การบริหารทรัพยากรมนุษย์ในสมัยใหม่ต้องปรับเปลี่ยนแนวคิด การสรรหาและคัดเลือกคนเข้าสู่องค์กรตามกาลสมัยหรือตามอุปนิสัยของคนที่มีการเปลี่ยนแปลงไปเช่นกัน อย่างเช่นคนเมื่อสมัย 20 ปีที่ผ่านมา แนวคิดและอุปนิสัย ย่อมมีความแตกต่างกับ คนสมัยปัจจุบัน ซึ่งแนวคิดมุ่งไปคนละด้านกับคนยุคก่อนโดยสิ้นเชิง ในฐานะผู้เขียนใคร่ขอยกตัวอย่างพฤติกรรมของคน Gen Y มาเป็นข้อมูล เพื่อที่จะได้เป็นแนวทางในการสรรหาและคัดเลือกคนเข้าสู่องค์กรได้
บรูซ ทูลแกน (Bruce Tulgan) เจ้าของบริษัทที่ปรึกษาด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลแห่งสหรัฐอเมริกา นักพูด นักเขียน ได้เปิดตัวในหนังสือ เรื่อง Not Everyone Gets a Trophy ได้พูดถึงพฤติกรรมของคน Gen Y ไว้ ซึ่งทำให้เกิดความเข้าใจและรู้ถึงพฤติกรรมของคนรุ่นใหม่ในยุคปัจจุบันว่า มีแนวโน้มของการเปลี่ยนแปลงตามโลกสมัย ยุคสัมคมที่เป็นโลกาภิวัฒน์ ที่เขาได้รับข้อมูลมาจาก โลกไร้พรหมแดน ดังนั้นสิ่งที่ผู้บริหารควรทำและเข้าใจคือ การเข้าใจธรรมชาติที่แท้จริงของคน Gen Y ควรจะหาเวลาพูดคุยตกลงกันตั้งแต่เริ่มแรกในหัวข้อต่อไปนี้
- การยืดหยุ่นเรื่องสถานที่ทำงาน เช่น การปล่อยให้นั่งทำงาน ตามใจชอบ ซึ่งบางองค์กร ให้โอกาสพนักงานที่เดินเข้าในบริษัท ได้เลือกที่นั่งทำงานของเขาเองตามใจชอบ เปิดเพลงเบาๆแต่ห้ามรบกวนคนอื่น เข้าทำงานสายได้ ทำงานทางอินเทอร์เนต หรือทำงานอยู่ที่บ้านได้ โดยผลงานยังคงยอดเยี่ยมเหมือนเดิม
- การเติมความรู้ให้พนักงานอย่างสม่ำเสมอ สิ่งที่คน Gen Y กังวลมากที่สุดคือ ความล้าสมัย เมือได้เปรียบเทียบกับองค์กรอื่น หรือแนวทางปฏิบัติที่เข้มงวดของหัวหน้า บริษัทจึงต้องเตรียมหัวข้อฝึกอบรมเอาไว้ เพื่อเน้นย้ำให้ระดับหัวน้าได้เกิดความเข้าใจถึงความสำคัญ และเพื่อนร่วมงานต้องมีการถ่ายทอดวิชาให้เกิดการรับรู้ร่วมกัน ในแนวทางปฏิบัติวิธีการทำงานของโลกสมัยใหม่
- การเข้าถึงตัวผู้บริหารระดับสูงหรือคนที่มีอำนาจในการแก้ปัญหาได้ เพราะคน Gen Y ต้องการคำตอบจากคนที่แก้ปัญหาได้จริงและมีความรวดเร็ว บางครั้งแนวคิดของคนยุคใหม่และยุคเก่ามีความแตกต่างกัน โดยเฉพาะคนรุ่นใหม่นั้นไม่ต้องการเสียเวลาในการทำงาน ที่ผู้บริหารไม่มีอำนาจในการตัดสินใจ จึงอยากติดต่อสื่อสารกับผู้ที่มีอำนาจเต็มเลย แต่ก็อาจจะเกิดปัญหาได้ว่า คน Gen Y ไม่ทำตามสายการบังคับบัญชา ทำตามขั้นตอน จึงเกิดปัญหาความขัดแย้งในด้านความคิดส่วนนี้ได้
- การให้อำนาจในการทำงาน เพราะว่าคน Gen Y เชื่อว่าความสำเร็จของงานเป็นสิ่งสำคัญ และไม่แคร์เลยว่าการข้ามขั้นตอนนั้นเป็นสิ่งที่ไม่ถูกต้องและไม่ควรกระทำ แต่เขาต้องการให้ผู้บริหารองค์กรได้เห็นว่าเขาได้ทำงานนั้นอย่างจริงจังตลอดเวลา ขอบข่ายหน้าที่ความรับผิดชอบที่มีอยู่ ต้องให้อำนาจแก่เขาอย่างเต็มที่ เพื่อที่จะให้พวกเขาได้ดำเนินการทำงาน ควบคุมผลงานให้ออกมาตามที่องค์กรต้องการ พร้อมที่จะให้หัวหน้าได้ตรวจสอบ
- การแก้ปัญหาและการปรับตัว ปัญหาของคน Gen Y มักพบในสถานที่ทำงานคือ การปฏิสัมพันธ์กับคนในองค์กรไม่ค่อยดี ยึดถือตัวเองเป็นจุดศูนย์กลาง ไม่สนใจลำดับขั้นหรือการบังคับบัญชา การทำงานจะใช้ ความเป็นเพื่อนในการทำงาน หัวหน้าจึงควรสอนวิธีการปรับตัวและวิธีการเอาตัวรอดในที่ทำงานให้พวกเขา โดยเริ่มต้นตั้งแต่การพิจารณาบทบาทและหน้าที่ของตนเอง การทำงานร่วมกับผู้อื่น การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า โดยเปิดให้มีการประชุมย่อย เพื่อสอนงานในเรื่องเหล่านี้จากมีผู้มีประสบการณ์อย่างแท้จริง หรืออาจจะต้องอาศัยผู้มีความรู้และบารมีจากภายนอกและภายในองค์กร มาฝึกอบรมสร้างความเข้าใจ ถึงวัฒนธรรมดังกล่าวให้แก่คน Gen Y เพื่อตอกย้ำสร้างความเข้าใจให้นึกถึงความเสียหายที่จะเกิดขึ้นกับองค์กร และชี้ให้เห็นว่าภายในองค์กรไม่ใช่มีเราคนเดียว แต่ยังมีเพื่อนร่วมงานที่มีหลายยุค หลายสมัยรวมอยู่ด้วย
