องค์กรจะมีขั้นตอนในการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานแตกต่างกันไปตามแต่ความเหมาะสมของระยะเวลา งบประมาณ และความพร้อมของบุคคลที่ทำหน้าที่ในการคัดเลือก นอกจากนี้งานในหน้าที่ที่ต่างกัน เช่น ผู้บริหารวิศวกร นักบัญชี เลขานุการ พนักงานเดินหนังสือ คนงานโรงงานอุตสาหกรรมก็จะมีขั้นตอน รายละเอียดและวิธีการคัดเลือกที่แตกต่างกันออกไป โดยทั่วไปกระบวนการในการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานจะประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญ ดังต่อไปนี้
- การต้อนรับผู้สมัคร เป็นขั้นตอนสำคัญของการสรรหาและคัดเลือก โดยส่วนใหญ่องค์กรไม่ค่อยให้ความสำคัญในเรื่องนี้ ผู้เขียนเห็นว่า เป็นขั้นตอนที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องพัฒนาและปรับปรุง เพื่อหาแนวทางในการต้อนรับผู้สมัคร โดยเริ่มตั้งแต่สถานที่ในการเขียนใบสมัคร สิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ เช่น ห้องน้ำ น้ำดื่ม และการให้คำแนะนำของเจ้าหน้าที่บุคคลตั้งแต่เริ่มแรก จะมีส่วนให้ผู้สมัครเกิดความประทับใจและอยากจะร่วมงานกับองค์กร
- การกรอกใบสมัคร มีเป้าหมายในการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับผู้สมัครงานโดยเฉพาะคุณสมบัติที่องค์การต้องการในแต่ละงาน เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการพิจารณาความเหมะสมในขั้นตอนต่อไป ใบสมัครที่ดีควรมีลักษณะสั้น เข้าใจง่าย ครอบคลุมเนื้อหาที่ต้องการและทำให้ผู้มีหน้าที่ในการคัดเลือกสามารถมองเห็นภาพและลักษณะเด่นของผู้สมัครได้ ดังนั้นกระบวนการคัดเลือกบุคลากรที่มีประสิทธิภาพต้องมีการออกแบบและการพัฒนาใบสมัครให้มีความทันสมัย และเหมาะกับแต่ละงานอยู่ตลอดเวลา โดยเริ่มต้นตั้งแต่การแจกจ่ายใบสมัครและรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการรับสมัครและการคัดเลือก เช่น คุณสมบัติของบุคคลที่องค์การต้องการ วิธีการกรอกใบสมัคร เอกสารสำคัญในการสมัครงาน ขั้นตอนและระยะเวลาในการคัดเลือก เป็นต้น นอกจากนี้ยังอาจจะต้องมีการตอบข้อสงสัยและอำนวยความสะดวกแก่ผู้สมัครเพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับองค์การและกระบวนการคัดเลือกบุคลากร ซึ่งจะทำให้ผู้สมัครสามารถเตรียมตัวสำหรับการคัดเลือกได้ถูกต้องและไม่เกิดความผิดพลาดขึ้นระหว่างการคัดเลือก
การออกแบบเอกสารการรับสมัครงานคือการพิจารณาเนื้อหาและข้อมูลที่ต้องการให้ผู้สมัครบันทึกตามความเหมาะสม เพราะฉะนั้นก่อนที่ผู้ดำเนินการสรรหาคัดเลือกจะออกแบบเอกสารการรับสมัครงาน จำเป็นต้องวิเคราะห์คุณลักษณะงานที่ต้องการจากผู้สมัครเสียก่อนว่า หลังจากพวกเขาได้รับการคัดเลือกแล้วจะต้องปฏิบัติงานใดให้ได้ประสิทธิภาพ เพื่อกำหนดคุณสมบัติด้านต่างๆที่ต้องการ และแสดงเป็นข้อมูลในการรับสมัคร นอกเหนือไปจากการให้ผู้สมัครระบุการศึกษา ความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ข้อความหรือคำถามที่ให้ผู้สมัครบันทึกจะต้องดึง Competency ที่ต้องการจากผู้สมัครได้ จากนั้นวิเคราะห์ความสามารถว่าตรงกับ Competency ตัวใดและเป็นที่ต้องการของงานหรือไม่ ยกตัวอย่างเช่นเอกสารการรับสมัครงานของพนักงานจัดซื้อ Competency ของผู้สมัครจะเกี่ยวข้องกับทักษะการเจรจาต่อรอง การติดต่อสื่อสาร การวิเคราะห์ต้นทุน การพยากรณ์ เป็นต้น
