ด้วยความเจริญทางด้านเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไปค่อนข้างรวดเร็วมาก การดำเนินการอะไรที่ให้กับพนักงาน ย่อมต้องให้ทันเหตุการณ์ เพราะหากปล่อยไว้ โดยไม่ได้แจ้งข่าวสารให้กับพนักงานได้รับทราบข้อมูล อาจจะส่งผลให้พนักงานได้ลาออกไปอยู่องค์กรอื่นได้ ในฐานะที่เป็นหัวหน้างาน/ผู้จัดการที่กำกับดูแลในสายงาน จำเป็นจะต้องมีการประชุมหารือ กับพนักงานในสังกัดอยู่เป็นประจำ ต้องมีข้อมูลของพนักงานในสังกัดว่า มีแนวคิดและมีแนวโน้มของพนักงาน ที่จะลาออกไปอยู่ที่บริษัทอื่น หรืออาจจะมีการซื้อตัวกันเกิดขึ้น สิ่งเหล่านี้หน่วยงานด้าน Line จะทราบข้อมูลก่อน จะได้มีมาตรการหาแนวทางแก้ไขได้ทันเหตุการณ์ การสื่อสารให้กับพนักงาน ได้ทราบถึงโครงการต่างๆ ขององค์กร ที่จะต้องดำเนินการ ก็เป็นสิ่งที่จำเป็น เพราะว่าพนักงานเห็นข้อมูลของการเปลี่ยนแปลงขององค์กรตนเอง จะมีส่วนทำให้เกิดแรงบันดาลใจ ที่อยากจะช่วยองค์กรได้ฟันฝ่าวิกฤติได้ ถ้าหัวหน้า/ผู้จัดการได้มีการประชุมชี้แจง ให้พนักงานได้รับทราบทุกระยะ ก็จะทำให้เกิดความรู้สึกที่ดีต่อองค์กรได้เช่นกัน ฉะนั้นองค์กรใหญ่ๆ จึงมีการที่จะทุกหน่วยงานมีการประชุมชี้แจง ให้พนักงานได้รับทราบข้อมูลเป็นประจำทุกเดือน โดยผ่านหน่วยงานที่กำกับดูแลเช่น นโยบายและแผนงาน ขององค์กร เพื่อทำการตรวจสอบว่าแต่ละหน่วยงานมีการประชุมหารือกับลูกน้องในหน่วยงานหรือยัง ซึ่งทุกหน่วยงานจะต้องส่งรายงานการประชุม ให้หน่วยงาน นโยบายและแผนงานเป็นประจำทุกเดือน สิ่งที่ผู้เขียนได้อธิบายเรื่องนี้ เพราะว่า หน่วยงานด้าน Line ส่วนใหญ่ไม่ได้มีการประชุมหารือกับลูกน้อง เพราะว่าอาจจะเป็นเรื่อง สถานที่ ความพร้อม จำนวนคนที่ค่อนข้างมาก จึงทำให้พนักงานไม่ทราบความคืบหน้าของบริษัท ว่ามีการดำเนินการ และมีทิศทางขององค์กรเป็นอย่างไร แต่อย่างไรก็ตามการประชุมชี้แจงประจำเดือน ย่อมมีความสำคัญสำหรับองค์กร โดยผ่านทางหัวหน้าเป็นผู้ให้ข้อมูลแก่ลูกน้องในสังกัด
สำหรับหน่วยงาน HR สิ่งที่จะต้องรับต่อจากหน่วยงานด้าน Line เรื่อง ข้อมูลที่จะช่วยสนับสนุนงานด้าน Line ให้บรรลุเป้าหมายก็คือ ข้อมูลที่เกี่ยวกับด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ที่หน่วยงานยังติดปัญหาการชี้แจงลูกน้อง ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง การแจ้งผลการไม่ผ่านทดลองงาน ซึ่งโดยเฉพาะหัวหน้า อาจจะมีความไม่เข้าใจในด้านกฎหมาย เช่น กรณีถ้าทดลองงานเกิน 120 วันแล้ว บริษัทจะต้องมีการจ่ายค่าชดเชย และค่าบอกกล่าวล่วงหน้า แต่ในทางปฏิบัติหัวหน้ายังไม่แน่ใจในตัวของลูกน้อง อยากจะให้มีการต่อทดลองงานออกไป เพื่อจะได้เห็นความชัดเจนของผลงานอีกครั้ง ซึ่งข้อมูลเรื่องนี้ หน่วยงาน HR จะต้องให้ความรู้และความเข้าใจให้หัวหน้าทราบ ถึงข้อมูลที่จะเกิดขึ้นในอนาคตด้วย เพราะว่า เมื่อมีการต่อทดลองงานไปแล้ว ถึงแม้ว่าพนักงานจะรับทราบและยินยอมจะไม่ติดใจ ที่จะเรียกร้องใดๆ ต่อบริษัท พอถึงเวลาครบกำหนดจริงที่จะต้องทำการประเมินผล ปรากฎว่าหัวหน้าประเมินผลพนักงาน ไม่ผ่านการทดลองงาน สิ่งที่ตามมาก็คือ พนักงานย่อมเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีต่อหัวหน้า สิ่งที่รับปากเอาไว้ ถือว่าไม่มีประเด็น เพราะไม่ได้ตกลงทำเป็นหนังสือเอาไว้อย่างชัดเจน เพียงแต่คุยหารือกันด้วยวาจาเท่านั้น พนักงานมีการเรียกร้องให้หัวหน้าดำเนินการจ่าย ค่าชดเชย และค่าบอกกล่าวล่วงหน้า จำนวนอย่างละ 1 เดือน รวมเป็น 2 เดือน ซึ่งประเด็นลักษณะนี้จะเกิดขึ้นบ่อยๆ ในองค์กร สิ่งที่ตามมาคือ ค่าใช้จ่ายของบริษัทเกิดขึ้น ความรู้สึกของพนักงานที่ไม่ดีต่อหัวหน้างาน ต่อองค์กร ก็ตามมา