- การบริหารตัวเอง ความเชื่อที่ว่าคน Gen Y ไม่เคารพผู้อาวุโสกว่า ซึ่งคนพันธุ์นี้จะได้รับการเลี้ยงดูมาดี ดูแลอย่างใกล้ชิดจาก พ่อและแม่ ผู้ปกครอง และครู ต่างให้ความชื่นชมและเห็นความสำคัญของพวกเขามาก ผู้บริหารรุ่นเก่าไม่ควรมองข้ามเรื่องนี้ ด้วยเพียงเหตุผลเพียงว่า พวกเขาผ่านโลกมาน้อยไม่มีประสบการณ์ แต่ในบางสถานการณ์เรายังต้องใช้ประโยชน์จาก คน Gen Y ในการติดต่อ สื่อสารกับชาวต่างชาติ ซึ่งคนรุ่นใหม่มีทักษะด้านภาษาดีกว่า และชอบความท้าทาย กล้าเข้าหากับคนที่เป็นชาวต่างชาติ แต่ถ้าเป็นคนรุ่นเก่ามักไม่ค่อยชอบสิ่งเหล่านี้ สำหรับในส่วนที่เป็นด้านลบของคน Gen Y ก็มี เช่น ชีวิตการทำงาน มักมีปัญหาด้านการบริหารเวลา ตื่นสายเป็นประจำ มาทำงานไม่ทัน เป็นต้น
สิ่งที่หัวหน้างานควรจะต้องรีบดำเนินการ คือ การสอนให้เขารู้จักแยกแยะสิ่งที่เป็นประโยชน์และไม่เป็นประโยชน์ออกจากกันให้ได้ อีกทั้งสอนวิธีกำจัดการใช้เวลาอย่างไร้ประโยชน์ออกไป เช่น การประเมินตนเอง การวางแผน การทำเช็คลิสต์ การเอื้อเฟื้อเผื่อแผ่คนอื่น และ การยอมรับความคิดเห็นของคนอื่น
- การเป็นผู้นำที่เข้มแข็ง ลูกน้อง Gen Y ต้องการทำงานอยู่ ภายใต้หัวหน้างานที่ มีความโปร่งใส ควรบอกไปตรงๆ เลยว่าเราต้องการอะไรจากเขาบ้าง ความเด็ดขาด เมื่อออกกฎใดๆ มาแล้ว ต้องรักษากฎอย่างเคร่งครัด ไม่ลำเอียง คนพันธุ์นี้ ชอบความถูกต้อง ตรงไปตรงมา การได้หัวหน้าที่มีบุคคลิกดังกล่าว ก็จะทำให้คน Gen Y ทำงานด้วยความมั่นใจ และชอบผู้นำที่ โฟกัสที่วิธีการแก้ปัญหา ไม่ใช่ที่ตัวปัญหา
- การเปลี่ยนงานบ่อย พฤติกรรมของคน Gen Y มักจะโดนต่อว่าอยู่บ่อยครั้งว่า เป็นคนเหยียบขี้ไก่ไม่ฝ่อ ไม่สู้งานหนักชอบแต่งานเบาๆ แต่หารู้ไม่ว่าพวกเขาจะลาออกก็ต่อเมื่อรู้สึกว่า ทำงานแล้วไม่มีความสุข หรือทำงานหนักมากไปก็ไม่มีอะไรดีขึ้น หัวหน้าก็ไม่เห็นความสำคัญของพวกเขา ไม่ได้สื่อสาร มอบหมายงานที่เป็นงานสำคัญให้ จึงทำให้คน Gen Y ได้ตัดสินใจลาออกจากองค์กร
ตามที่ผู้เขียนได้ยกตัวอย่างพฤติกรรมของคนที่เป็น Gen Y เสียยืดยาวนั้น เพื่อที่จะให้นักบริหารงานบุคคลได้ตระหนักถึงคนรุ่นใหม่ที่จะต้องเดินเข้าสู่องค์กร ว่าจะต้องเตรียมความพร้อมในเรื่องอะไรบ้าง เช่น กฎเกณฑ์ต่างๆที่มีข้อจำกัดมากๆ ต้องลดน้อยลง เครื่องแบบพนักงานเมื่อก่อนพนักงานทุกคนต้องสวมใส่มาทำงานให้เหมือนกันทั้งองค์กร แต่สมัยนี้อาจไม่ใช่ การปฏิบัติตัวของคนรุ่นใหม่ไม่ค่อยเคารพผู้อาวุโสกว่า ความเป็นทีมมีน้อย และการปลูกฝังให้พนักงานรักองค์กรจะเป็นไปได้ยาก สิ่งที่ได้กล่าวมาทั้งหมดนั้น บทบาทของนักบริหารงานบุคคล ควรจะต้องทำความเข้าใจกับขั้นตอนของการสรรหาและคัดเลือกคนเสียใหม่ เพื่อสร้างแรงจูงใจให้บุคคลภายนอกได้บอกต่อๆกันไปว่า องค์กรของเรามีแนวคิดการสรรหาและคัดเลือกคนที่มีนวัตกรรมใหม่ๆ เข้ามา เป็นองค์กรที่น่าอยู่ น่าสัมผัสตั้งแต่เริ่มต้น
ปัจจัยด้านคนในยุคปัจจุบันก็มีการปรับเปลี่ยนไปตามยุค ตามสมัยเช่นกัน ซึ่งผู้เขียนขอนำมาเป็นแง่คิดและเครื่องเตือนใจให้กับนักบริหารงานบุคคล ที่จะต้องเตรียมความพร้อมของการปรับเปลี่ยนบทบาทในการทำงาน ให้เข้ากับสถานการณ์ของคนยุคปัจจุบัน ซึ่งผู้เขียนขอเขียนปัจจัยด้านคนในยุคใหม่ เพื่อจะได้นำไปปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานในกระบวนการบริหารคน ให้สอดคล้อง ดังต่อไปนี้
- คนสละสิทธ์มากกว่าเดิม จะเห็นได้ว่าเมื่อมีการสัมภาษณ์งาน เพื่อรับคนเข้าสู่องค์กร โดยการขึ้นบัญชีไว้แล้ว แต่เมื่อบริษัทเรียกตัวพนักงาน ให้มาปฏิบัติงานแต่กลับถูกปฏิเสธ ซึ่งมักจะได้รับเหตุผลว่า ได้งานใหม่ หรือไม่ก็ไม่สะดวกในการเดินทางในการมาปฏิบัติงาน
- คุณภาพไม่ดีเท่าในอดีต จากการสำรวจ ความรู้ ความสามารถ ของพนักงานใหม่ เมื่อเทียบกับพนักงาน ในสมัยก่อนจะมีความแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ทักษะการคิด การคำนวณ การอ่านไม่ดีเท่าในอดีต อาจจะเป็นเพราะ มหาวิทยาลัยไม่ว่าจะเป็นของภาครัฐและภาคเอกชน ไปมุ่งเน้นด้านธุรกิจ ต้องการให้นักศึกษามาเรียนในมหาวิทยาลัยมากๆ เอาใจนักศึกษามากเกินไป จนทำให้ละเลยด้านวินัยและคุณภาพของการศึกษา จะมีข้อยกเว้นอยู่เรื่องเดียว คือ ความรู้ด้านภาษาอังกฤษ ที่คนรุ่นใหม่จะมีทักษะมากกว่าในอดีต