นอกจากการออกแบบเอกสารการรับสมัครงาน เพื่อให้สมัครบันทึกรายละเอียดหรือตอบคำถามต่างๆที่เกี่ยวกับความสามารถและคุณลักษณะของตนแล้ว ผู้ออกแบบเอกสารการับสมัครงานควรให้ความสำคัญกับรายละเอียดที่เน้นถึงปริมาณและจำนวนตัวเลข เช่น ประสบการณ์การทำงาน ( ที่ระบุเป็นเดือน/ปี ) สำหรับใช้เป็นข้อมูลในการวิเคราะห์ร่วมกับข้อมูลอื่น จำนวนเดือน/ปีของประสบการณ์การทำงาน สามารถนำไปใช้เป็นขอมูลเกี่ยวกับการวิเคราะห์สาเหตุของการขอลาออกจากงานได้ และสามารถแสดง Competency ที่เกี่ยวข้องกับความสามารถในการเผชิญปัญหา ต่อสู้กับอุปสรรค หรืออาจเกี่ยวข้องกับการปรับตัวให้เข้าการเปลี่ยนแปลง การทำงานภายใต้สภาวะกดดันและวัฒนธรรมองค์กรได้ด้วยเช่นกัน
ทั้งนี้อาจแสดงข้อมูลรวมไปถึงความถนัดและลักษณะงานที่ผู้สมัครชื่นชอบได้
ด้วยเหตุนี้ การออกแบบเอกสารให้ผู้สมัครระบุรายระเอียด จึงต้องออกแบบเพื่อให้การได้ข้อมูลเพียงพอสำหรับการวิเคราะห์และตรวจสอบ Competency จากผู้สมัคร นอกจากนี้ผู้ออกแบบยังสามารถกำหนดเนื้อหาขึ้นเองได้ตามความเหมาะสม โดยวิเคราะห์จากเนื้องาน การไหลของงาน ทักษะที่ต้องใช้ในการปฎิบัติงานเพื่อให้งานสำเร็จราบรื่น และได้รายละเอียดอื่นๆ ที่บริษัทต้องการประเมิน ข้อคำถามที่ระบุในเอกสารการรับสมัคร ต้องเรียงลำดับ้อมูลตามความสำคัญและอาจไม่ต้องอ้างอิงหรือออกแบบให้ถูกต้องตามหลักทฤษฎีร้อยเปอร์เซ็น ทั้งนี้ให้ขึ้นกับความเหมาะสม ส่วนจำนวนข้อหรือจำนวนหน้าของเอกสารตามรับสมัครงานผู้ออกแบบควรพิจารณาตามความต้องการ ยกตัวอย่าง เอกสารการรับสมัครงานของหน่วยงานแห่งหนึ่ง ให้ผู้สมัครบันทึกข้อมูลส่วตัวและตอบข้อคำถามในเอกสารฉบับนี้มากกว่า 10 หน้ากระดาษ A4 จุดมุ่งหมายเพื่อทดสอบความตั้งใจและความมุ่งมั่นของความต้องการในการทำงานให้แก่บริษัทอย่างแท้จริง
การออกแบบเอกสารการรับสมัครงานที่ต้องให้ผู้สมัครกรอกข้อมูลทั้งหมดให้ครบถ้วนและมีหลายหน้านี้ แม้จะทำให้ผู้ประเมินเสียเวลาในการวิเคราะห์และประเมินผลมาก แต่ข้อดีของการออกแบบเอกสารการรับสมัครงานเช่นนี้ จะช่วยคัดผู้สมัครที่ไม่เหมาะสมออกไปได้จำนวนหนึ่ง (โดยเฉพาะพวกเกียจคร้านและมักง่าย และจะทำให้ได้เฉพาะผู้สมัครที่มีความตั้งใจจริงที่จะปฎิบัติงานนั้น (เพราะมีส่วนน้อยที่จะตั้งใจกรอกเอกสารสมัครงานจนครบถ้วน) ส่วนข้อมูลของผู้สมัครรายใดที่ไม่สอดคล้องกับคุณสมบัติความต้องการ ผู้ประเมินก็จะสามารถคัดทิ้งไปได้ในขั้นตอนการพิจารณาเอกสาร เพื่อลดเวลาการคัดสรรให้น้อยลง และในทางปฎิบัติผู้สมัครย่อมเกิดความประทับและสนใจกรอกข้อมูลตามความถนัดของตนมากน้อยไม่เท่ากัน และจะช่วยให้ผู้วิเคราะห์ประเมินความถนัดเฉพาะด้านของผู้สมัครได้ง่าย
