หลายๆองค์กร อาจจะประสบปัญหากับการจ่ายเงินเดือนพนักงาน โดยเฉพาะระบบการจ่ายเงินเดือนในบริษัท ซึ่งในประเทศไทยเรามีการปรับเงินเดือนขึ้นค่อนข้างบ่อย ตามการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี และการเปลี่ยนแปลงขององค์กร พนักงานก็จะวิ่งหางานที่ตนเองได้รับผลประโยชน์สูงสุด องค์กรก็ต้องพยายามรักษาพนักงานที่เป็น Talent ขององค์กรเอาไว้ จึงทำให้การดูแลพนักงานยิ่งยากกว่าเมื่อสมัยก่อน ในยุคก่อนบริษัทพิจารณาการปรับเงินเดือนพนักงานกันในช่วงปลายปี แต่พอในยุคปัจจุบันคงไม่พอ ต้องมีการปรับปรุงพัฒนาระบบการขึ้นเงินเดือนพนักงานให้มีความถี่ขึ้น เพื่อป้องกันการดึงตัวจากองค์กรอื่น ฉะนั้นระบบการจ่ายเงินเดือนก็ต้องมีความแม่นยำ มีการตรวจสอบอย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด ซึ่งจะเกิดผลเสียในระยะยาวตามมา
ผู้เขียนอยากจะยกตัวอย่าง สิ่งที่เกิดขึ้นจริงในองค์กรแห่งหนึ่งที่เกิดปัญหาในระบบการจ่ายเงินเดือนของพนักงาน สำหรับองค์กรโดยทั่วไปจะมีการปรับเงินเดือนพนักงานครั้งใหญ่เลย คือ ช่วงเดือนธันวาคมในแต่ละปี ที่เรียกว่า การปรับเงินเดือนประจำปี และพนักงานจะได้เงินเดือนใหม่ในเดือน มกราคม ของปีถัดไป ถ้าพนักงานทุกคนมีการปรับ ฝ่ายบุคคลที่มีหน้าที่ต้องคีย์ข้อมูลค่าจ้างพนักงานแต่ละคน เพื่อปรับค่าจ้างพนักงานที่มีตัวเลขการปรับใหม่ ให้ทันการจ่ายเงินเดือนในงวดเดือน มกราคมของแต่ละปี สิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบริษัทก็คือ ระบบการคีย์ การตรวจสอบเงินเดือนขึ้นแต่ละคนว่าถูกต้องหรือไม่ กรณีที่เคยเกิดขึ้นก็คือ ฝ่ายบุคคลที่มีหน้าที่ในการคีย์ข้อมูล
การขึ้นเงินเดือนพนักงาน เกิดคีย์ข้อมูลการขึ้นเงินเดือนผิดไปจากความเป็นจริง
จะเห็นได้ว่า การคีย์ผิดถ้าเป็นในทางที่ลดลงจากความเป็นจริง พนักงานจะขึ้นมา
ร้องเรียนที่ฝ่ายบุคคลอยู่แล้ว แต่ในกรณีนี้ เป็นการคีย์ข้อมูลการขึ้นเงินเดือนที่สูงขึ้นจากความเป็นจริงที่พนักงานควรได้ ถ้าเป็นกรณีลักษณะนี้ พนักงานได้รับประโยชน์ส่วนใหญ่จะไม่มาบอกองค์กร เพื่อทำการแก้ไขให้ตัวเลขนั้นถูกต้อง
เมื่อเกิดขึ้นในลักษณะนี้ ฝ่ายบุคคลจะทำอย่างไร ซึ่งในกรณีนี้ถ้าไม่มีระบบ
การทวนสอบ บริษัทจะมารู้อีกครั้งตอนมีการปรับเงินเดือนปลายปี ฝ่ายบุคคลจะต้อง
นำข้อมูลย้อนหลังมาพิจารณาถึงผลการประเมินการปฏิบัติงานย้อนหลังว่ามีการ
ปรับขึ้นเป็นอย่างไร ในกรณีที่ยกตัวอย่างนี้ก็เข้าข่ายลักษณะนี้เช่นกัน คือ เมื่อมี