- บริษัทต้องจ้างแพงขึ้นมากกว่าเดิม คนปัจจุบันมีโอกาสเลือกงานได้มากกว่า จนทำให้บริษัท ที่มีความมั่นคงต่ำ หรือไม่มีชื่อเสียง ขาดบุคลากร ในการทำงาน จึงจำเป็นต้องจ้างพนักงานที่มีทักษะ ความสามารถ เมื่อเทียบกับค่าจ้างแล้ว ยังไม่สมดุลกัน
- พนักงานให้ความสำคัญต่อคุณภาพชีวิตมากขึ้น เมื่อผู้ถูกสัมภาษณ์ เข้ามาสัมภาษณ์ในองค์กร สิ่งที่ผู้บริหารถูกพนักงานถามโดยส่วนใหญ่ คือ บริษัทหยุดวันเสาร์และอาทิตย์หรือไม่ เลิกงานกี่โมง และมีทุนส่งเสริมให้พนักงานได้ศึกษาต่อหรือไม่
- ชอบบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการ ไม่ชอบกฎเกณฑ์ เมื่อพนักงานเข้ามาปฏิบัติงาน มักจะไม่ชอบ องค์กรที่มีกฎระเบียบข้อบังคับมาก สายการบังคับบัญชาเป็นแบบให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมมากขึ้น เช่น ไม่อยากสวมใส่เครื่องแบบพนักงาน ไม่อยากให้บีบบังคับต้องมาบันทึกเวลาในการทำงาน
- ชอบสถานที่ทำงาน สะอาดและสวยงาม ผู้ถูกสัมภาษณ์เมื่อเดินทางเข้ามาภายในองค์กร ก่อนเขียนใบสมัครงาน มักจะขอให้ฝ่ายบุคลากร พาเดินทัวร์โรงงาน ดูสถานที่ทำงานก่อนที่จะเขียนใบสมัคร เพราะว่าอยากรู้ว่าสถานที่ทำงานของเขาที่จะฝากชีวิตไว้ มีลักษณะเป็นอย่างไร ถ้ามีความพร้อม มีสภาพแวดล้อมภายในองค์กรดี ผู้ถูกสัมภาษณ์มักจะตัดสินใจที่จะเข้ามาทำงาน
- ผูกพันกับสถานที่ทำงานน้อยลง ถ้าจะให้เทียบกับพนักงานสมัยในอดีต จะเห็นความแตกต่างอย่างเห็นได้ชัด คือ เรื่องของความผูกพันกับสถานที่ทำงานเริ่มลดน้อยลงเรื่อยๆ เช่น เมื่อถึงเวลาเลิกงาน พนักงานใหม่จะรีบเดินทางกลับบ้านทันที ไม่อยากทำงานล่วงเวลาหรือทำงานเกินเวลาที่กำหนดไว้ เห็นน้ำ และไฟเปิดทิ้งไว้ ภายในองค์กร จะไม่ค่อยมีความใส่ใจที่จะเดินไปปิด หรือเสียสละ เหมือนคนในยุคก่อน เพราะว่าความผูกพันกับสถานที่ทำงานน้อยลงนั่นเอง
- การ Turnover เพิ่มมากขึ้น จากการสอบถามในแต่ละบริษัท พนักงานมีการเปลี่ยนงานบ่อยมากขึ้น และการเปลี่ยนงานแต่ละครั้งสามารถ เพิ่มอัตราเงินเดือนให้กับตัวเองเพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ เมื่อไปอยู่ที่บริษัทอื่น แต่ท้ายสุดถ้ามีความสามารถและประสบการณ์ไม่เพียงพอ ก็จะประสบปัญหาด้านทักษะเชิงการบริหาร พนักงานก็จะลาออกจากองค์กรเดิม เพื่อหางานใหม่ต่อไปอีก
เมื่อทราบถึงพฤติกรรมของมนุษย์ ในยุคปัจจุบัน นักบริหารงานบุคคลจะสามารถที่จะปรับ กระบวนการ สรรหาและคัดเลือกคนเข้าสู่องค์กร ให้เกิดความกระชับมากยิ่งขึ้นและอาจจะต้องมีการปรับเปลี่ยนไปตามยุคและสมัย เพื่อให้สอดคล้องกับอุปนิสัยของคนที่มีความเปลี่ยนแปลงไป โดยจะเริ่มตั้งแต่ การปรับเปลี่ยน
- วิธีการรับสมัคร
ตามอุปนิสัยของคนรุ่นใหม่ ไม่ชอบกฎเกณฑ์ แต่ชอบความทันสมัยของเทคโนโลยีที่องค์กรได้จัดให้บริการเพื่อให้เกิดความรวดเร็ว โดยไม่ต้องใช้เอกสารในการรับสมัครมากมายนัก เช่น ให้ผู้สมัครนั่งกรอกข้อมูลผ่านทาง Internet ได้ตลอด 24 ชั่วโมง ก่อนกรอกข้อมูลสามารถอ่านข้อมูลของบริษัทก่อนกรอกได้ เพื่อเป็นข้อมูลในการตัดสินใจ
เอกสารประกอบการรับสมัคร สามารถส่งเป็นอิเลคโทรนิกส์ได้ โดยไม่ต้องถ่ายเอกสารให้เสียเวลา สำหรับรูปถ่ายก็ไม่จำเป็นที่จะต้องเตรียมไปเพราะในระบบสามารถถ่ายรูปได้เลย เมื่อเสร็จกระบวนการทั้งหมด ผู้สมัครคลิ๊กข้อมูลส่งให้กับองค์กรได้ขณะนั้น
- จำนวนวันที่เข้ามาองค์กร
สิ่งที่ต้องคำนึงถึงอีกก็คือ การเดินทางเข้ามาที่องค์กรของเรา จำนวนวันที่เหมาะสมนั้นก็เป็นสิ่งสำคัญ เพราะถ้ามาบ่อยมากเกินไป ผู้สมัครไม่มีวันลาหรือลาไม่ได้ จากที่บริษัทเดิม ก็จะทำให้พลาดโอกาสได้เช่นกัน อย่างเช่น บริษัทหนึ่งกำหนดให้ผู้สมัครเข้ามาเขียนใบสมัคร 1 วัน สัมภาษณ์เบื้องต้น 1 วัน ทดสอบข้อเขียนและเฉพาะทาง 1 วัน เมื่อผ่านการทดสอบนัดสัมภาษณ์รอบสุดท้าย 1 วัน ถ้าสมมุติว่าองค์กรกำหนดไว้เป็นลักษณะนี้ ผู้เขียนเชื่อว่า จะไม่มีผู้สมัครคนใดที่เข้ามาสู่องค์กรเราได้เลย เพราะว่าใช้เวลามากเกินไป