ข้อมูลบางรายการที่ระบุในเอกสารการรับสมัคร สามารถสะท้อนให้เห็นความเจริญที่แท้จริงของผู้สมัคร และบางรายการยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการคาดเดาคุณลักษณะเกี่ยวกับผู้สมัครได้ สำคัญที่การออกแบบเอกสาร จะต้องนำเสนอข้อมูลที่ทำให้ผู้สมัครอ่านเข้าใจง่าย ใช้ข้อความที่สามรถชักจูงให้ผู้สมัครรู้สึกยินดีกรอกเอกสาร แทนความรู้สึกเหมือนถูกบังคับให้ต้องตอบ และต้องเสนอทางเลือกที่เหมาะสมให้แก่ผู้สมัครโดยเพิ่มเติมรายการ “อื่นๆ” ลงในเอกสาร และทุกข้อคำถามที่ให้ผู้สมัครตอบต้องสามารถและประเมินค่าระดับคะแนนของ Competency ที่ต้องการจากผู้สมัครได้อย่างแท้จริง
ดั้งนั้น รายละเอียดที่ปรากฏในเอกสารการรับสมัครงาน จะต้องมีการกำหนดค่าระดับคะแนนจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับความสามรถและคุณลักษณะที่เกื้อหนุน Job Competency ตามลำดับความสำคัญหาก Competency ของผู้สมัครรายใดเกี่ยวเนื่องและสอดคล้องกับปัจจัยหลักในการเกื้อหนุนงานในตำแหน่งนั้นๆ มาก ค่าระดับคะแนนที่ให้กับ Competency ตัวนั้นจะสูงมาก และหากCompetency ที่เกี่ยวเนื่องเกื้อหนุนการทำงานในระดับต่ำลงมา ค่าระดับคะแนนที่ได้ก็จะลดหลั่งลงตามลำดับ
เอกสารการสมัครงานเป็นเอกสารที่เปิดเผยข้อมูลข่าวสารซึ่งเกี่ยวข้องกับคุณสมบัติของผู้สมัครตามความคาดหวัง จึงถือได้ว่าการจัดทำเอกสารการรับสมัครงาน ที่แยกตามตำแหน่งงานและ Competency เฉพาะตำแหน่งงานที่ต้องการประเมินนั้น จะให้ผลดีต่อบริษัทแน่นอน
ยกตัวอย่าง การออกแบบเอกสารการรับสมัครงานของพนักงานบริหาร โดยทั่วไป Competency พื้นฐานของการเป็นพนักงานระดับบริหารจะเกี่ยวข้องกับการวางแผน การสั่งการ การมอบหมายงาน การสอบงาน การแก้ปัญหาและการตัดสินใจ การติดตาม การประเมินผล การสื่อสาร การบริหารทีม การมีมนุษยสัมพันธ์ การบริหารความขัดแย้ง และการจูงใจซึ่ง Competency เกี่ยวกับการบริหารความขัดแย้ง ผู้สมัครจำเป็นต้องมีคุณลักษณะความสามรถที่เกี่ยวข้องกับทักษะการควบคุม การคิดอย่างมีเหตุผลและเปิดใจรับฟัง การไกล่เกลี่ย การเจรจาต่อรอง ความยุติธรรม การสื่อสาร และจิตสำนึกที่ดี เพราะฉะนั้น การกำหนดค่าระดับคะแนนให้กับทักษะต่างๆ จึงต้องแบ่งค่าระดับคะแนนออกตามความสำคัญจากการพิจารณาของคณะกรรมการการประเมิน ในที่นี้ขอยกน้ำหนักคะแนนให้กับทักษะการควบคุมมากที่สุด และความหมายว่า คุณสมบัติดีเลิศของพนักงานที่มี Competency ตัวนี้ จะต้องมีความสามารถในการควบคุมตนเองได้ หากพนักงานบริหารเกิดความขัดแย้งกับพนักงานในระดับล่างไม่ว่าสาเหตุของการขัดแย้งอาจเกิดระหว่างพนักงานด้วยกัน หรือระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน การควบคุมตนเองจะสามารถทำให้ผู้บริหารคนนั้น บริหารงานหรือแก้ไขปัญหาต่อไปได้อย่างมีสติ เพราะเหตุการณ์ความขัดแย้งอาจบานปลายได้จากการไม่ควบคุมอารมณ์ของผู้บริหารต่างฝ่ายต่างเกิดความเจ็บแค้น ไม่ต้องการร่วมงาน ไม่ให้ความร่วมมือและหาทางแก้แค้นในภายหลัง ยิ่งเป็นกรณีของผู้บริหารกับพนักงานพนักงานบริหารจึงต้องควบคุมอารมณ์ตนเองอย่างมาก ใช้เหตุและผลและไม่มีพฤติกรรมการใช้อารมณ์ข่มขู่หรือวางอำนาจกับผู้ร่วมงานอื่นเป็นต้น
