มาถึงขั้นตอนของการกำหนด Functional Competency ในแต่ละตำแหน่งงาน ซึ่งจะขอกล่าวถึงวิธีการกำหนด เพื่อทำความเข้าใจในเบื้องต้น เพื่อให้ผู้อ่านได้เกิดความเข้าใจได้ง่ายขึ้น
โดยส่วนใหญ่แล้วมักจะนำเอา หัวข้อที่เป็นนามธรรมมากำหนดเป็นหัวข้อของ Functional Competency ด้วย เช่น การประสานงาน การเจรจาต่อรอง เป็นต้น หัวข้อดังกล่าวอาจจะไม่ตรงกับลักษณะงานของตำแหน่งนั้น ๆ
คำว่า Functional Competency คือ คุณลักษณะของพนักงานหรือหน้าที่งานหลักที่ทำให้การปฏิบัติงานในตำแหน่งงานหนึ่งๆได้ เป็นอย่างดี โดยจะมีรายละเอียดที่ต้องทราบเพิ่มเติมคือ
- ก่อนที่จะกำหนดควรทำความเข้าใจจากแบบกำหนดหน้าที่งาน(JD) ของแต่ละตำแหน่งเสียก่อน เพื่อที่จะได้ทราบว่างานที่เป็นงานหลักในตำแหน่งงานที่ปฏิบัติอยู่มีอะไรบ้าง
- เขียนเฉพาะที่เป็นภารกิจหลักของตำแหน่งงาน กรณีที่ไปทำหน้าที่แทนคนอื่นเป็นบางช่วงเวลา ไม่ควรนำมาเขียน
- หัวข้อของ Functional Competency ไม่ควรเกิน 5 หัวข้อ ซึ่งบางหัวข้อที่มีความหมายคล้ายคลึงกัน สามารถนำมารวมเป็นหัวข้อเดียวกันได้
- กรณีหัวข้อ Functional Competency ซ้ำกับ Core Competency ให้ตัดทิ้ง
- เขียนเฉพาะลักษณะงานที่เกิดขึ้นในปัจจุบันเท่านั้น สำหรับงานที่คาดว่าน่าจะมีในอนาคตไม่ควรนำมาเขียน
- ลักษณะเฉพาะที่ได้มาจากการรับพนักงานตั้งแต่ต้น เช่น ซื่อสัตย์ ขยัน อดทน และมนุษย์สัมพันธ์ดี ไม่ควรนำมาเป็นหัวข้อ Functional Competency
เพื่อให้เกิดความเข้าใจมากยิ่งขึ้น ผู้เขียนขอยกตัวอย่างตำแหน่งงาน ที่ผู้อ่านมีความรู้ ความเข้าใจในลักษณะงานในเบื้องต้นอยู่พอสมควรแล้ว คือ พนักงานขับรถ ควรจะต้องมีความรู้และทักษะอะไรบ้าง ที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ในตำแหน่งงานดังกล่าวให้ประสบความสำเร็จ จึงพอสรุปหัวข้อได้ดังนี้
Functional Competency พนักงานขับรถยนต์
– การขับรถยนต์อย่างปลอดภัย
– การปฏิบัติตามกฎจราจร
– การบำรุงรักษาเครื่องยนต์เบื้องต้น
– ความชำนาญเส้นทาง
– การบริหารเวลา
– การใช้อุปกรณ์ดูแลรักษารถยนต์
จากการสรุปหัวข้อ Functional Competency ของตำแหน่งงาน พนักงานขับรถ จะครอบคลุมทั้ง ความรู้และทักษะได้ประมาณ 6 หัวข้อ ซึ่งจะเห็นได้ว่าบางหัวข้อ อาจจะนำมารวมเป็นหัวข้อเดียวกันได้ ดังนี้
– การขับรถยนต์อย่างปลอดภัย
– การปฏิบัติตามกฎจราจร
– การบำรุงรักษาเครื่องยนต์ / การใช้อุปกรณ์
– ความชำนาญเส้นทาง / การบริหารเวลา
จากข้อมูลที่ผู้เขียนสรุปจากหัวข้อที่สามารถนำมารวมกันได้ คือ การบำรุงรักษาเครื่องยนต์และการใช้อุปกรณ์ ซึ่งการเขียน ความหมายที่เป็นรายละเอียดของหัวข้อนี้ สามารถนำมากำหนดมาอยู่ในแต่ละระดับได้ และหัวข้อ ความชำนาญเส้นทางและการบริหารเวลา ก็เช่นกัน สามารถนำมารวมเป็นหัวข้อเดียวกันได้ ซึ่งในขั้นตอนต่อไป จะต้องนำหัวข้อ Functional Competency ของตำแหน่งงาน พนักงานขับรถ ไปเขียนเป็นลักษณะพฤติกรรมแต่ละระดับต่อไป
การเขียนพฤติกรรมแต่ละระดับ ( Competency Level ) ลักษณะการเขียนมีหลายรูแบบ ตามที่ผู้เขียนได้อธิบายมาแล้วในบทของการจัดทำ Competency Level แต่สิ่งที่ผู้เขียนอยากแนะนำสำหรับผู้บริหารองค์กรที่จะต้องนำไปประเมินพนักงานทั้งองค์กร ถ้าเราปล่อยให้แต่ละหน่วยงานไปจัดการเขียน Competency Level กันเอง โดยไม่กำหนดรูปแบบให้เกิดความชัดเจน ก็จะทำให้เกิดปัญหาด้านการประเมิน Competency ในภายหลังได้ กล่าวคือ บางหน่วยงานเขียน Competency Level อ่อนไปหรือบางหน่วยงานเขียนเข้มไป จึงทำให้เกิดความไม่เป็นมาตรฐานของแต่ละหน่วยงานได้ ผู้เขียน จึงขอแนะนำให้มีการกำหนด การเขียน Competency Level เป็นรูปแบบเดียวทั้งองค์กร เพื่อง่ายต่อการตรวจสอบ เพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร ซึ่งผู้เขียนจะให้ใช้แนวทางการเขียน Competency Level เป็นรูปแบบลักษณะนี้ กล่าวคือ การประเมิน competency โดยส่วนใหญ่มีการเขียนไว้ 5 ระดับ ส่วนในรับ level 3 จะต้องให้แต่ละหน่วยงานทุกหน่วยงานภายในองค์กร เขียนออกมาในทิศทางเดียวกันคือ งานที่ปฏิบัติต้องทำได้ตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนด ไม่ต้องให้หัวหน้ามาคอยกำกับดูแล หรือทำได้บางส่วน ถ้าพนักงานที่ถูกประเมินใน Level ที่ 3 จะต้องปฏิบัติหน้าที่ตามที่ได้รับมอบหมาย จากหัวหน้า ได้อย่างครบถ้วน เป็นไปตามมาตรฐานขององค์กร ซึ่งการเขียนในแต่ละระดับ ก็จะเขียนมีความหนักเบา ตามระดับตั้งแต่ Level ที่ 1 จนถึงระดับ Level ที่ 5
สำหรับแนวทางการเขียน Competency Level จะขอยกตัวอย่างแนวทางการเขียน Functional Competency ในบทต่อไป
ดร.กฤติน กุลเพ็ง กรรมการผู้จัดการ บริษัท ไอโอดีคอนเซาท์ติ้ง แอนด์เทรนนิ่ง จำกัด
วิทยากรและที่ปรึกษา ให้กับภาครัฐและภาคเอกชน ID line: krittin6
