กระบวนการสรรหาบุคลากรในองค์กร เป็นกิจกรรมแรกที่ผู้สมัครต้องสัมผัสกับกิจกรรมนี้เป็นอันดับแรก ซึ่งผู้บริหารต้องพยายามสร้างสรรค์กิจกรรมให้เกิดขึ้นไปในทางที่ผู้สมัครเกิดความพึงพอใจ หรือเกิดความประทับใจ แค่สัมผัสครั้งแรก ก็เกิดความรู้สึกว่าอยากร่วมงานด้วย กระบวนการสรรหาบุคลากร จึงเป็นสิ่งที่ท้าทายนักบริหารงานบุคคลเป็นอย่างยิ่ง ว่าในอนาคตจำเป็นจะต้องวางแผนงานและโครงการสรรหาบุคลากรให้มีคุณภาพอย่างไร ผู้เขียนขอยกตัวอย่างกระบวนการสรรหาบุคลากรที่ดำเนินการอย่างเป็นระบบจำเป็นต้องอาศัยกระบวนการปฏิบัติดังต่อไปนี้
1. กำหนดตำแหน่งที่ต้องการเปิดรับสมัคร โดยศึกษาข้อมูลจากแผนทรัพยากรมนุษย์ขององค์กร ตามโครงสร้างขององค์กรและมีการยืนยันข้ออ้างจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยเสนอเป็นภาพรวมว่า องค์กรต้องการบุคลากรใหม่เข้ามาปฏิบัติงานในตำแหน่งใดบ้าง ซึ่งจากกระบวนการนี้ บริษัทต้องทำการวางแผนกลยุทธ์ไว้แต่ละปีหรือวางแผนไว้ 5 ปี ว่าทิศทางขององค์กรจะมุ่งเน้นตัวสินค้าประเภทใด และพัฒนาสินค้าประเภทไหนที่เป็นจุดสนใจของลูกค้า โดยจะมาเกี่ยวพันกับบุคลากรว่าจะต้องรับคนจำนวนเท่าใด และมีความชำนาญในด้านไหน ซึ่งจะออกมาในรูปตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่ง จำนวนอัตรา เพื่อที่จะให้หน่วยงานสรรหาดำเนินการต่อไป
2. รวบรวมข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งาน หลังจากกำหนดตำแหน่งที่ต้องการรับสมัครใหม่แล้ว ผู้สรรหาจะต้องศึกษาข้อมูลจากการวิเคราะห์งาน ซึ่งได้แก่ เอกสารกำหนดรายละเอียดของงาน ข้อกำหนดคุณสมบัติเฉพาะของบุคลากร เพื่อให้ทราบถึงงานใหม่ที่บุคลากรต้องรับผิดชอบ และคุณสมบัติที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน เช่น สามารถขับรถยนต์ พิมพ์ดีด ความสามารถด้านภาษาญี่ปุ่น จีน และ ต้องมีวุฒิ ปวส. ปริญญาตรี และปริญญาโท ในสาขา การบริหาร ด้านการตลาด การผลิต และซ่อมบำรุง เป็นต้น
3. กำหนดวิธีการสรรหาบุคลากร ในขั้นนี้ผู้สรรหาจะต้องกำหนดแหล่งสรรหาโดยพิจารณาวิธีการที่เหมาะสมกับนโยบายขององค์การเป็นสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นวิธีการสรรหาจากแหล่งภายในองค์การ หรือ ภายนอกองค์การ ซี่งในรายละเอียดให้ผู้อ่าน ได้ไปอ่านเพิ่มเติมในบทกระบวนการสรรหาภายในและการสรรหาภายนอก ผู้สรรหาจะต้องคำนึงถึงงบประมาณค่าใช้จ่าย และระยะเวลาในการสรรหาที่ต้องเสียไป เพื่อให้ได้บุคลกากรที่ต้องการองค์กรจะต้องคำนึงถึงกลุ่มคนที่จะรับว่ามาจากแหล่งใด อยู่ภูมิภาคไหน อายุประมาณเท่าไร และควรจะศึกษาผลกระทบถึงการเดินทางมาปฏิบัติงานด้วยว่า พนักงานมีข้อจำกัดหรือไม่