หากเฉลี่ยต้องคัดเลือกเอกสารสมัครงานจำนวนมาก การจัดการกับเอกสารการรับสมัครงานจะกลายเป็นเรื่องยากลำบากในทันที (จะคัดเฉพาะผู้จบจากมหาวิทยาลัยที่มีชื่อเสียงก็เหมือนไม่ให้ความยุติธรรมกับผู้สมัครรายอื่น) ในบริษัทรายใหญ่ที่ดึงดูดใจผู้สมัครทั่วไปและผู้สมัครจบใหม่จำนวนมากได้ พวกเข้าจะต้องใช้เวลาส่วนใหญ่หมดไปกับการพิจารณาเอกสารการรับสมัครงานและเอกสารส่วนตัวของผู้สมัคร ความท้าทายที่พนักงาน HR กำลังเผชิญนี้ จะให้วิธีการใดจัดการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เที่ยงธรมและสอดคล้องกับสภาพเศรษฐกิจปัจจุบัน
ขั้นตอนการออกแบบและคัดเลือกข้อมูลสำหรับการกำหนดเป็นรายละเอียดในเอกสารการรับสมัครงาน ที่จัดทำขึ้นซึ่งใช้เป็นเครื่องมือชิ้นแรกในการสกัดกั้นผู้สมัครที่ไร้คุณค่าในกระบวนการสรรหาว่าจ้าง จะมีผลต่อการปฎิบัติดั้งนี้
- ช่วยให้บริษัทคัดผู้สมัครที่ไม่เหมาะสมออกไปได้ในทันที
- ข้อมูลที่ปรากฏในเอกสารการรับสมัครสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการตั้งคำถามในขั้นตอนการสัมภาษณ์ได้
- ทำให้ได้ข้อมูลข้อมูลอ้างอิงอื่นๆ ในการติดต่อสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครเพิ่มเติมในกรณีจำเป็น
- ประวัติการทำงานและข้อมูลส่วนตัวของผู้สมัครเป็นประโยชน์ต่อการเลือกใช้วิธีการประเมินที่ให้ปรระสิทธิผล
ผู้ออกแบบควรจัดการเอกสารสมัครงานจำนวนมากที่ผ่านรอบแรกอย่างไร จากด่านแรกคือการตรวจสอบเอกสารการรับสมัครงาน ต่อมาเป็นการตรวจสอบข้อมูลส่วนบุคคล เราขอแนะนำให้พิจารณาการออกแบบข้อมูลที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ในการรับสมัคร โดยเฉพาะการจัดทำเอกสารที่แทรก Competency ในแบบฟอร์มการขอประวิติและข้อมูลส่วนตัวของผู้สมัคร และขณะเดียวกันก็ควรอธิบายวิธีการตัดตัวเลือกและทำความเข้าใจกับผู้ประเมินทุกคนว่า ต้องมีมาตรฐานและรูปแบบการคัดเลือกผู้สมัครที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน รวมถึงพิจารณาปัจจัยกระทบต่อความยุติธรรมในการคัดเลือกด้วย
- การสัมภาษณ์ขั้นต้น มีเป้าหมายสำคัญในการคัดบุคคลที่ขาดคุณสมบัติที่เหมาะสมในการเข้าปฏิบัติงานในตำแหน่งที่ต้องการอย่างชัดเจนออกจากกระบวนการคัดเลือก เพื่อมิให้องค์การ ผู้ทำการคัดเลือก และผู้สมัคร ต้องเสียเวลา ค่าใช้จ่ายและความรู้สึกเนื่องจากการคัดเลือกบุคลากรเป็นกิจกรรมที่ใช้ระยะเวลาและค่าใช้จ่ายสูงทั้งกับองค์การและผู้สมัคร โดยเฉพาะในตำแหน่งงานที่มีความสำคัญต่อองค์การโดยที่การสัมภาษณ์ขั้นต้นจะใช้ระยะเวลาไม่มากนักและมักที่จะกระทำโดยหน่วยงานด้านบุคลากร หรือบุคคลที่พอมีความรู้ในงานที่องค์การต้องการ ผู้เขียนแนะนำให้ไปดูในรายละเอียดของเกณฑ์การคัดเลือกใบสมัครเพิ่มเติม เพราะสามารถเป็นแนวทางในการตรวจสอบผู้สมัครที่ผ่านเกณฑ์ที่องค์กรต้องการ