ปัจจุบันผู้สมัครมีทางเลือกมากมาย จึงไม่เลือกที่จะเข้าสู่องค์กรที่ยังมีความคิดแบบเดิมๆ
ผู้บริหารควรจะตะหนักถึงความสำคัญในการกำหนดจำนวนวันที่จะให้ผู้สมัครเข้ามาสู่องค์กรให้น้อยลง บางอย่างที่ใช้เทคโนโลยีช่วยได้ก็ต้องทำ ยกตัวอย่างเช่น หัวข้อ การเขียนใบสมัคร การสัมภาษณ์เบื้องต้น การทดสอบข้อเขียน เรารวบรัดมาทำเป็นวันเดียวกันหรือทำผ่านระบบ Internet ก็จะทำให้ประหยัดเวลาและการเดินทางได้มากขึ้นอีกเช่นกัน
- การบริการของเจ้าหน้าที่บุคคลด้านสรรหาและคัดเลือก
เป็นที่ทราบกันดีแล้วว่า ผู้สมัครงานมีทางเลือก และส่วนใหญ่ผู้สมัครมีความรู้และความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากขึ้น ก็จะยิ่งทำให้มีการบอกต่อกันไปในกลุ่มของผู้นิยมเล่น face book ถ้าองค์กรใดไม่พัฒนาในด้านนี้ ก็จะมีการประชาสัมพันธ์กันในกลุ่มคนดังกล่าวไปด้วยเช่นกัน การบริการของเจ้าหน้าที่สรรหาและคัดเลือก ต้องทำการอัฟเดทตัวเองอยู่ตลอดเวลา ไม่ใช่ผู้สมัครขาดเอกสารสำเนาทะเบียนบ้านแล้ว ไม่ให้สมัคร ไล่กลับบ้านไปให้ไปเอาเอกสารมาให้ครบ ซึ่งเหตุการณ์ในลักษณะนี้ เคยมีในอดีต แต่ผู้สมัครไม่มีทางเลือก ก็ยินดีที่จะต้องปฏิบัติตาม แต่เมื่อเทียบในสมัยปัจจุบันไม่ใช่แล้ว
ผู้ที่เป็นเจ้าหน้าที่บุคคล ต้องมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน รูปแบบการส่งเอกสารให้ทันสมัยขึ้น เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของโลกที่เปลี่ยนแปลงด้วยเช่นกัน
จะเห็นได้ว่าแม้กระทั่ง วัด ในสมัยปัจจุบันก็ต้องปรับเปลี่ยนวิธีคิดและวิธีทำงานใหม่ด้วยเช่นกัน การบวชพระในปัจจุบันสังคมไทยจะมีน้อยมากที่ จะมีผู้บวชครบพรรษา เจ้าอาวาสทุกแห่ง ก็หาวิธีการที่จะทำให้ชายไทยที่นับถือศาสนาพุทธ มาบวชพระที่วัดให้มากขึ้นและอยู่ครบพรรษา ซึ่งเจ้าอาวาสก็ยอมรับว่าเป็นกฎเกณฑ์และตัวชี้วัดของเจ้าอาวาสที่ถูกตั้งขึ้นมา เพื่อให้เป็นแนวทางปฏิบัติทุกวัดด้วย ที่กล่าวมาผู้เขียนจะยกตัวอย่างให้เห็นเท่านั้นว่า แม้กระทั่งวัดยังต้องปรับเปลี่ยนวิธีการคิด และรูปแบบการทำงาน เพื่อที่จะให้ได้นาคเข้ามาอุปสมบทในวัดและอยู่จำพรรษาในวัดมากขึ้นด้วยเช่นกัน
- การคัดเลือกใบสมัครและสัมภาษณ์เบื้องต้น
เมื่อมีจดหมายสมัครงานมากกว่า 1,000 ฉบับ และบริษัทมีตำแหน่งงานว่างเพียง 1 ตำแหน่ง ผู้ทำหน้าที่คัดเลือกจำเป็นต้องชัดเจนว่าตนกำลังมองหาผู้สมัครแบบใด เพื่อทำให้การพิจารณาเอกสารสมัครงานเหล่านั้นมีความหมาย และพบคำตอบที่ต้องการได้โดยง่าย จากจดหมายสมัครงานกว่า 1,000 ฉบับ มีผู้ผ่านรอบแรกร่วมร้อยคน การออกแบบเอกสารสมัครงานจึงมีความพิเศษ โดยเฉพาะเมื่อต้องการตรวจเอกสารสมัครงานในหลายร้อยฉบับในหนึ่งวัน
ทางการวิจัย ถือเอกสารการรับสมัครงานเป็นเครื่องมือในการสรรหาคัดเลือกที่มีความสำคัญเฉกเช่นการสัมภาษณ์ เช่นเดียวกับเอกสารประวัติส่วนตัวและแฟ้มผลงานในอดีตของผู้สมัคร ผู้สมัครจะเป็นผู้เลือกรูปแบบและข้อมูลที่ตนต้องการนำเสนอตามใจชอบ บริษัทจะเป็นผู้ประเมินตามข้อมูลที่ระบุอยู่ภายใน ในทางปฎิบัติ เครื่องมือทั้งสองรูปแบบนี้ จะมีความสำคัญน้อยกว่าการสัมภาษณ์ แต่ก็ไม่อาจปฎิเสธอิทธิพลที่แฝงอยู่ในเอกสารการสมัครงานได้ว่าอิทธิพลของมันกลับมีมากกว่าการสัมภาษณ์เพราะถือว่าเป็นปราการด่านแรกในการประเมินคุณสมบัติของผู้สมัครว่าจะคัดออกหรือเลือกให้ผ่านเข้าสู่กระบวนการสรรหาคัดเลือกขั้นต่อไป
บริษัทควรได้ข้อมูลเกี่ยวกับ Competency จากเอกสารการสมัครงานของผู้สมัครด้านใดบ้าง (แม้จะไม่สามารถจะรับประกันได้ร้อยเปอร์เซ็นก็ตาม) ประโยชน์จากข้อมูลที่ระบุอยู่ในเอกสารจะใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาบุคลากรหลังจากบรรจุเข้าทำงานได้หรือไม่ เมื่อบริษัทให้ข้อมูลผู้สมัครในเอกสารการรับสมัครงานมากขึ้น ผู้สมัครก็จะแสดงตัวตนออกมาได้ชัดเจนยิ่งขึ้นเช่นกัน ท้ายสุดการนำ Competency มาประยุกต์ใช้ในขั้นตอนการรับสมัครก็จะยังคงเกี่ยวโยงกับข้อมูลอื่นๆ อาทิเช่น หลักฐานแสดงความสามารถด้านต่างๆ หรือหลักฐานรับรองประสบการณ์การทำงานของผู้สมัคร เป็นต้น