4. การดำเนินการสรรหา ในการดำเนินการสรรหาบุคลากรตามวิธีที่กำหนดไว้ เช่น ติดประกาศตำแหน่งงานที่ว่าง รับสมัครสอบแข่งขัน การโฆษณาตามสื่อต่างๆ การไปรับสมัครด้วยตนเองในสถานศึกษา หรือ การจัดตลาดนัดแรงงาน เป็นต้น สำหรับในรายละเอียดให้ผู้อ่านได้ไปอ่านเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อช่อทางในการสรรหาบุคคลากรหลักสำคัญจะต้องใช้วิธีการจูงใจบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ เข้ามาสมัครเพื่อเข้ารีบการคัดเลือกให้เหมาะสมกับตำแหน่งงานมากที่สุด
5. การประเมินผล การประเมินผลถือเป็นการตรวจสอบดูว่า การสรรหาขององค์การนั้นได้บุคลากรเหมาะสมกับความต้องการขององค์การมากน้อยเพียงใด หากพบว่ามีความบกพร่องเกิดจากกระบวนการสรรหา ผู้รับผิดชอบจะได้หาแนวทางปรับปรุงแก้ไข และค้นหาวิธีการปฏิบัติ หรือกลยุทธ์ใหม่ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นต่อไป โดยกิจกรรมหลักที่ดำเนินอยู่ในกระบวนการสรรหาบุคลากร เพราะว่ากลยุทธ์ในการสรรหาต้องมีการปรับเปลี่ยนให้ทันสมัยอยู่ตลอดวเวลา ให้มีความเหมาะสมกับยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไป ยกตัวอย่างเช่น เมื่อสมัยก่อน ผู้สมัครงานเดินทางมาสมัครงานที่ทำการบริษัท แต่พอมายุคปัจจุบัน ผู้สมัครไม่ค่อยให้ความสำคัญในการเดินทาง แต่สนใจสมัครงานผ่านทางInternet และอีกตัวอย่างหนึ่ง ในกรณีที่ผู้สมัครลืมสำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาบัตรประชาชน ถ้าเป็นสมัยก่อน ฝ่ายบุคคลจะให้เดินทางกลับไปเอาเอกสารที่บ้านใหม่ แต่ถ้าเป็นยุคปัจจุบันคงทำอย่างนั้นไม่ได้อีกแล้ว เพราะผู้สมัครคิดว่า มีสถานที่สมัครที่อื่นอีกเยอะแยะไปที่ต้องการบุคคลากร และมีวิธีการแก้ไขเรื่องการจัดส่งเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ ณ ปัจจุบัน ไม่จำเป็นต้องเดินทางให้เสียค่าใช้จ่าย จากตัวอย่างดังกล่าว ฝ่ายบุคคลจึงควรจะได้มีการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการสรรหาบุคคลากรให้ทันสมัยต่อเทคโนโลยีของยุคปัจจุบันด้วย มิฉะนั้นแล้ว องค์กรจะไม่ได้บุคคลากรรุ่นใหม่เข้ามาปฏิบัติงานเลย
จากการบวนการสรรหาบุคคลากรดังกล่าว นักบริหารงานบุคคล ควรจะสอดแทรก
แทคติคเล็กๆ น้อยๆของการสรรหา ที่จะทำให้ผู้สมัครเกิดความพึงพอใจเสียก่อน เพราะเป็นสิ่งที่ผู้สมัครพบกับบริษัทครั้งแรก พฤติกรรมมนุษย์การเจอกันครั้งแรก จะทำให้เกิดความรู้สึกประทับใจและฝังใจ อยากจะเข้ามาร่วมงานในองค์กรของเรา ยกตัวอย่างเช่น เมื่อผู้สมัครเดินทางเข้ามายังสถานที่บริษัท ควรจะต้องมีห้องสำหรับการกรอกเอกสารใบสมัครงานเป็นเอกเทศ ไม่ใช่ไปนั่งกรอกตามร่มไม้ ห้องอาหาร หรือห้องออกกำลังกาย และบรรยากาศที่กรอกก็ไม่ควรเป็นห้องที่โล่แจ้ง ควรเป็นการส่วนตัว สถานที่กรอกควรจะมีการจัดเครื่องดื่มเย็นๆ ไว้คอยบริการ มีเจ้าหน้าที่คอยให้คำแนะนำในการกรอกเอกสารด้วยหน้าตาที่ยิ้มแย้มแจ่มใสอยู่ตลอดเวลา บางองค์กรเจ้าหน้าที่สรรหาพาผู้สมัครงานเดินชมหน้างานด้วยความเป็นกันเอง หลังจากนั้นควรจะไปดูสภาพความเป็นอยู่ของบ้านพักในกรณีที่บริษัทจัดที่พักให้ ชมสถานที่สันทนากร เช่น ห้องออกกำลังกาย สนามเทนนิส สนามตระกร้อ สนามเปตอง สนามแบดมินตัน ห้องอาหารพนักงาน ซึ่งในส่วนนี้ถ้าองค์กรใดมีสถานที่สันทนาการ ก็จะมีส่วนให้ผู้สมัครเกิดความประทับใจได้