- การสอบคัดเลือก เป็นขั้นตอนที่หลายองค์การ โดยเฉพาะหน่วยงานที่มีขนาดกลางและขนาดใหญ่ให้ความสำคัญมาก เนื่องจากมีความเชื่อว่าการสอบที่ได้รับการวางแผนอย่างดีมีความถูกต้องและเชื่อถือได้จะสามารถแสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับงาน ตลอดจนสามารถจำแนกความแตกต่างระหว่างบุคคลที่มีความเหมาะสมกับงานนั้น ๆ กับบุคลที่ขาดคุณสมบัติได้ในระดับหนึ่งแต่ในความเป็นจริงเป็นการยากสิ้นเปลืองเวลาและค่าใช้จ่ายที่จะสร้างข้อสอบที่สามารถวัดผลและประเมินพฤติกรรมบุคคลได้อย่างถูกต้องทั้งหมด ดังนั้นผู้ทำหน้าที่คัดเลือกบุคลากรสมควรนำผลการทดสอบมาใช้ประกอบการพิจารณาการคัดเลือกบุคคลร่วมกับข้อมูลอื่นที่มี เพื่อให้สามารถคัดเลือกบุคคลที่มีความเหมาะสมกับงานได้ตามที่องค์การต้องการ
- การสอบสัมภาษณ์ มีเป้าหมายให้ผู้ทำการคัดเลือกมีความเข้าใจในคุณลักษณะโดยรวมของผู้สมัครงานที่ขั้นตอนอื่นไม่สามารถตรวจสอบได้อย่างชัดเจน เช่น ความรู้ ความสามารถในการติดต่อสื่อสาร บุคลิกภาพ ทัศนคติ และการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เป็นต้น เพื่อนำมาใช้ประกอบการพิจารณาว่าผู้สมัครคนใดมีความเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่สุด
การสอบสัมภาษณ์เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ เนื่องจากเป็นงานที่ละเอียดอ่อน ต้องอาศัยความรู้ ทักษะ ประสบการณ์ และความสามารถเฉพาะตัวของผู้ทำการสัมภาษณ์ ในการผสมผสานปัจจัยต่าง ๆ การจับประเด็น การวิเคราะห์ และการตัดสินใจเพื่อให้การสัมภาษณ์บรรลุวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพ - การสอบประวัติ ต้องการที่จะตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นจริงเกี่ยวกับผู้สมัคร โดยองค์การจะทำการตรวจสอบจากข้อมูลอ้างอิงที่มีในขั้นตอนการรับสมัครตั้งแต่ ครอบครัว การศึกษา การทำงาน ประวัติอาชญากรรม ตลอดจนทำการตรวจสอบจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ เช่น สถาบันการศึกษา ที่ทำงานปัจจุบันและที่ทำงานเก่า กรมตำรวจหรือหน่วยราชการอื่น เพื่อให้แน่ใจว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติถูกต้องตามที่องค์การต้องการและไม่มีแนวโน้มที่จะก่อให้เกิดปัญหาแก่องค์การในอนาคต การให้ความสำคัญและความละเอียดรอบคอบกับขั้นตอนนี้จะขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน โดยงานที่ต้องการความรับผิดชอบและความซื่อสัตย์จะให้ความสำคัญกับขั้นตอนนี้เป็นอย่างมาก เช่น นักบัญชี พนักงานธนาคาร หรือข้าราชการ เป็นต้น
- การตรวจสุขภาพ เป็นขั้นตอนเกือบสุดท้ายในกระบวนการคัดเลือกบุคลากร โดยที่การตรวจสุขภาพจะดำเนินการกับบุคคลที่ผ่านการทดสอบ การสัมภาษณ์ และการตรวจประวัติแล้ว เนื่องจากขั้นตอนนี้จะสิ้นเปลืองทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงจึงสมควรนำมาใช้ในขั้นตอนท้ายของการคัดเลือก เพื่อตรวจสอบความเหมาะสมก่อนการตัดสินใจขั้นสุดท้าย โดยที่เหตุผลสำคัญในการตรวจสุขภาพมีดังต่อไปนี้
1. เพื่อคัดบุคคลที่มีสุขภาพไม่เหมาะสมกับการปฏิบัติงานออกไป จากกระบวนการคัดเลือก เนื่องจากงานบางประเภทต้องการบุคคลที่มีสภาพร่างกายแข็งแรง มีความปกติ หรือมีคุณสมบัติพิเศษทางกายภาพ
