจเดียวกันได้ และจะเป็นสิ่งที่ดึงดูดผู้สมัครที่เป็นคนรุ่นใหม่เข้าสู่องค์กร เพราะอย่าลืมว่าสิ่งที่คนรุ่นใหม่ได้เปรียบเทียบอยู่เสมอว่าองค์กรใดที่ให้รายได้รวมมากที่สุดสำหรับเขา ซึ่งเขาจะเลือกเข้าร่วมงานกับองค์กรดังกล่าว
การส่งเสริมการพัฒนาให้ความรู้แก่พนักงาน เจ้าของ หน่วยงานที่ลูกน้องสังกัดอยู่ ควรให้ความสำคัญในเรื่อง การให้ความรู้แก่ลูกน้องในสังกัด ไม่ว่าจะมีการจัดฝึกอบรมภายในองค์กร หัวหน้างาน จะต้องมีหน้าที่ในการจัดสรรพนักงานให้เข้าไปรับความรู้ และนอกจากนั้นแล้วหัวข้อการฝึกอบรม ที่เกี่ยวกับ การปฏิบัติงานตามแบบกำหนดหน้าที่งาน(JD) ที่ลูกน้องควรทราบ ในสายงานจะต้องมีการทบทวนและมีการทดสอบอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่า พนักงานที่ปฏิบัติงานอยู่ มีความรู้และทักษะ อย่างแท้จริง ซึ่งการปฏิบัติที่เป็นลักษณะเช่นนี้ อยู่เป็นประจำ จะมีส่วนทำให้พนักงานเกิดการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง ในฐานะองค์กรก็จะได้รับประโยชน์ตรงที่ พนักงานทำงานไม่ผิดพลาด ส่งผลให้ลูกค้าเกิดความประทับใจเพราะสินค้าออกมาได้คุณภาพ บริการได้อย่างรวดเร็ว ส่งมอบได้ทันเวลา
การพัฒนาพนักงานในสังกัด หัวหน้างาน/ ผู้จัดการต้องทำการประเมินศักยภาพของลูกน้อง เพื่อจะได้ทราบว่า ลูกน้องแต่ละคนมี gap ส่วนไหนที่จะต้องพัฒนาเพิ่มเติมบ้าง เมื่อหัวหน้าได้ส่งเสริมให้ลูกน้องได้พัฒนาความรู้ ในเรื่องงานของตนเองที่ปฏิบัติอยู่ ก็จะทำให้เกิดแรงจูงใจที่จะปฏิบัติงาน เพราะว่า ทำงานได้ไม่ติดขัดอะไร และถ้าเป็นหลักสูตร ที่ต้องส่งพนักงานไปภายนอกด้วยแล้ว ส่วนหนึ่งก็จะทำให้ เกิดการเปรียบเทียบในองค์กรอื่นๆ หรือข้างเคียง ซึ่งจะมีส่วนทำให้พนักงานได้รับการเปรียบเทียบว่า ถ้าไปอยู่องค์กรอื่น จะไม่ได้รับการพัฒนาในลักษณะเช่นนี้ การให้การฝึกอบรมและพัฒนากับพนักงาน จะมีความยั่งยืนกว่า การให้ผลตอบแทนที่เป็นรูปตัวเงิน เพราะสิ่งเหล่านี้จะติดตัวพนักงานออกไป เป็นกระบอกเสียงได้ระดับหนึ่ง ที่จะประชาสัมพันธ์องค์กร และบอกต่อให้กับพนักงานภายในองค์กรเป็นอย่างดี
ส่งเสริมให้มีการเจริญเติบโตภายในองค์กร เมื่อถึงจุดหนึ่งของชีวิต สิ่งที่พนักงานอยากได้ก็คือ ตำแหน่งหน้าที่การงาน ที่มั่นคงได้รับการยอมรับจากเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า/ผู้บริหาร และลูกน้อง จากการที่พนักงานได้ถูกการฝึกอบรมพัฒนา จนมาถึงจุดที่ต้องมีหน้าที่การงาน ความรับผิดชอบเพิ่มมากขึ้น การเลื่อนตำแหน่งให้พนักงานที่มีตำแหน่งที่สูงขึ้น โดยการมอบหมายงานที่มีความรับผิดชอบสูงขึ้น ซึ่งเป็นไปตามกติกาของบริษัท เมื่อพนักงานได้รับการแต่งตั้ง โดยการประกาศให้สาธารณะชนหรือพนักงานภายในองค์กรรับทราบว่าเป็น ผู้ที่มีศักยภาพมีความรู้ ความสามารถ ให้ได้รับตำแหน่งที่สูงขึ้น
เมื่อพนักงานได้รับการแต่งตั้งเข้าสู่ตำแหน่งตามหลักเกณฑ์ขององค์กรแล้ว สิ่งที่ผู้บริหารต้องดำเนินการต่อก็คือ การพัฒนาการเรียนรู้ของผู้ที่จะเข้ามาสู่ตำแหน่ง ว่าจะต้องมีการเตรียมตัวอย่างไรบ้าง ต้องได้รับการพัฒนาศักยภาพหัวข้อใดเพิ่มเติม ซึ่งการฝึกอบรมแต่ละหัวข้อส่วนหนึ่งมาจากหัวหน้า และอีกส่วนหนึ่งมาจากฝ่าย HR ที่จะต้องกำกับดูแลให้ผู้ได้รับการแต่งตั้งใหม่ จะต้องเพิ่มเติมการฝึกอบรมพัฒนาในหัวข้อใดบ้าง เพื่อให้เป็นไปตาม Training Road Map ที่วางไว้ของแต่ละตำแหน่งงาน
จากกระบวนการส่งเสริมการเจริญเติบโตของพนักงานภายในองค์กรซึ่งส่วนหนึ่ง มาจากหัวหน้า/ ผู้จัดการที่มีส่วนเสริมผลักดันลูกน้องให้ได้รับการพัฒนาเพิ่มเติม โดยที่มีแนวทางจากทางฝ่าย HR ที่เป็นผู้ช่วยในการสนับสนุนให้แต่ละหน่วยงาน ดำเนินการโค้ชลูกน้องให้เข้าหลักเกณฑ์ขององค์กรที่ได้วางไว้ เมื่อทุกหน่วยงานได้กระทำตามระบบที่ได้วางไว้ สิ่งที่ได้รับก็คือพนักงานภายในองค์กร จะเกิดความประทับใจ รักองค์กร ไม่คิดที่จะออกไปอยู่องค์กรใดอีกแล้ว
ดร.กฤติน กุลเพ็ง กรรมการผู้จัดการ บริษัท ไอโอดีคอนเซาท์ติ้ง แอนด์เทรนนิ่ง จำกัด
วิทยากรและที่ปรึกษา ให้กับภาครัฐและภาคเอกชน ID line: krittin6