เมื่อเอกสารการสมัครงานที่สมบูรณ์ต้องระบุทักษะความสามารถและระบุ Competency ของผู้สมัครที่ตรงกับสิ่งที่บริษัทต้องการค้นหา การออกแบบเอกสารสมัครงานที่ดีจึงต้อง
- ไม่สร้างความสับสน การออกแบบเอกสารับสมัครงานจะต้องไม่สร้างความสับสน การเรียบเรียงประโยคหรือการขอข้อมูลจากผู้สมัครจะต้องเรียบง่าย ไม่กำกวม ผู้สมัครสามารถอ่านแล้วตอบคำถามได้ทันที และเอกสารสมัครงานที่ดีจะบ่งบอกถึงความมีมาตรฐานสูง การจัดวางข้อมูลที่เป็นระเบียบ และเรียงลำดับความสำคัญของข้อมูล เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากความไม่ระวัง หลงลืม หรือสะเพร่าของผู้ออกแบบ และที่สำคัญจะต้องระมัดระวังการใช้คำ ตัวสะกด ไวยากรณ์ ซึ่งอาจทำให้สิ่งที่ต้องการสื่อความหมายเกิดการเปลี่ยนแปลง หรือเข้าใจกันตนละเรื่อง
- ข้อมูลส่วนตัวของผู้สมัคร บางคำถามที่ต้องการให้ผู้สมัครระบุในเอกสารสมัครงาน อาจออกแบบให้เป็นการเขียนอธิบาย การขอความคิดเห็น หรือออกแบบให้ผู้สมัครเขียนคำแนะนำเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ผู้ประเมินจะสามารถนำความคิดเห็น คำอธิบาย หรือคำแนะนำเหล่านั้นไปตั้งเป็นคำถามการสัมภาษณ์เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นได้
- คุณวุฒิของผู้สมัคร ให้ระบุคุณวุฒิของผู้สมัครได้รับจากสถาบันการศึกษา พร้อมวันเดือนปีที่สำเร็จการศึกษา จากนั้นจึงให้นำเอกสารหลักฐานมายื่นอีกครั้งในวันสัมภาษณ์เพื่อลดภาระการตรวจสอบเอกสารตั้งแต่เบื้องต้น
- ประวัติการทำงาน ให้ผู้สมัครเขียนรายละเอียดเกี่ยวกับประวัติในการทำงานที่ต่างๆโดยย่อ ระบุระยะเวลาในการทำงานแต่ละแห่ง พร้อมเหตุผลการลาออกซึ่งในช่องเหตุผลการลาออกนี้ให้พวกเขาอธิบายสิ่งที่ทำให้ตัดสินใจในขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งผู้ประเมินจะสามารถใช้เป็นข้อมูลประกอบพิจารณาหา Competency ที่เกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้องได้
- ความสามารถพิเศษ ช่องว่างในส่วนนี้สำหรับให้ผู้สมัครระบุความสามารถพิเศษที่โดดเด่น และคิดว่าแตกต่างจากผู้สมัครรายอื่น
- ข้อมูลอื่นๆ เป็นช่องว่างให้ผู้สมัครเขียนเหตุจูงใจที่ทำให้บริษัทเรียกตัวเข้ารับการสัมภาษณ์โดยเร็ว เช่น ที่พักอาศัยใกล้กับบริษัท เส้นทางการเดินทางจากที่พักมาสถานที่ทำงานสะดวกหรือความสามารถในการขับขี่พร้อมใบอนุญาตขับขี่ เป็นต้น
การพิจารณาเอกสารสมัครงาน พนักงาน HR จะต้องประเมินด้วยความระเอียดและรวดเร็ว (ยิ่งเป็นตำแหน่งที่ตลาดขาดแคลนพนักงานHRต้องทำงานให้เร็วขึ้นกว่าปกติ เพราะอาจถูกคู่แข่งแย่งตัวผู้สมัครตัดหน้า) หลังจากนั้นจึงแจ้งให้ผู้ผ่านการคัดเลือกเข้ารับการสัมภาษณ์
การแจ้งผู้สมัครเกี่ยวกับผลการคัดเลือกจากเอกสารการสมัครงานในเบื้องต้น พนักงาน HR อาจแจ้งผู้สมัครว่า หากไม่ได้รับการติดต่อกลับจากบริษัทภายใน 14 วันหลังจากการปิดรับสมัคร แสดงว่าบริษัทได้ตัดสิทธิ์ผู้สมัครเข้ารับการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องติดต่อกลับ เพื่อให้บริษัทได้ลดภาระการรับโทรศัพท์ของพนักงาน
การให้รายละเอียดเกี่ยวกับลักษณะการปฎิบัติงานที่มีความสำคัญกับผู้สมัครและบริษัทอย่างยิ่งในการสร้างความเข้าใจให้ตรงกัน และเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการลาออกจากงาน เพราะลักษณะงานไม่ตรงกับความต้องการของผู้ปฎิบัติ ลดความล้มเหลวที่เลือกคนไม่ตรงกับความชอบ ดังนั้น ในช่องประสบการณ์ทำงาน อาจให้ผู้สมัครระบุทักษะความสามารถ และคุณลักษณะที่ตนใช้ในระหว่างการปฎิบัติงานในบริษัทเดิม ซึ่งจะเกี่ยวข้องโดยตรงกับ Competency ที่บริษัทต้องการค้นหาหรือไม่ก็ตาม แต่อาจให้ผู้สมัครระบุเป็นรายการแบบสั้นๆให้ยกตัวอย่างงานที่ทำให้ผู้สมัครภาคภูมิใจมากที่สุด 2-3 ตัวอย่าง แล้วให้รุบุว่าตนใช้ความสามารถด้านใดบ้าง หรือได้แรงจูงใจจากสิ่งใดเพื่อปฏิบัติงานให้สำเร็จ หรือพิเศษกว่านั้น อาจให้ระบุผลงานที่ผ่านมาที่ตนคิดว่าน่าจะทำได้ดีกว่าพร้อมเหตุผล เป็นต้น