2. เพื่อป้องกันค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นขององค์การ เนื่องจากบุคคลที่อาจจะมีโรคประจำตัว หรือสุขภาพที่ไม่แข็งแรงก่อนเข้าร่วมงานกับองค์การ ถ้าองค์การรับบุคคลดังกล่าวเข้าร่วมงานโดยมิได้ทำการตรวจสุขภาพอย่างละเอียด อาจทำให้องค์การต้องเสียค่าใช้จ่ายในการรักษาพยาบาลโดยไม่จำเป็น หรือ ถ้าบุคคลมีสภาพร่างกายที่ไม่เหมาะสมกับงานบางประเภทอาจที่จะก่อให้เกิดอุบัติเหตุและความสูญเสียขึ้นแก่องค์การ
3. เพื่อป้องกันการแพร่ระบาดของโรคติดต่อภายในองค์การ เนื่องจากโรคติดต่อสามารถที่จะแพร่ระบาดได้ในที่สาธารณะ ดังนั้นเมื่อรับบุคคลที่เป็นโรคติดต่อเข้าร่วมงานกับองค์การก็อาจทำให้บุคลากรที่ทำงานอยู่เดิมได้รับเชื้อไปด้วยซึ่งจะส่งผลกระทบต่อองค์การทั้งในด้านค่าใช้จ่าย ขวัญและกำลังใจของบุคลากร และผลิตภาพโดยรวม - การคัดเลือกขั้นสุดท้าย การคัดเลือกขั้นสุดท้ายจะดำเนินการ โดยบุคคลหรือคณะบุคคลหรือบางองค์กรเรียกว่า คณะกรรมการสัมภาษณ์ เป็นผู้ซึ่งที่มีอำนาจหน้าที่ในการคัดเลือกบุคลากร เพื่อตัดสินใจว่าจะรับบุคคลที่ผ่านกระบวนการทั้งหมดเข้าร่วมงานกับองค์การหรือไม่ โดยการพิจารณาข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนต่าง ๆ ของกระบวนการคัดเลือกบุคลากร โดยอาจให้ความสำคัญกับบางปัจจัยในการคัดเลือก เช่น บุคลิกภาพ การศึกษาและการฝึกอบรม สติปัญญา ทักษะทางกายภาพ ความถนัด ประสบการณ์ หรือคุณสมบัติอื่นตามแต่ลักษณะงาน
ปกติการคัดเลือกขั้นสุดท้ายมักจะให้อำนาจในการตัดสินใจแก่หัวหน้างานโดยตรง เนื่องจากหัวหน้างานจะเป็นบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งมีความรับผิดชอบต่อผลการดำเนินงานของหน่วยงานและบุคคลที่เขาบริหารงานอยู่ - การรับเข้าทำงาน เมื่อตัดสินใจรับบุคคลเข้าทำงาน องค์การจะทำการจัดบุคคลเข้าสู่ตำแหน่งงานต่างๆตามความความต้องการ โดยในช่วงแรกอาจที่จะมีระยะเวลาทดลองงาน (PORBATION RERIOD) เพื่อทำการตรวจสอบและประเมินผลว่าบุคคลนั้นสามารถปฏิบัติงานได้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของงานและขององค์การเพียงใด
- การบรรจุบุคคลากร ถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการคัดเลือกพนักงาน โดยส่วนใหญ่ขั้นตอนนี้ องค์กรแต่ละองค์กรจำกฎเกณฑ์ที่แตกต่างกันไป ซึ่งบางองค์กรอาจจะมีระยะเวลาการทดลองงานที่แตกต่างกันออกไป ตามความเหมาะสมที่องค์กรได้กำหนดไว้ในข้อบังคับของพนักงาน เช่น ระยะเวลาที่องค์กรกำหนด 90 วัน 120 วัน 180 วัน เป็นต้น
ขั้นตอนนี้ ถือว่าเป็นการตรวจสอบ กระบวนการทั้งหมดที่กล่าวมาแล้ว ถ้ามีการผิดพลาดหรือพบข้อสงสัย องค์กรยังมีระบบการทดลองงานไว้เพื่อเป็นแนวทางในการตรวจสอบและดูพฤติกรรมพนักงาน ในช่วงเวลาดังกล่าวที่ได้กล่าวมาทั้งหมดเป็นขั้นตอนการคัดเลือกพนักงานที่มาจากภายนอก ซึ่งองค์กรจะดำเนินการเสียเป็นส่วนใหญ่ แต่กระบวนการสรรหาคัดเลือกจากแหล่งภายในองค์กร นั้นส่วนใหญ่ไม่ค่อยนิยมทำกันเพราะว่า แต่ละหน่วยงานไม่ค่อยให้ความสำคัญและไม่ค่อยปล่อยคนในสังกัดของตนเอง ที่ปฏิบัติงานดีอยู่แล้ว เข้ามาร่วมในกระบวนการสัมภาษณ์ตามที่พนักงานต้องการ จึงไม่ค่อยได้รับความนิยม