สิ่งที่กล่าวมานั้นเป็นเทคนิคการสรรหาคน โดยเพิ่มกระบวนการในขั้นตอนสรรหา โดยเจาะลึกลงไปแต่ละขั้นตอน เพื่อให้ผู้สมัครเกิดความพอใจเสียก่อน เพราะว่าผู้สมัครจะมีการเปรียบเทียบตัวเลขอัตราเงินเดือนที่ได้รับของแต่ละบริษัท ถ้ามีอัตราเท่ากัน โดยส่วนใหญ่จะมาดูเรื่อง คุณภาพชีวิตในระยะยาวเสียมากกว่า เพราะว่าคนรุ่นใหม่ได้หันมาใส่ใจเรื่องสุขภาพร่างกายมากขึ้นกว่าเดิม และสิ่งที่ผู้เขียนเคยมีประสบการณ์ตรง ในการพาผู้สมัครเดินดูสถานที่ อีกสิ่งหนึ่งที่จะทำให้ผู้สมัครได้ตัดสินใจได้เร็วขึ้นก็คือบรรดาญาติ ไม่ว่าจะเป็น พ่อ แม่ พี่น้อง ในกรณีที่ผู้สมัครเดินทางมาจากต่างจังหวัด เมื่อเราพาไปดูสถานที่พักของพนักงานที่บริษัทได้จัดไว้ให้ ซึ่งบริษัทได้ดำเนินการเป็นสัดส่วน มีการแบ่งแยกตึกชาย –หญิง และมีระบบการรักษาความปลอดภัยเป็นอย่างดีตลอด 24 ชั่วโมง ก็จะยิ่งทำให้กระบวนการตัดสินใจของผู้สมัครบวกความเห็นของบรรดาญาติเข้าด้วย จะทำให้การตัดสินใจได้เร็วขึ้น และยิ่งไปกว่านั้นเมื่อบรรดาญาติกลับไปยังภูมิลำเนา ก็จะมีการบอกต่อกันไปอีก มีการแนะนำเครือญาติให้มาสมัครงานเพิ่ม เพื่อที่จะได้เป็นเพื่อนร่วมงานกัน จะได้ไม่เหงา โดยส่วนใหญ่ที่ผู้เขียนเคยกระทำในลักษณะนี้จะเป็นในเขตภาคอีสานเสียส่วนใหญ่ จากประสบการณ์เคยรับสมัครในกรณีลักษณะนี้ยกหมู่บ้านเลยก็มี บริษัทต้องส่งรถบัสขนาดใหญ่ไปรับถึงหมู่บ้าน แต่สำหรับกรณีนี้ก็มีข้อจัดกัดด้วยเช่นกัน ในทางกลับกัน ถ้าองค์กรมีระบบการบริหารงาน ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน การลงโทษที่ไม่เป็นธรรม เกิดขึ้นกับพนักงานที่มาจากต่างจังหวัด ซึ่งมีจำนวนมากลักษณะนี้ก็จะมีความเสี่ยงที่ พนักงานจะยกขบวนออกทั้งหมดด้วยเช่นกัน ก็ต้องมีความระมัดระวัง สำหรับเรื่องที่กล่าวไว้ แต่ถ้าพนักงานได้มีการกระทำความผิดสมควรที่จะต้องถูกลงโทษไม่ใช่ว่าจะลงโทษไม่ได้ บริษัทจำเป็นต้องมีระบบการสื่อสารที่มีความรวดเร็วและทั่วถึงของพนักงานทั้งหมด
ที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่ากระบวนการสร้างความผูกพันให้กับพนักงานไม่ใช่มาสร้างในขณะที่รับพนักงานมาแล้ว มาให้รางวัล ปรับเงิน และให้ค่าตำแหน่ง เราควรจะสร้างความผูกพันตั้งแต่เริ่มการสรรหาตั้งแต่วันแรกพบมากกว่า เพราะผมเคยสัมภาษณ์พนักงานกลุ่มหนึ่งที่ได้ให้ข้อมูลไว้ว่า ที่เขาตัดสินใจเลือกทำงานที่บริษัทนี้เพราะว่า คนที่บริษัทนี้มีความเป็นกันเองดี ให้ความเอาใจใส่น้องๆ ที่ทำมาทำงาน ซึ่งระบบพี่เลี้ยงก็มีส่วนสำคัญอีกเช่นกันที่ผู้เขียนอยากจะขอกล่าวถึงในประเด็นนี้ เพราะว่ามีความเชื่อมโยงกันกับกระบวนการสรรหาบุคคลากรเข้ามาสู่องค์กรอย่างมาก และเป็นสิ่งที่ผู้สมัครตัดสินใจในความประทับใจกับพี่ๆที่ให้การต้อนรับเป็นอย่างดี ระบบพี่เลี้ยงพนักงาน บริษัทใหญ่ๆ ที่มีวัฒนธรรมมายาวนานจะมีการแต่งตั้งพี่เลี้ยงไว้ประมาณ 20 คน โดยคัดสรรมาจากแต่ละหน่วยงานที่มีทัศนคติที่ดีต่อบริษัท ต่อเพื่อนร่วมงาน มีอายุงานกับบริษัทอย่างน้อย 5 ปี มีทั้งเพศหญิงและชาย ผลการประเมินการปฏิบัติย้อนหลังไม่ต่ำกว่าเกรด C และไม่เคยถูกต้องโทษโดยหนังสือตักเตือนจากบริษัท สำหรับหน้าที่ของพี่เลี้ยงจะมีส่วนในการให้คำปรึกษาแก่น้องใหม่ที่เข้ามาปฏิบัติงานในระยะเวลา 3 เดือน ก่อนผ่านทดลองงาน พี่เลี้ยงจะพาน้องไปแนะนำสถานที่ต่างๆ เช่น การรับประทานอาหารในบริเวณบริษัท การรู้จักหัวหน้า/ผู้จัดการหน่วยงานต่างๆ อย่างไม่เป็นทางการ การพาเที่ยวในตัวเมืองแนะนำให้รู้จักสถานที่ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นสถานที่ราชการ ร้านอาหาร และสถานที่ออกกำลังกาย สำหรับงบประมาณทางบริษัทจะมีให้กับพี่เลี้ยงไว้เป็นอาทิตย์ เช่น กำหนดไว้อาทิตย์ละ 3,000 บาท(ตัวเลขเมื่อปี 2535) ส่วนหนึ่งบรรดาพี่เลี้ยงก็จะสนุกสนานกับน้องๆ ไปด้วย เช่นบางคนที่เป็นพี่เลี้ยงชอบตีกอล์ฟ ก็จะพาน้องไปสนามไดร์ฟกอลฟ์ สำหรับพี่เลี้ยงจะมีส่วนที่ให้คำแนะนำเพิ่มเติมในกรณีที่หัวหน้างานมาถามเรื่องนิสัยส่วนตัวและการวางตัวเพิ่มเติมได้ด้วยเช่นกัน แต่การเป็นพี่เลี้ยงของพนักงานมีข้อจำกัดที่ว่า ถ้าน้องเป็นผู้หญิง ห้ามพี่เลี้ยงที่เป็นผู้ชาย และน้องใหม่ที่เป็นผู้ชาย ก็จะห้ามพี่ที่เป็นพี่เลี้ยงหญิง ด้วยเช่นกัน เพื่อป้องการด้านชู้สาว และการวางตัวกรณีรับบทบาทเป็นพี่เลี้ยง
การวางระบบด้านระบบพี่เลี้ยงไว้ลักษณะนี้จะทำให้ พนักงานที่เข้าใหม่ เกิดความรู้สึกเป็นกันเอง อยู่เหมือนพี่เหมือนน้อง มีอะไรน้องเลี้ยงก็สามารถสอบถามพี่เลี้ยงได้ตลอดเวลา องค์กรใดที่วางระบบพี่เลี้ยงไว้ในลักษณะนี้ เชื่อได้ว่ามีชัยไปกว่าครึ่ง และถ้ามีการผูกความเชื่อมโยงไปกับกระบวนการสรรหาอีกด้วย ก็ยิ่งทำให้ผู้สมัครเกิดความรู้สึกประทับใจ สร้างความเป็นกันเองมากขึ้น ยกตัวอย่างเช่น ฝ่ายบุคคลไปทำการสัมภาษณ์ผู้สมัครยังสถานศึกษาของแต่ละสถาบัน โดยส่วนใหญ่ จะชวนพี่สถาบันของน้องๆไปร่วมสัมภาษณ์และแนะนำองค์กรให้น้องทราบด้วย นอกจากนั้นแล้ว ก็ชวนพี่ที่อยู่แต่ละจังหวัดที่น้องนักศึกษาก่อนจบไปร่วมสัมภาษณ์ด้วย ก็จะยิ่งทำให้เกิดความเป็นกันเองด้วยเช่นกัน สิ่งเหล่านี้ก็จะเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างความผูกพันให้เกิดขึ้นกับน้องๆที่จะเข้ามาร่วมงานกับเราในอนาคตและเมื่อเกิดความรู้สึกที่ดีๆต่อกันตั้งแต่เริ่มต้นแล้ว กระบวนการพัฒนางาน การเสริมสร้างศักยภาพ และประสิทธิภาพก็จะตามมาเองอย่างไม่ยากนัก
ดร.กฤติน กุลเพ็ง