ในช่องความสามารถพิเศษ อาจเพิ่มพื้นที่ให้ผู้รับสมัครยกตัวอย่างผลงานที่เกิดจากความสามารถพิเศษของพวกเขา เช่น หากระบุว่ามีความรู้ทางภาษาอังกฤษในระดับดีมาก ก็ควรยกตัวอย่างประกอบ เช่น แปลบทความชื่อ….. หรือหากผู้สมัครระบุว่ามีจิตสำนึกการประหยัดพลังงานดีเยี่ยมก็ให้ยกตัวอย่างประกอบ เช่น ให้ความร่วมมือกับสังคมในการลดภาวะโลกร้อน หรือในช่องความสามารถพิเศษผู้ออกแบบอาจเพิ่มช่องข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานเพื่อสังคม การทำงานเป็นอาสาสมัคร ทำงานเพื่อสังคมโดยไม่รับค่าตอบแทน หรือการทำกิจกรรมขณะศึกษาอยู่ในมหาวิทยาลัย เป็นต้น
การกวาดตามองเอกสารสมัครงาน สำคัญอย่างยิ่งต้องทราบว่ากำลังมองหาคุณสมบัติข้อใดจากเอกสาร อายุ วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ หรือความสามารถพิเศษ เหล่านี้จะเป็นข้อมูลเบื้องต้นให้พนักงาน HR คัดแยกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติไม่เหมาะสมออกไปได้ จากนั้นจึงเรียกผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกมาซักถามที่บริษัทอีกครั้ง เพื่อให้ได้ข้อมูลอื่นๆ เพิ่มเติมความต้องการ และค่าระดับคะแนนที่ให้กับข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับผู้สมัครนี้มาตรฐานบริสุทธิ์ยุติธรรม จะช่วยให้กิจกรรมการคัดสรรสัมฤทธ์ผล ภายในเวลาที่รวดเร็วขึ้น
ดังนั้น การทำความเข้าใจวิธีการพิจารณาข้อมูลผู้สมัครจึงจะช่วยให้บริษัทประหยัดต้นทุนและเวลาในการจัดการ ผู้สมัครรายใดคุณสมบัติไม่เหมาะสมก็ควรตัดทิ้งไปในขั้นตอนนี้ และไม่ต้องรอถึงวินาทีสุดท้ายมิหนำซ้ำยังเป็นรูปแบบการจัดการที่เรียบง่าย สามารถคั้นออกมาได้เฉพาะหัวกะทิ ง่ายต่อการทำความเข้าใจร่วมกันของคณะผู้ประเมิน และทำให้ผู้ผ่านการคัดเลือกมีคุณสมบุติเหมาะสมและโดดเด่นมากขึ้น เรียกว่า สิ่งที่สำคัญที่สุดคือมาตรฐานที่กำหนดใช้ จะต้องเริ่มปฎิบัติตั้งแต่ต้นไปจนเสร็จสิ้นกระบวนการ และอยู่ในทิศเดียวกันทั้งหมด มิฉะนั้นการคัดเลือกด้วยวิธีการนี้ จะไม่สามารถแสดงประสิทธิภาพและประสิทธิผลออกมาได้อย่างเต็มที่
การพิจารณาค่าระดับคะแนน ควรจัดทำแบบประเมินที่อ้างอิงเอกสารรับสมัครงานที่ได้ออกแบบไว้ตั้งแต่เริ่มแรก ต้องเขียนอธิบายคุณ ประโยชน์ที่จะได้รับจากการตอบคำถามของผู้สมัครแต่ละข้อ รวมถึงการกำหนดโครงร่างที่เป็นสถานการณ์ต่างๆที่จะทำให้ผู้สมัครได้ตอบคำถามตรงตามความจริง ซึ่งต้องมีหลักฐานและคำอธิบายทางพฤติกรรมศาสตร์ที่ชัดเจน ดังนั้น จากการพิจารณาเอกสารรับสมัครงานผู้ประเมินสามารถพิจารณาให้คะแนนคำตอบของผู้สมัครคร่าวๆได้
การพิจารณาการให้คะแนนเอกสารการสมัครงาน ส่วนหนึ่งเกี่ยวข้องกับความสามารถและประสบการณ์เดิมของผู้ประเมิน เมื่อต้องตัดสินใจผู้สมัครจำนวนมาก ผู้ประเมินต้องหลีกเลี่ยงการใช้ความรู้สึกส่วนตัว และให้ความยุติธรรมกับการประเมินผู้สมัครทุกรายเท่าเทียมกัน หากต้องการให้ได้ผลลัพธ์มากยิ่งไปกว่านี้ ผู้ประเมินจะต้องมีความเด็ดขาดในการตัดสินใจไม่ลังเลหรือเก็บข้อมูลของผู้สมัครไว้ก่อนแล้วจึงกลับมาตัดสินใจภายหลัง
ปัญหาของผู้ประเมินเอกสารการสมัครงานพบเห็นบ่อยครั้ง คือการเสริมข้อมูลเกินจริง หรือให้ข้อมูลเท็จเกี่ยวกับเงินเดือน ลักษณะงานที่ปฎิบัติ บ่อยครั้งที่บริษัทไม่ต้องการเสียเวลาในการตรวจสอบหลักฐาน จึงเลือกเสี่ยงเชื่อข้อมูลที่ผู้สมัครกรอก การออกแบบเอกสารสมัครงานที่แทรก Competency นี้ จะช่วยให้การอุปโหลกงานของผู้สมัครเป็นเรื่องยากและลำบากมากขึ้น