กระบวนการสรรหาและคัดเลือกพนักงานจากแหล่งภายใน องค์กรไม่จำเป็นต้องผ่านกระบวนการขั้นตอนแรก การต้อนรับผู้สมัคร การสัมภาษณ์เบื้องต้น การตรวจสุขภาพก่อนเข้าทำงาน การสอบประวัติ เป็นต้น สำหรับองค์กรใหญ่ๆ ที่มีการสัมภาษณ์พนักงานที่ปฏิบัติงานในองค์กรแล้ว ให้ใช้หลักเกณฑ์การรับพนักงานที่เป็นพนักงานดาวเด่น ซึ่งหลักเกณฑ์การพิจารณาพนักงานที่เป็น Talent ขององค์กรจะต้องประกาศให้พนักงานทั่วทั้งองค์กรได้รับทราบโดยทั่วกัน
คณะกรรมการพัฒนาศักยภาพพนักงาน จะเป็นผู้พิจารณาคุณสมบัติของพนักงาน ซึ่งโดยทั่วไปจะกำหนดอายุการทำงานของพนักงานอย่างน้อย 3 ปีขึ้นไป จะถูกเสนอเข้ามาเป็นพนักงานที่มีศักยภาพสูง สาเหตุที่ต้องมีอายุงานอย่างน้อย 3 ปี ก็เพราะว่าในช่วงเริ่มต้นพนักงานทำงานมาทำงานใหม่ๆ ยังไม่สามารถบอกได้ว่า พนักงานจะเป็นคนดีที่แท้จริง ต้องมีการเก็บข้อมูลการประเมินผลงานย้อนหลังประกอบการพิจารณา เพื่อให้เกิดความมั่นใจ ได้ว่าพนักงานมีการปฏิบัติงานดี มีความอย่างสม่ำเสมอ ตามหัวข้อด้านล่าง
- Personal Characteristics
- การยึดมั่นในอุดมการณ์ของบริษัท
- การประกอบธุรกิจอย่างมีจริยธรรม
- การประพฤติปฏิบัติอย่างสุจริตและมีคุณธรรม
- Leadership Characteristics
- ความเป็นผู้นำและการสร้างทีมงาน
- ความมีวิสัยทัศน์และกลยุทธ์เชิงธุรกิจ
- ความสามารถที่จะทำงานในสภาวะกดดัน
- ความยืดหยุ่นและการปรับตัว
- Managerial Characteristics
- ความสามารถในการใช้ดุลยพินิจและการตัดสินใจ
- ความสามารถเชิงวิเคราะห์และการสร้างสรรค์สิ่งใหม่
- ความรอบรู้และจิตสำนึกด้านการตลาด
- ความมุ่งมั่นสู่ประสิทธิภาพและผลสำเร็จ
จะเห็นได้ว่าในหัวข้อแรกของการเมิน ด้าน Personal Characteristics หัวข้อย่อยเรื่องการประพฤติปฏิบัติอย่างสุจริตและมีคุณธรรม จะนำเรื่องหัวข้อของคนดี 10 ประการมาเป็นตัวประเมินผลด้วย ถ้าไม่ผ่านในหัวข้อแรกนี้ พนักงานดังกล่าวจะไม่มีสิทธิประเมินในหัวข้อถัดไปอีกได้เลย การประเมินทั้งสามหัวข้อจะเป็นการประเมินศักยภาพที่เข้มข้น โดยเริ่มตั้งแต่หัวข้อแรก ซึ่งผู้ที่มีหน้าที่นำเสนอคือ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลกับผู้จัดการสายงานที่รับผิดชอบ จะมีผู้พิจารณากลั่นกรองพนักงานดังกล่าวว่าผู้ที่ได้ผ่านการคัดเลือกว่ามีใครบ้างหลังจากนั้น จะนำรายชื่อเข้าสู่กระบวนการพิจารณาคุณสมบัติในหัวข้อที่ 2 Leadership Characteristics โดยคณะกรรมการพัฒนาศักยภาพที่ถูกแต่งตั้งขึ้นโดย กรรมการผู้จัดการบริษัท เป็นผู้พิจารณา ถ้าพนักงานที่ผ่านการพิจารณาในกรรมการชุดนี้แล้วจะใส่อักษรย่อว่า A ซึ่งย่อมาจาก ACCEPTABILITY ผ่านการยอมรับจากหน่วยงานต่างๆ ไม่ว่าจะมีการประสานงาน การสร้างความสัมพันธ์ และการทำงานร่วมกับผู้อื่น ซึ่งหัวข้อนี้จะเน้นเรื่องของการ เก่งคน ถ้าจะมีการปรับระดับพนักงานขึ้นสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นจะต้อง ผ่านการประเมินในหัวข้อที่ 3 คือ Managerial Characteristics ซึ่งในหัวข้อนี้จะมุ่งเน้นไปที่ การบริหารจัดการให้งานประสบความสำเร็จ การ เก่งงาน มีความมุ่งมั่นให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย สามารถควบคุมการจัดระบบงาน การมองการณ์ไกล และการสร้างงานใหม่ เมื่อผ่านการประเมินจากคณะกรรมการแล้วให้ใส่อักษรย่อว่า C ซึ่งย่อมาจาก CAPABILITY