การตรวจเช็คข้อมูลจากระบบการประเมินและการขึ้นค่าจ้างของพนักงานภายในองค์กรที่ผ่านมาเปรียบเทียบกัน ผลปรากฏว่า มีพนักงานอยู่ 2 คน ที่ฝ่ายบุคคลมีการคีย์ข้อมูลในการปรับค่าจ้างผิดพลาดไปคนละประมาณ 700 บาท คือเม็ดเงินในการ
ปรับขึ้นของพนักงานที่เป็นจริง ปรับ 800 บาท แต่คีย์ผิดเป็นการปรับขึ้น 1,500 บาท เมื่อมีตรวจสอบข้อมูล ทำการกระทบยอดการปรับว่าเมื่อปีที่แล้วปรับขึ้นกี่เปอร์เซ็นกับข้อมูลที่จะปรับใหม่ในปีถัดไป เพื่อที่จะหาความแตกต่างข้อมูลที่จะปรับขึ้นในปีปัจจุบันจะปรับต่างจากปีที่แล้วจำนวนเท่าไร จึงได้พบถึงข้อผิดพลาดว่า การปรับเงินเดือนของพนักงานเกิดความผิดพลาดขึ้น เมื่อทราบข้อมูลดังกล่าวแล้ว ทางฝ่ายบุคคลได้ติดต่อพนักงานทั้งสองคน เพื่อให้เคลียร์ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น และจะต้องนำเงินคืนให้กับบริษัท เมื่อพนักงานขึ้นมาพบและแจ้งว่า ตัวเองไม่ทราบข้อมูล นึกว่าบริษัทมีการปรับกรณีพิเศษให้ เลยไม่ได้ ขึ้นมาแจ้งทางฝ่ายบุคคล นั่นคือข้อมูลที่พนักงานได้ให้เหตุผล เมื่อเป็นเช่นนี้หวยก็มาออกที่ฝ่ายบุคคลในฐานะผู้คีย์ข้อมูลอย่างไม่ต้องสงสัย พอจะให้พนักงานนำเงินมาจ่ายทั้งหมดทั้งก้อนใหญ่ก็เกิดปัญหาตามมาอีกว่า ไม่มีเงิน จะหักในสลิปเงินเดือน ก็ต้องได้รับความยินยอมจากพนักงาน ปัญหาที่ฝ่ายบุคคลต้องทำบันทึกเพื่อเคลียร์ตัวเอง ถึงความผิดที่เกิดขึ้น พร้อมวิธีการที่จะแก้ไข เพื่อนำเงินจากพนักงานที่หักผิดจ่ายคืนบริษัท แต่ปัญหาที่ตามมาอีกก็คือ การหักภาษีที่ผ่านมา พนักงานอ้างว่าภาษีที่ถูกหักไปเกินจะทำอย่างไร เพราะว่าบริษัทจะกระทบยอดในระบบเหลือเวลาอีกสองเดือนจะต้องเคลียร์ภาษีที่ถูกหักจากพนักงานให้ถูกต้องตามความเป็นจริง ฝ่ายบุคคลจะต้องเคลียร์เรื่อง การหักเงินคืนบริษัทและระบบภาษีที่จ่ายผิด เพื่อให้ผู้บริหารได้รับทราบและปรับแก้ไขให้ถูกต้อง
ซึ่งปัญหาเหล่านี้ไม่ได้ง่ายอย่างที่คิดหลอกครับ เพราะว่าผู้บริหารมองลึกไปกว่านั้นว่า พนักงานที่ทำหน้าที่การคีย์ข้อมูลเงินเดือนพนักงานดังกล่าว มีส่วนได้ส่วนเสียกับพนักงานทั้งสองคนหรือไม่ และการกระทำที่เกิดขึ้นเป็นการเจตนา หรือการกระทำโดยประมาทเลินเล่อ ควรจะต้องมีการตักเตือนพนักงานที่กระทำความผิดด้วยหรือเปล่า ในฐานะผู้บริหารสูงสุดของฝ่ายบุคคลจะต้องสรุปข้อมูลและแนวทางในการดำเนินการสิ่งที่เกิดขึ้น ให้ผู้บริหารเซ็นอนุมัติ