ในทำนองเดียวกัน การพิจารณาเอกสารส่วนตัวและแฟ้มผลงานของผู้สมัคร หากนิยามของ Competency เป็นความสามารถในการมองหาคุณสมบัติของผูสมัครที่ตรงกับเงื่อนไงที่บริษัทเรียกร้องด้วยความสมเหตุสมผลงและโปร่งใส การบอกเล่าเรื่องราวต่างๆ ที่เป็นประสบการณ์ของผู้สมัครที่เคยปฎิบัติมาในอดีต จะทำให้บริษัทได้ทราบข้อมูลที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในอนาคตได้ ดังนั้น การดึง Competency มาวางในเอกสารการรับสมัครงาน และการจัดทำโครงร่างแบบประเมิน Competency จะต้องพิจารณาหลักฐานที่ผู้สมัครนำมาแสดง ข้อมูลใดให้น้ำหนักคะแนนมากข้อมูลจะให้น้ำหนักคะแนนน้อย ก็ให้พิจารณาน้ำหนักตามชนิดของหลักฐานที่ผู้สมัครนำมาแสดง
หัวข้อนี้ โดยส่วนใหญ่ผู้บริหารองค์กรปล่อยให้เจ้าหน้าที่บุคคลที่ขาดทักษะ ในการสัมภาษณ์งานเป็นผู้คัดเลือกใบสมัครของผู้ที่เข้าเกณฑ์เข้ามาสัมภาษณ์ในองค์กร โดยที่ไม่มีรูปแบบการคัดเลือกใบสมัครให้เกิดประสิทธิภาพ ก็จะทำให้เราเสียโอกาสในการคัดเลือกคนเก่งและคนดีเข้ามาสู่องค์กรได้ ผู้เขียนก็เสนอแนวทางในการคัดเลือกใบสมัครของผู้สมัครที่ผ่านเกณฑ์ดังต่อไปนี้
สมมุติว่า องค์กรจะคัดเลือกผู้ที่จะเข้ามาเป็น หัวหน้าแผนกบุคคล เราจะมีวิธีการคัดเลือกใบสมัครอย่างไร ตามข้อมูล เราจะเริ่มที่
- วุฒิการศึกษาที่จบมา ว่าตรงตามคุณสมบัติของตำแหน่งงานหรือไม่ ถ้าตรงตามที่กำหนดไว้ ให้คะแนน 4 หรือ 5 คะแนน
- ประสบการณ์การผ่านงานด้าน การบริหารทรัพยากรมนุษย์ มา ในทางปฏิบัติของการให้คะแนน หน่วยงาน HR ควรจะมี WI ของการให้คะแนนไว้ด้วยว่า กรณีผู้สมัครมีการผ่านงานตรงตามคุณสมบัติและมีประสบการณ์จำนวนปีจากน้อยไปหามากจะให้คะแนนเท่าไร ยกตัวอย่าง ผู้สมัครมีประสบการณ์ 1 ปี ไมเกิน 2 ปี ให้คะแนน 1 คะแนน ประสบการณ์ 2 ปี แต่ไม่เกิน 3 ปี ให้ 2 คะแนน เป็นต้น
- ผ่านงานด้านระบบ ISO 9002/ ISO 1800 / ISO 14000/ISO 8000 ถ้าผู้สมัครผ่านระบบทั้งหมดให้คะแนนเต็ม 5 คะแนน ถ้าไม่ครบก็หักคะแนนตามสัดส่วนลงมาเป็นต้น
- การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น Word / Excel /PowerPoint/Internet ถ้าผู้สมัครสามารถใช้โปรแกรมได้คะแนนที่ได้ คือ 5 คะแนน การประเมินในลักษณะนี้ ผู้ทดสอบอาจจะต้องมีจิตวิทยาให้ผู้สมัคร ทดสอบการส่งข้อมูลหรือทำอะไรสักอย่างในโปรแกรมของเรา เพื่อที่จะดูว่า ผู้สมัครมีความสามารถด้านนี้หรือไม่ หรือจะดูผลงานย้อนหลังของผู้สมัครว่าเคยผ่านงานที่ทำเกี่ยวกับระบบ HRIS มาประกอบด้วย ก็จะทำให้เกิดความชัดเจนขึ้น
- ทักษะการใช้ภาษาอังกฤษ/จีน ปัจจุบันเรื่องนี้ก็เป็นสิ่งสำคัญกับเจ้าหน้าที่บุคคล ที่จะต้องสื่อสารกับพนักงานที่เป็นชาวต่างชาติ ซึ่งในปัจจุบันจะมีเรื่องของ AFTA ในภูมิภาคอาเซียนจะมีการรับพนักงานที่เป็นระดับ worker เข้ามาปฏิบัติงานมากขึ้น ก็จะยิ่งใช้ภาษาในการสื่อสารมากขึ้น ทักษะด้านนี้จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่ง ในปัจจุบันในบางบริษัท ก็ต้องยอมรับว่าพนักงานระดับล่าง เช่น พนักงานเสริฟ พนักงานบริการหน้าร้าน พนักงานทำความสะอาด และพนักงานรักษาความปลอดภัย คนไทยไม่ยอมทำ บริษัทจำเป็นที่จะต้องรับชาวต่างชาติ เช่น เขมร ลาว พม่า และเวียดนาม เข้ามาทำงานมากขึ้น การทดสอบความรู้ ความสามารถด้านนี้ จึงมีความจำเป็นสำหรับองค์กร อาจจะต้องมีแบบทดสอบ โดยวัดจากคะแนนที่สอบได้เป็นเกณฑ์
มูลเหตุจูงใจของผู้เขียน ที่อยากเขียนในส่วนนี้ให้ผู้อ่านได้ตระหนักถึงข้อเท็จจริงกล่าวคือ ผู้เขียนเคยมีประสบการณ์ในการให้ ลูกน้องไปคัดเลือกใบสมัครงานที่ ผู้สมัครได้ทำการสมัครเข้ามาในตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บุคคล ที่ว่างอยู่ เมื่อลูกน้องได้รับคำสั่ง ก็ดำเนินการไปคัดเลือกใบสมัครทันที ได้ผู้สมัครมาจำนวน 5 คน จากผู้สมัครที่สมัครเข้ามาจำนวน 10 คน จากที่ได้มาวิเคราะห์ในใบสมัคร ก็เริ่มมีข้อสงสัยว่า ลูกน้องของเราใช้เกณฑ์อะไรในการคัดเลือกใบสมัคร ผมจึงได้สอบถามลูกน้องไปตามตรงว่า เราใช้เกณฑ์อะไรในการคัดเลือกใบสมัครทั้ง 5 คนนี้ ลูกน้องได้ตอบว่า ผมดูจากรายชื่อแต่ละคนพร้อมรูปถ่าย ถ้าคนไหนที่ มีชื่ออ่านง่าย สะกดง่าย หรือลายมือที่เขียนในสมัครเขียนอ่านง่ายไม่ต้องแปล ผมจะเลือกก่อน นั่นแสดงว่าผู้สมัครอีก 5 คนที่ไม่ได้ถูกคัดเลือก อาจจะเข้าหลักเกณฑ์ดีกว่าที่ลูกน้องผมคัดเลือกมาก็ได้ จึงเป็นมูลเหตุจูงใจอย่างหนึ่ง ที่ผู้บริหารองค์กรควรจะต้องมีหลักเกณฑ์ดังกล่าวมาข้างต้น
