องค์กรสมัยใหม่มีการตื่นตัวมากขึ้น ที่จะมุ่งเน้นให้พนักงานมีความรู้และทักษะความสามารถในงาน โดยการวางระบบประเมินศักยภาพของพนักงานภายในองค์กรว่า พนักงานคนใดที่มีความรู้ความสามารถในการทำงาน มากน้อยเพียงใด ความหมายของ Functional (Job) Competency คือ ความสามารถตามตำแหน่งงานที่พนักงานนั้นรับผิดชอบอยู่ ซึ่งผู้บริหารจะต้องนำแบบกำหนดหน้าที่งานของแต่ละคนมากำหนดเป็น Functional Competency ในแต่ละหัวข้อ เพื่อนำมาประเมินพนักงานในแต่ละตำแหน่ง ดังตัวอย่าง ตำแหน่งงาน ของเภสัชกร จะต้องมีความรู้อะไรบ้าง
ดังตัวอย่าง จะเห็นได้ว่า เภสัชกร จะต้องมีความรู้ในงานอยู่ประมาณ 5 หัวข้อ ซึ่งผู้บริหารจะต้องทำการประเมินในแต่ละหัวข้อว่าพนักงานมีความรู้อยู่ในระดับใด เพื่อจะได้นำมาใช้ในการประเมินสืบทอดตำแหน่งงาน การเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง และประกอบการพิจารณาว่าพนักงานจะต้องพัฒนาในหัวใดเป็นกรณีพิเศษ โดยการทำแผนพัฒนาเป็นรายบุคคล(IDP)
นอกจากนั้นแล้ว ผลการประเมินในภาพรวมของทั้งบริษัท สามารถสรุปออกมาว่า พนักงานทั้งองค์กรมี Gap ในหัวข้อใดมากที่สุด โดยการนำมาจัดทำแผนฝึกอบรมประจำปีทั้งบริษัท ซึ่งเรียกว่า การหาความต้องการในการฝึกอบรมของพนักงาน (Training need) ซึ่งหน่วยงานจะเป็นผู้รับผิดชอบในการวางแผนฝึกอบรมประจำปี
การจัดทำ Functional competency ของหน่วยงานจะทำให้ได้ประโยชน์จากกรณีดังกล่าวอย่างมหาศาล โดยเฉพาะประเด็นที่ได้กล่าวมาแล้วนั้น ยังมีประเด็นที่เป็นสิ่งปลีกย่อย ที่ผู้บริหาร นำมาใช้ในการตรวจสอบได้อีกเช่นกัน ซึ่งจะขอสรุปออกมาเป็นข้อๆ ดังต่อไปนี้
- นำมาให้ในการประเมินสืบทอดตำแหน่งของพนักงาน (Succession planning)
- พิจารณาพนักงานในการเลื่อนขึ้น เลื่อนตำแหน่งได้ในอนาคต
- จัดทำแผนฝึกอบรมประจำปีของบริษัท (Training Plan)
- การหาความต้องการในการฝึกอบรมประจำปี (Training need)
- การทำแผนพัฒนาเป็นรายบุคคล
- การตรวจสอบพนักงาน กรณีที่จะส่งพนักงานไปเข้ารับการฝึกอบรมภายนอก
- ตรวจสอบความพร้อมของพนักงาน ที่จะดูว่าพนักงานสามารถมีศักยภาพมากน้อยเท่าใด
ประโยชน์ดังกล่าว ถ้าบริษัทได้จัดทำ Functional competency ได้อย่างเป็นระบบแล้ว จะส่งผลให้องค์กร มีทิศทางที่ชัดเจน ตอบโจทย์พนักงานที่อยู่ภายในองค์กรได้ และพนักงานไม่มองว่าผู้บริหารเกิดความลำเอียง ในการคัดเลือกพนักงาน ขึ้นมาเป็นหัวหน้า ในอนาคต และบริษัทยังสามารถคาดเดาได้ว่า พนักงานในบริษัทจะต้องมีการพัฒนาไปในทิศทางใด ซึ่งจะทำให้ตอบโจทย์ทางธุรกิจได้ง่ายมากขึ้น ในการลงทุนเพิ่มเติม