สำหรับหน่วยงานฝ่ายบุคคล จะต้องจัดทำเอกสารสรุปถึงการกระทำความผิด และแนวทางการแก้ไขที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งกระบวนการลงโทษพนักงานที่กระทำความผิด โดยที่ไม่ให้ลูกน้องเกิดความรู้สึกว่า สิ่งที่ทำขึ้นเป็นการมาจับผิด หัวหน้ามีส่วนรับผิดชอบต่องานและช่วยเหลือลูกน้องเมื่อเกิดปัญหาอย่างไรบ้าง
แนวทางแก้ไขสำหรับผู้บริหารฝ่ายบุคคลที่จะต้องทำการตรวจสอบไม่ให้เกิดขึ้น ควรจะต้องมีการจัดทำระบบการตรวจสอบ/ทวนสอบ ของการขึ้นค่าจ้างในแต่ละครั้ง โดยการจัดทำระบบ การกระทบยอดในแต่ละเดือนที่จ่าย เช่น เดือนมกราคม มีการจ่ายเงินเดือนขึ้นเท่าไร(เปรียบเทียบกับยอดตัวเลขจริงที่ปรับเงินเดือนที่ขออนุมัติไว้) รวมทั้งพนักงานที่เข้าใหม่ด้วย ว่าตัวเลขทั้งหมดเป็นจำนวนเท่าไร และส่วนที่พนักงาน
ลาออกหักลบไปจำนวนเท่าไร ซึ่งจะทำให้ตัวเลขที่เกิดขึ้นคลาดเคลื่อนและผิดพลาดน้อยลง เราสามารถทราบตัวเลขก่อนว่าข้อมูลตัวเลข ที่เกิดขึ้นนั้นถูกต้องหรือไม่ ฉะนั้นช่วงที่มีการปรับเงินเดือนขึ้น สิ่งที่จะต้องทำเป็นอันดับแรกเลยคือ การสรุปกระทบยอดที่มีเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษร แต่ในทางปฏิบัติจริงๆ แล้ว ฝ่ายบุคคลมักจะทำไม่ค่อยทัน เพราะแค่ตัวเลขการคีย์ข้อมูลพนักงานทั้งหมดลงในระบบ
ฐานข้อมูล ก็ใช้เวลาพอสมควร และจะต้องมานั่งทำข้อมูลเงินเดือนพนักงานเพื่อให้ทันจ่ายทุกสิ้นเดือน ในส่วนนี้ก็ต้องวางแผนเวลาการทำงานให้ดี การที่จะให้พนักงานตำแหน่งอื่น มาช่วยทำการคีย์ก็ลำบาก เพราะว่าเป็นข้อมูลความลับของบริษัทอีก ส่วนหนึ่งก็เป็นทักษะของพนักงาน และการจัดสถานที่วางตำแหน่งของผู้จัดทำข้อมูล ให้มีสมาธิในการทำงาน ไม่ใช่ทำงานด้านข้อมูลแล้วจะต้องรับบริการพนักงาน เรื่อง การขอใบลาหยุดงาน การจัดทำใบรับรองการผ่านงาน ซึ่งจะทำให้ขาดสมาธิและความต่อเนื่องในการทำงานได้ ในช่วงดังกล่าวควรจะต้องบริหารการทำงานที่เป็นงานหลักเอาไว้ก่อน และส่วนงานอื่นให้ผู้อื่นมารับผิดชอบเป็นการชั่วคราว เพื่อแบ่งเบาภาระงานที่เกิดขึ้นให้ได้ นั่นก็คือ เป็นการแก้ปัญหาในเชิงระบบสำหรับกรณีที่เกิดขึ้น
ผู้เขียน ดร.กฤติน กุลเพ็ง ประสบการณ์ 25 ปี ทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์และพัฒนาองค์กร เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่ บริหารวัฒนธรรมองค์กร และ การ Implement Competency Model ให้กับองค์กรภาครัฐและเอกชน เป็นอาจารย์พิเศษ คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยบูรพา วิทยาเขตบางแสน