จากการสัมภาษณ์เบื้องต้น ของเจ้าหน้าที่บุคคล ที่องค์กรจะต้องมีหลักเกณฑ์ในการคัดเลือกใบสมัคร ตามที่ได้กล่าวมาแล้ว และเข้าสู่กระบวนการสัมภาษณ์เบื้องต้น ซึ่งผู้สัมภาษณ์จำเป็นต้อง มีความรู้ในการสัมภาษณ์ ว่าจะต้องดูอะไรบ้าง ผู้เขียนแนะนำให้ไปทำความเข้าใจใน การสัมภาษณ์งานโดยใช้ Biodata ในการทำนายผลการปฏิบัติงานในอนาคต ในบทต่อไปด้วย จะทำให้เกิดความเข้าใจยิ่งขึ้น
- การแจ้งผลการสัมภาษณ์
ประเด็นสำคัญที่ ผู้บริหารองค์กรควรจะต้องตะหนักอีกเช่นกัน เพราะว่า เจ้าหน้าที่บุคคลโดยส่วนใหญ่ ละเลยในกระบวนการแจ้งผลการสัมภาษณ์ ที่ผู้สมัครมาเข้ารับการสัมภาษณ์ทั้งเบื้องต้นและสัมภาษณ์ในรอบสุดท้าย นักบริหารบุคคลรุ่นแรกๆ จะทำเป็นแบบฟอร์มในการแจ้งผลการสัมภาษณ์ให้กับผู้ถูกสัมภาษณ์ที่ผ่านและไม่ผ่านทางไปรษณีย์
ระยะเวลาที่จดหมายจะถึงผู้ถูกสัมภาษณ์ ใช้เวลาประมาณ 5 วันหรือมากกว่านั้นแล้วแต่ว่าที่อยู่ของผู้ถูกสัมภาษณ์ โดยในเนื้อความของจดหมายที่เขียนจะต้อง เขียนให้เกิดความรู้สึกที่ดี และอยากให้ผู้สมัครเข้ามาองค์กรของเราอีกครั้งหนึ่ง ในกรณีที่ผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่ผ่านการสัมภาษณ์ เรามีการแจ้งผู้ถูกสัมภาษณ์ ตามข้อความนี้หรือไม่
เรียน คุณสมชาย
เรื่อง การแจ้งผลการสัมภาษณ์
จากที่ท่านได้เสียสละเวลา มาทำการสัมภาษณ์กับทางบริษัทเมื่อวันที่……………….
บริษัท ต้องขอขอบคุณและขอแจ้งให้ท่านทราบว่า ตำแหน่งที่ท่านได้มาสมัครงานเข้ารับการสัมภาษณ์ดังกล่าว ท่านยังไม่เหมาะสมกับตำแหน่งที่ท่านได้มาสมัครไว้ แต่บริษัทได้คัดเลือกใบสมัครของท่านไว้พิจารณา ในตำแหน่งที่เหมาะสมในบริษัท ไว้แล้ว และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับการพิจารณาจากท่าน ที่จะได้รับการคัดเลือกในตำแหน่งที่เหมาะสมกับบริษัทของเราในอนาคตต่อไป
ขอแสดงความนับถือ
(นายรักชาติ สกุลไทย)
ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์
ในยุคปัจจุบันเทคโนโลยีได้มีการพัฒนาไปไกลมาก การส่งทางจดหมายถือว่าเป็นข้อมูลที่ล้าสมัยไปแล้ว นักบริหารงานบุคคลควรจะมีการปรับเปลี่ยนในการแจ้งผลการสัมภาษณ์ผ่านทาง Internet หรือ SMS ความรวดเร็ว และความเป็นมืออาชีพ ก็จะทำให้เกิดกับองค์กรของเราเองด้วย เพราะผู้สมัครจะนึกถึงตลอดเวลาว่า องค์กรที่เขาไปสมัครมา มีองค์กรใดบ้างที่มีระบบและแนวปฏิบัติ ที่ตัวเขาเองอยากจะฝากชีวิตไว้กับบริษัท สิ่งที่ผู้สมัครได้รับ ถือเป็นการให้เกียรติ และให้ความสำคัญต่อตัวเขาอยู่ ถึงแม้ว่าบริษัทจะเรียกเขาสัมภาษณ์อีกสักกี่ครั้งก็ตาม
ผู้บริหารองค์กรลองสำรวจในประเด็นนี้ดูว่า สิ่งนี้องค์กรท่านได้ละเลยในส่วนนี้หรือไม่ ผู้เขียนคิดว่า องค์กรโดยส่วนใหญ่ จะไม่ค่อยคิดถึงเรื่องเหล่านี้ เมื่อผู้ถูกสัมภาษณ์ เดินออกจากองค์กรแล้ว บอกว่าภายในระยะเวลา 3 วันจะแจ้งผลให้ทราบ แต่ในข้อเท็จจริงแล้วบริษัท จะแจ้งเฉพาะผู้ที่ผ่านการสัมภาษณ์เท่านั้น สำหรับผู้ถูกสัมภาษณ์ก็เป็นอันรู้กันว่า เกิน 3 วันแล้วไม่แจ้งก็แสดงว่าไม่ได้รับการคัดเลือกเป็นพนักงานโดยปริยายนั่นเอง แต่ความรู้สึกของผู้ถูกสัมภาษณ์ที่ไม่ผ่าน จะเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีต่อองค์กร ถึงแม้ว่า ในอนาคตมีตำแหน่งว่างที่มีคุณสมบัติตรงตาม ผู้สมัครคนเดิม เราจะตามเขามาสัมภาษณ์ ผู้เขียนคิดว่า เขาไม่เข้ามาในองค์กรเราอีกแล้ว จึงควรจะกลับเข้าไปดูในสิ่งที่แนวปฏิบัติเก่าๆ ที่เคยทำกันมาในอดีตและเป็นสิ่งที่ดี องค์กรก็ควรจะยึดถือปฏิบัติไว้
ดร.กฤติน กุลเพ็ง กรรมการผู้จัดการ บริษัท ไอโอดีคอนเซาท์ติ้ง แอนด์เทรนนิ่ง จำกัด
วิทยากรและที่ปรึกษา ให้กับภาครัฐและภาคเอกชน ID line: krittin6
