ในสภาวะปัจจุบัน การดูแลพนักงานใหม่ ก็จะเป็นสิ่งสำคัญ ที่จะทำให้พนักงานใหม่ที่เดินเข้ามาสู่องค์กร ได้ตัดสินใจอยู่ในบริษัทต่อไปหรือไม่ การใช้มาตรการอื่นที่เป็นสิ่งยึดเหนี่ยวพนักงาน เช่น การให้ค่าจ้างที่มีอัตราสูง ๆ ก็ใช่ว่าจะทำให้ พนักงานได้ตัดสินใจอยู่ในองค์กร หรือการให้สวัสดิการก็ไม่ใช่สิ่งสำคัญที่สุดที่จะทำให้พนักงานอยู่องค์กรได้นาน จากการสอบถามพนักงานใหม่โดยทั่วไป สิ่งที่เขาได้ตัดสินใจอยู่ในองค์กรที่เขาทำงานอยู่นั้นก็เพราะ ความรู้สึกที่ดี ที่มีเพื่อนๆร่วมงานคอยช่วยเหลือให้กำลังใจ เมื่อยามเจ็บป่วย มีผู้บังคับบัญชาคอยให้ความช่วยเหลือเอาใจใส่ ในกรณีพนักงานได้รับความเดือดร้อน แต่การที่จะให้หัวหน้าหรือผู้บังคับบัญชามาคอยช่วยเหลือและรับรู้ทุกเรื่อง ก็จะไม่ค่อยดี เพราะพนักงานมีความรู้สึกเกรงใจ ที่จะต้องบอกทุกเรื่องให้หัวหน้างานทราบทุกอย่าง เมื่อบอกไปแล้วหัวหน้าจะประเมินเขาไปในทางไม่ดีหรือไม่ ซึ่งเรื่องนี้ทุกองค์กรเริ่มให้ความเอาใจใส่ ในความรู้สึกพนักงานที่จะต้องเปลี่ยนหน้าที่การงานใหม่ มาทำที่องค์กร ความเป็นเพื่อน การต้อนรับจากพนักงานภายในองค์กร ก็มีส่วนสำคัญที่จะเกิดความรู้สึกต่อพนักงาน ผู้บริหารจะต้องให้ความเอาใจใส่ ที่จะทำอย่างไรให้พนักงาน ใหม่เข้ากับพนักงานเก่าที่อยู่ภายในองค์กรได้อย่างราบรื่น
บริษัทที่มีระบบการบริหารองค์กรมานาน ส่วนใหญ่จะมีความเอาใจใส่พนักงาน โดยการให้ความสำคัญต่อการใช้ระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ เพื่อเป็นการสร้างความรู้สึกที่ดีสำหรับพนักงานใหม่ที่มีต่อองค์กร การกำหนดคุณสมบัติพี่เลี้ยงที่จะต้องมาดูแลพนักงานใหม่ ก็เป็นสิ่งสำคัญเร่งด่วน ที่จะต้องรีบทำและรีบสร้าง เพื่อที่จะได้มีความพร้อมในการดูและให้คำปรึกษาพนักงานใหม่ ที่องค์กรได้รับเพิ่มเข้ามา การกำหนดคุณสมบัติพี่เลี้ยง ที่องค์กรใหญ่ๆ ได้ใช้เป็นแบบในการกำหนดคุณสมบัติ ซึ่งผู้เขียนจะขอยกมาเป็นตัวอย่าง เพื่อจะได้เกิดความเข้าใจได้มากขึ้น
การกำหนดคุณสมบัติพี่เลี้ยง โดยทั่วไป มีดังต่อไปนี้
- พี่เลี้ยงควรมีอายุงานอย่างน้อย 3 ปีขึ้นไป
- ประเมินการปฏิบัติงานย้อนหลังต้องไม่ต่ำกว่า C (มาตรฐาน)
- ต้องไม่มีเคยลงโทษในระดับ ภาคทัณฑ์/ตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร
- พี่เลี้ยงควรมีทัศนคติที่ดีต่อองค์กรและเพื่อนร่วมงาน มีการมองบริษัทในเชิงบวก
- กรณีน้องเป็นผู้หญิงควรจะแต่งตั้งพี่เลี้ยงที่เป็นเพศเดียวกัน เพื่อป้องกันเรื่องชู้สาว
นั่นคือคุณสมบัติของผู้ที่จะมาเป็นพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ ในองค์กร ก่อนที่จะให้พี่เลี้ยงที่มีคุณสมบัติครบดังกล่าว มาทำหน้าที่ ขั้นตอนในการดำเนินการ จะต้องประกาศให้ผู้ที่จะทำหน้าที่พี่เลี้ยง พร้อมหน้าที่และบทบาทสำคัญของพี่เลี้ยง ว่าจะต้องทำหน้าที่อย่างไรบ้าง ผู้เขียนจะยกตัวอย่างหน้าที่ของพี่เลี้ยงที่สำคัญดังนี้
