การเปิดตัวโครงการพัฒนาสมรรถนะ (Competency Kick-off)
เริ่มด้วยขั้นตอนการเปิดตัวโครงการพัฒนาสมรรถนะ ซึ่งเป็นขั้นตอนแรกที่มีความสำคัญ มาก โดยองค์กรควรเชิญทีมงานที่ปรึกษาหรือวิทยากรที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับสมรรถนะ มาเป็นวิทยากรเพื่อให้ความรู้เกี่ยวกับแนวคิดของสมรรถนะและแผนการดำเนินงาน ของโครงการ แก่ผู้บริหารระดับต้น – สูง วัตถุประสงค์ของขั้นตอนนี้ก็เพื่อให้ผู้บริหารทุกระดับ ทุกคนมี ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบสมรรถนะความสำคัญ และประโยชน์ รวมทั้งแผนการดำเนินงานของโครงการ และคาดหวังว่าผู้บริหารทุกท่านจะไปถ่ายทอดความรู้ต่อให้กับผู้ใต้บังคับบัญชารับทราบ สามารถตอบคำถามหรือข้อสงสัยในเบื้องต้นได้ รวมทั้งสามารถให้ความเห็น/ข้อเสนอแนะในการ พัฒนาสมรรถนะได้อย่างถูกต้องและตรงกับวัตถุประสงค์ กลุ่มเป้าหมายควรเป็นผู้บริหารตั้งแต่ ระดับหัวหน้ากลุ่มงาน หัวหน้าฝ่าย ผู้อำนวยการ จนถึงผู้บริหารระดับสูง และ คณะทำงานพัฒนาสมรรถนะ เป็นต้น
เมื่อภาระกิจการให้ความรู้ ถึงที่มาของ การจัดทำ Competency เป็นที่เข้าใจสำหรับพนักงาน หัวหน้า และผู้บริหารแล้ว สิ่งที่ทีมที่ปรึกษาหรือผู้เชี่ยวชาญ ต้องมาดำเนินการศึกษาต่อไปก็คือ
ศึกษารวบรวมข้อมูลปัจจุบันขององค์กร (Organization Investigation and Diagnosis) ทีมที่ปรึกษาและคณะทำงานฯ ศึกษารวบรวมข้อมูลปัจจุบันขององค์กรเกี่ยวกับนโยบาย วิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์การบริหารงาน วัฒนธรรมองค์กร ระบบการบริหารทรัพยากรบุคคล สมรรถนะที่ผู้บริหารคาดหวังจากบุคลากร และข้อมูลทั่วๆ ไป โดยทำการรวบรวมข้อมูลจากเอกสาร คู่มือ Website สัมภาษณ์ผู้บริหารระดับสูง การใช้แบบสอบถามกับบุคลากรระดับต่างๆ ขององค์กร รวมทั้งศึกษาสมรรถนะจากสถาบันองค์กรคู่แข่ง หรือองค์กรที่มีโครงสร้างภารกิจการ ดำเนินงานคล้ายคลึง/ใกล้เคียงกับองค์กรของเรา เพื่อนำมาวิเคราะห์และเป็นแนวทางในการให้ คำปรึกษาและกำหนดสมรรถนะของบุคลากรให้ถูกต้อง เหมาะสม และท้าทายมากขึ้น เมื่อ เปรียบเทียบกับองค์กรต่างๆ ซึ่งการศึกษาดังกล่าวขึ้นอยู่กับองค์กรแต่ละองค์กร อาจจะมีที่มาแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น บางองค์กรที่เพิ่มเริ่มมีการจัดตั้งบริษัทหรือหน่วยงานขึ้นมาใหม่ ถ้าเป็นกรณีเช่นนี้ อาจจะไม่ค่อยยุ่งยากมากนัก เพราะว่า ไม่ต้องเสียเวลาไปศึกษาระบบ กระบวนการทำงาน และวัฒนธรรมองค์กร ในส่วนที่เป็น ข้อดีและส่งเสริม ภารกิจขององค์กรนั่นเอง ผู้บริหารระดับสูง อาจจะเป็นผู้มองว่า องค์กรในอนาคต ควรจะไปในทิศทางใด โดยไม่ต้องไปเสียเวลาเรื่อง การประชุมกับ พนักงานระดับ หัวหน้า ผู้จัดการ และผู้บริหาร เพื่อหาข้อสรุปและกำหนดหัวข้อและประเด็นสำคัญออกมา ฉะนั้นจึงกล่าวได้ว่า ถ้าเป็นองค์กรที่เกิดขึ้นมาใหม่ จำนวนปีการจัดตั้งยังไม่มาก ผู้บริหารระดับสูงสามารถเป็นกำหนดทิศทางได้เลย
การประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อกำหนดคณะทำงาน การแต่งตั้งคณะทำงานกำหนด Competency เป็นสิ่งสำคัญ เพราะการประชุมเพื่อดำเนินการจัดทำแต่ละขั้นตอน ต้องใช้เวลาการประชุมค่อนข้างนาน เพื่อให้แต่ละหน่วยงานมีความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน คณะทำงาน Competency ควรจะประกอบไปด้วย ตัวแทนแต่ละสายงาน โดยไม่จำเป็นต้องเป็นระดับฝ่ายที่เป็นคีย์แมนในการปฏิบัติงานก็ได้ เพราะว่าการดำเนินการจัดทำนั้น คณะทำงานที่เป็นตัวแทนของแต่ละหน่วยงาน จำเป็นต้องไปถ่ายทอดต่อให้แต่ละฝ่ายได้เข้าใจด้วย ฉะนั้นการแต่งตั้งตัวแทนของแต่ละฝ่าย จะต้องมีพื้นฐานความรู้เรื่อง เครื่องมือ Competency มาด้วยจะเป็นการดีมาก
การจัดประชุมเชิงปฏิบัติการของคณะทำงาน Competency เพื่อพัฒนาระบบสมรรถนะขององค์กร เชิญ ผู้บริหารตั้งแต่หัวหน้า/ผู้อำนวยการขึ้นไปมาร่วมกำหนดสมรรถนะองค์กร (Organizational Competency) และค้นหาสมรรถนะหลัก (Core Competency) ทั้งนี้เพราะ ผู้บริหารระดับสูงจะทราบวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ ทิศทางนโยบาย และเป้าหมายในการ ดำเนินงานขององค์กร รวมทั้งปัญหาอุปสรรคต่างๆ อย่างดี จึงกำหนดสมรรถนะขององค์กรได้ ชัดเจนและตรงประเด็นมากกว่าบุคลากรกลุ่มอื่นๆ เมื่อกำหนดสมรรถนะองค์กรและสมรรถนะ หลักเสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็ควรกำหนดสมรรถนะตามสายวิชาชีพ (Functional Competency) ทั้งสมรรถนะร่วม และสมรรถนะเฉพาะทางของแต่ละสายวิชาชีพ (Common & Functional Competency) ซึ่งในรายละเอียด จะขอกล่าวในหัวข้อ การกำหนดสมรรถนะหลัก (Core Competency) ต่อไป
เอกสารการสอนของ ดร.กฤติน กุลเพ็ง