บางองค์กรเกิดปัญหาขึ้นแล้ว หัวหน้า ไม่ได้คุยชี้แจงกับพนักงาน ถึงเรื่อง ประเด็นการไม่ผ่านทดลองงาน ว่ามีหัวข้อใดบ้าง ที่พนักงานยังปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามเกณฑ์มาตรฐานของหน่วยงาน บางหน่วยงานเลือกที่จะไม่ชี้แจง ส่งให้ทางหน่วยงาน HR เป็นผู้ชี้แจงพนักงานเอง ซึ่งผู้เขียนมองว่าผลที่จะเกิดตามมาก็คือ พนักงานที่ถูกประเมินไม่ผ่านทดลองงาน จะต้องสอบถามเหตุผลว่าแต่ละหัวข้อที่ประเมินได้คะแนนเท่านี้ เพราะอะไร มีประเด็นไหนบ้างที่ทำให้คะแนนของเขาได้ต่ำกว่าปกติ หน่วยงานทางด้าน HR ไม่สามารถตอบคำถามในส่วนนี้ได้ เมื่อพนักงานนำเรื่องนี้ไปขึ้นสู่ในชั้นศาล ก็จะเป็นข้อต่อสู้ที่อ่อนมาก จนทำให้ศาลต้องสั่งให้บริษัทจ่ายค่าชดเชยและค่าบอกกล่าวล่วงหน้า หรือให้รับพนักงานกลับเข้าปฏิบัติงาน บทบาทในประเด็นนี้ หน่วยงานทางด้าน Line จะต้องเป็นผู้ชี้แจงพนักงานเอง กรณีที่ประเมินผลไม่ผ่านการทดลองงาน
ในฐานะบทบาทของ HR จะต้องทำความเข้าใจในเรื่อง การประเมินผลการผ่านทดลองงาน ให้ทางหน่วยงานด้าน Line ทราบถึงข้อดี ข้อเสีย ด้วยว่า ถ้าแก้ปัญาในลักษณะเช่นนี้ บริษัทจะเกิดผลกระทบอย่างไรบ้าง ซึ่งกรณีลักษณะอย่างนี้ หน่วยงาน HR จะต้องรีบเข้ามาช่วยหน่วยงานทางด้าน Line ในการแก้ปัญหา ให้จบอย่างรวดเร็ว โดยในทางปฏิบัติ อาจจะต้องมีการต่อรองกับพนักงาน เพื่อหาทางออกที่ดี เดินออาจากองค์กรอย่างเป็นมิตร
กระบวนการทาง HR ควรจะต้องสร้างระบบการให้ความรู้แบบเชิงรุก เพื่อให้ทางหน่วยงานด้าน Line ได้เข้าใจถึงผลดี ผลเสีย ที่จะเกิดขึ้นกับองค์กร
ในแต่ละประเด็นที่ เกี่ยวข้องกับพนักงาน การแก้ปัญหาเชิงระบบ เรื่อง การประเมินผล การผ่านทดลองงาน ควรจะต้องดำเนินการส่งแบบประเมินผล ก่อนที่จะครบ 120 วัน โดยปกติการประเมินจะมี 2 ครั้ง ถ้าครั้งแรกส่อแววว่า ผลการประเมินจะออกมาไม่ดี HR ควรจะต้องรีบส่งสัญญาณเรื่องนี้ ให้ทาง Line ได้รับทราบข้อมูลเสียก่อน เพื่อหารือถึงสถานการณ์ว่า ถ้าผลการประเมินไม่ผ่าน จะต้องดำเนินการอย่างไร ซึ่งในกรณีที่หน่วยงานทางด้าน Line มีพนักงานที่จะต้องถูกประเมินการผ่านทดลองงานจำนวนหลายคน หน่วยงาน HR ควรจะทำเป็นตารางข้อมูล มีกำหนดวันที่สิ้นสุดไว้ เพื่อให้หน่วยงานได้ ดูแล้วเข้าใจง่ายและคอยกระตุ้นเตือนเป็นระยะ ว่าใกล้จะครบกำหนดแล้ว เพื่อเป็นการติดตามข้อมูลเอกสารการประเมิน มาเป็นข้อมูลว่า ดำเนินการครบถูกต้องหรือไม่ ซึ่งการกระทำในลักษณะเช่นนี้ ก็จะทำให้หน่วยงานด้าน Line ได้รับข้อมูล ข่าวสารที่ถูกต้อง และมีหน่วยงานที่คอยให้ความช่วยเหลือด้านข้อมูลอยู่ตลอด กระบวนการทำงานจะได้ไม่เกิดปัญหา เพิ่มความขัดแย้งระหว่างหน่วยงานขึ้นมาได้ เมื่อสองหน่วยงานได้มีการติดต่อประสานงานกันมากขึ้น หารือกันมากขึ้น สนับสนุนงานซึ่งกันและกัน ก็จะมีส่วนทำให้ระบบงานการบริหารทรัพยากรมนุษย์ พัฒนาไปอย่างราบรื่นและเป็นระบบ ส่วนหนึ่ง ถือเป็นโอกาสในการเรียนรู้ ของหน่วยงานทางด้าน Line ไปด้วย
ดร.กฤติน กุลเพ็ง กรรมการผู้จัดการ บริษัท ไอโอดีคอนเซาท์ติ้ง แอนด์เทรนนิ่ง จำกัด
วิทยากรและที่ปรึกษา ให้กับภาครัฐและภาคเอกชน ID line: krittin6