จุดมุ่งหมาย เพื่อให้พี่เลี้ยงทราบว่า ควรทำอะไรบ้าง เพื่ออำนวยความสะดวก
แก่น้องเลี้ยง
หน้าที่สำคัญ
- เป็นผู้เริ่มสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานใหม่
- จัดเวลาในการพบปะกับพนักงานใหม่ตามสมควร
- ให้คำแนะนำตลอดจนตอบข้อซักถามทั่ว ๆ ไป เกี่ยวกับบริษัท และท้องถิ่นที่บริษัทตั้งอยู่
- แนะนำให้รู้จักบุคคลต่าง ๆ ทั้งในและนอกบริษัท ตามควรแก่บุคคลและโอกาส
- สร้างความอบอุ่น ขวัญ กำลังใจ และความเชื่อมั่น ให้พนักงานใหม่
- ให้คำปรึกษา และช่วยเหลือเมื่อพนักงานใหม่ประสบปัญหารวมทั้งให้
คำแนะนำเกี่ยวกับงาน ในหน้าที่ของพนักงานใหม่เป็นบางเรื่องตามที่ เห็นสมควร หรือเมื่อพนักงานใหม่ต้องการ - ติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ เพื่ออำนวย ความสะดวกให้พนักงานใหม่
- ปลูกฝังทัศนคติที่ดีต่อบริษัท
- เป็นแบบอย่างที่ดีแก่พนักงานใหม่ในเรื่องระเบียบวินัย ความซื่อสัตย์ การเอา
ใจใส่ ต่องานในหน้าที่ และการพัฒนาตนเอง - ให้แนวคิดที่บริษัทถือเป็นนโยบายเกี่ยวกับกิจกรรมพื้นฐาน
- ประสานความเข้าใจระหว่างบริษัทกับพนักงานใหม่.
- ให้ความสนใจในท่าที การแสดงออกของพนักงานใหม่ เพื่อป้องกันหรือแก้ไขปัญหา
- ติดตามผลการให้ความรู้ความเข้าใจในเรื่อง ต่าง ๆ แก่พนักงานใหม่
เมื่อทราบบทบาทหน้าที่ของตนเองแล้ว ผู้ที่ทำหน้าที่ของพี่เลี้ยงจะต้องปฏิบัติงาน ให้ประสบความสำเร็จ ตามที่องค์กรได้คาดหวังไว้ สำหรับขอบเขตหน้าที่ของพี่เลี้ยง ควรจะต้องมีการระบุเอาไว้ เพื่อไม่ให้การทำหน้าที่ เกินกว่ากำลังที่จะดูแล ซึ่งจะทำให้เกิดปัญหาในการทำงานตามมาได้ จึงต้องมีการระบุขอบเขตอำนาจหน้าที่ สำหรับพี่เลี้ยงไว้อย่างชัดเจน
- พี่เลี้ยงควรดูแลพนักงานใหม่ไม่เกิน 1 คน ในเวลาเดียวกัน
- ระยะเวลาของการเป็นพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ ประมาณ 1 ปี
- ให้ความเห็นแก่ผู้บังคับบัญชาของพนักงานใหม่เพื่อประกอบ
การประเมินผลงาน เพื่อบรรจุเป็นพนักงานประจำ
เมื่อองค์กรวางระบบให้ มีระบบพี่เลี้ยง ของพนักงานใหม่ ก็จะส่งผลให้องค์กรรักษาพนักงานใหม่ที่เดินเข้าสู่องค์กร ไม่ให้เกิดความรู้สึกว่า บริษัทไม่ได้ใส่ใจ และดูแลพนักงานที่เป็นคนใหม่ การกระทำในลักษณะนี้ จะทำให้พนักงานใหม่และพนักงานเก่า เกิดความเป็นกันเอง โดยมีพี่เลี้ยงเป็นผู้เชื่อมต่อให้มีการติดต่อสัมพันธ์กันแบบไม่เป็นทางการ ซึ่งจะทำให้ช่องว่างดังกล่าวมีการเชื่อมต่อกันง่ายขึ้น
ผู้เขียน กฤติน กุลเพ็ง ประสบการณ์ 20 ปี ทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์และพัฒนาองค์กร เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่ บริหารวัฒนธรรมองค์กร และ การImplement Competency Model ให้กับองค์กรภาครัฐและเอกชน เป็นอาจารย์พิเศษ สอนด้านHuman Resource Management ของ มหาวิทยาลัยบูรพา
