การวิเคราะห์อัตรากำลัง ภายในองค์กร ก็จะเป็นอีกประเด็นหนึ่ง ที่หน่วยงาน HR จะต้องมีความรู้ความเข้าใจ ของประเด็นต่างๆ ในองค์กรของตนเอง ว่ามีความเข้าใจลึกซึ้งมากน้อยเพียงใด ส่วนงานนี้เป็นงานแรกที่หน่วยงาน HR จะต้องทำเป็นสิ่งแรก ก่อนที่จะดำเนินการทำการวางแผนอัตรากำลังคน ถ้าหน่วยงาน HR วิเคราะห์
อัตรากำลังผิดตั้งแต่เริ่มแรก ก็จะทำให้การวางแผนอัตรากำลังผิดไปด้วยเช่นกัน ฉะนั้นข้อมูลอะไรบ้างที่หน่วยงาน HR ต้องทราบ ต้องรู้ ผู้เขียนจะขอยกตัวอย่างเป็น กรณีศึกษาตาม ตัวอย่างที่จะยกประเด็น มาเพื่อเป็นกรณีศึกษา ให้เกิดความเข้าใจยิ่งขึ้น ตามรายละเอียดด้านล่างนี้
บริษัทแห่งหนึ่ง มีพนักงานรวมทั้งหมดจำนวน 82 คน มีผังองค์กรแบ่งออกเป็น ฝ่ายการตลาด 56 คน ฝ่ายบุคคลากรจำนวน 6 คน ฝ่ายบัญชีและการเงิน จำนวน 20 คน ในปีหน้า บริษัทต้องการขยายธุรกิจ เพื่อให้ทันต่อความต้องการของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น ประธานบริษัท อยากให้แต่ละฝ่าย ทำการวิเคราะห์อัตรากำลังของตนเอง เพื่อทำแผนอัตรากำลังพลในปีหน้า ว่าจะต้องการจำนวนคนเพิ่มอีกประมาณเท่าไร โดยในเบื้องต้น ให้ทำการวิเคราะห์อัตรากำลัง ที่มีอยู่ในปัจจุบันก่อน
แนวโน้มในปีหน้า
1. พนักงานเกษียณอายุ จำนวน 2 คน ในหน่วยงาน บัญชี
และหน่วยงาน ตลาด
2. มีพนักงานโยกย้ายจากตลาดไปเป็นพนักงานการบุคคล 1 คน
3. เลื่อนตำแหน่งจากเจ้าหน้าที่บัญชีการเงิน เป็นเจ้าหน้าที่
วิเคราะห์ข้อมูลสังกัดฝ่ายการตลาด จำนวน 1 คน
4. แนวโน้มลาออกไปศึกษาต่อ จำนวน 2 คน สังกัดหน่วยงาน
การตลาด
5. มีพนักงานฝ่ายบุคคล ลาบวช จำนวน 1 คน
6. พนักงานฝ่ายบัญชีและการเงินลาคลอดจำนวน 2 คน
สมมุติว่าเราเป็นประธานบริษัท สั่งให้ทุกหน่วยงาน ช่วยทำการวิเคราะห์อัตรากำลังที่มีอยู่ เพื่อที่จะใช้เป็นข้อมูลในการข้ออัตรากำลังในปีหน้า จะเริ่มอย่างไร เพื่อที่จะได้ข้อมูลอย่างรวดเร็วและถูกต้อง
#######################
จากโจทย์
ฝ่ายบุคคลากร 6 คน
+1
7
ฝ่ายบัญชีและการเงิน 20 คน
เกษียณอายุ -1 คน
เลื่อนตำแ หน่ง -1 คน
18
ฝ่ายการตลาด 56 คน
เกษียนอายุ -1 คน
โยกย้าย -1 คน
เลื่อนตำแหน่ง +1 คน
ลาออก -2 คน
53 คน
พนักงานออกจากบริษัท จำนวน 4 คน คงเหลือ 78 คน
จากตัวอย่างที่ยกมา จะเห็นได้ว่า หน่วยงาน HR จะต้องมีความเข้าใจ ของคำว่า การพ้นสภาพจากการเป็นพนักงานเสียก่อน ว่ามีอะไรบ้าง ถ้าเราไปเปิดดูในระเบียบข้อบังคับของบริษัทจะมีการเขียนไว้ว่า การพ้นสภาพจากการเป็นพนักงานของบริษัทนั้นมีตั้งแต่
1. ลาออก
2. ตาย
3. ให้ออก
4. เกษียณอายุ
5. ปลดออก
เมื่อทราบว่าการพ้นสภาพจากการเป็นพนักงานแล้ว ก็จะทำกรณีนี้ได้เข้าใจขึ้นและสามารถจะวิเคราะห์อัตรากำลังพนักงานได้ถูกต้องมากขึ้น จากที่ผู้เขียนได้เป็นวิทยากรในเรื่อง การวิเคราะห์อัตรากำลัง และได้ทดสอบกรณีศึกษานี้ ปรากฏว่าผู้เข้าสัมมนาได้ทำการวิเคราะห์อัตรากำลังผิดเสียเป็นส่วนใหญ่ สิ่งที่ผิดโดยส่วนใหญ่มองว่า การลาคลอด การลาบวช ผู้เข้าสัมมนาถือเป็นการพ้นสภาพของพนักงานด้วย ทั้งๆ ที่การลาดังกล่าว พนักงานตามข้อบังคับยังไม่พ้นสภาพจากการเป็นพนักงาน ฉะนั้นการพิจารณาดังกล่าวหน่วยงาน HR จะต้องมีความรอบรู้และความเข้าใจในการกระบวนการของการพ้นสภาพจากการเป็นพนักงาน เสียก่อน และสิ่งที่ต้องทำให้เกิดความชัดเจนอีกประเด็นหนึ่งก็คือ การทำข้อมูลเรื่อง การลาต่างๆ การโอนย้าย ให้มีเอกสารกำกับ สามารถนำไปเป็นหลักฐานได้ง่าย ไม่เช่นนั้นจะทำให้เกิดความสับสนในช่วงทำการวิเคราะห์อัตรากำลังของแต่ละหน่วยงานเช่นกัน