กล่าวโดยสรุปพนักงานที่ผ่านการประเมินจากคณะกรรมการ จะประกอบไปด้วย C , A ,CA องค์กรจะพิจารณาพนักงานที่ได้รับการประเมินศักยภาพ CA ก่อน จึงจะสามารถเข้าสู่กระบวนการสัมภาษณ์ในขั้นตอนสุดท้าย และการบรรจุเข้าทำงาน สำหรับพนักงานที่ถูกประเมินเป็น C และ A ก็จะต้องพัฒนาศักยภาพขึ้นให้ได้เป็น CA จึงจะได้พิจารณาเข้ามาเป็น ตัวเลือกในการเข้าสู่กระบวนการสัมภาษณ์ขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งวิธีการสรรหาและคัดเลือกจากกระบวนการภายในนี้ ส่วนใหญ่ผู้บริหารจะเห็นผลงาน ทักษะ ความสามารถในการทำงานที่ผ่านมาค่อนข้างดีอยู่แล้ว จึงพร้อมที่จะสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว เพราะสามารถเห็นข้อมูลในเบื้องต้น ทั้งในด้านการปฏิบัติงานและ การยอมรับในองค์กร ส่วนนี้จะมีส่วนช่วยให้องค์กรได้พิจารณารับคนให้เหมาะสมกับงานยิ่งขึ้น แต่ข้อเสียอย่างที่เคยกล่าวมาแล้วคือ พนักงานปฏิบัติงานที่อื่นมาแล้ว จะต้องเสียเวลามาเริ่มปฏิบัติงานใหม่ที่ ตำแหน่งใหม่ ในบริษัทเดียวกัน การยอมรับจากพนักงานด้วยกันจะไม่ค่อยมี และข้อเสียอีกประเด็นหนึ่งก็คือ พนักงานที่ไม่ค่อยจะเชื่อฟังผู้บังคับบัญชา ในหน่วยงานเดิม จะหาเหตุ เป็นข้ออ้าง เพื่อจะย้ายมาทำงานที่แผนกอื่นได้เช่นกัน ผู้บริหารควรจะพิจารณาเรื่องนี้อย่างรอบคอบให้ดีเสียก่อน
ข้อดี ถ้าองค์กรมีมุมมองเรื่อง การเจริญเติบโตของพนักงานที่มีศักยภาพ เตรียมความพร้อมของตนเองที่ก้าวสู่ในตำแหน่งที่พนักงานชอบ ก็จะเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้องค์กรได้รับประโยชน์ เพราะพนักงานจะทำในสิ่งที่ตนเองรักและชอบให้ดีที่สุด และมักจะประสบความสำเร็จตามมาเช่นกัน สิ่งที่ผู้เขียนมีมุมมองเพิ่มเติมอีกข้อหนึ่งคือ ขวัญและกำลังใจของพนักงานที่จบต่ำว่าปริญญาตรี ได้มีโอกาสได้ไปศึกษาต่อในระดับปริญญาตรีและจบมาไม่สามารถไปเทียบโอนตำแหน่งงานได้ ซึ่งพนักงานบางคนในองค์กร ทำงานไปด้วยและถือโอกาสได้ศึกษาต่อไปด้วยอาจจะใช้เวลาศึกษาค่อนข้างนาน แต่พนักงานเหล่านี้มีความมานะ อดทน มีความพยายามในการใฝ่ความรู้ให้กับตนเอง สมควรที่จะได้รับการยกย่องและให้เกียรติ บริษัทควรส่งเสริมให้พนักงานดังกล่าว ได้มีโอกาสได้พัฒนาศักยภาพขึ้นมาเป็นหัวหน้างาน ดีกว่ารับพนักงานจากภายนอกองค์กร ที่ผู้บริหารก็ไม่ทราบประวัติว่า ที่ผ่านมามีผลงานเป็นอย่างไร ต้องมาผ่านกระบวนการสัมภาษณ์ และกระบวนการทดลองงาน อีก ซึ่งเป็นการเสียเวลาไปโดยใช่เหตุ
การรับพนักงานที่เป็นแหล่งภายใน ถ้ามองแล้ว ถ้ามองในภาพรวม จะเป็นผลดีมากกว่าผลเสีย แต่บริษัทส่วนใหญ่ไม่ค่อยนิยมทำกัน เพราะมีกระบวนการที่ยุ่งยากซ้ำซ้อน และมองว่าหาคนภายนอกง่ายดี และนิสัยคนไทยที่เป็นวัฒนธรรมไม่ค่อยยอมรับพนักงานคนที่เป็นคนภายในองค์กรเดียวกัน และไม่ค่อยส่งเสริมเพื่อนให้มีความก้าวหน้า ถ้าหัวหน้าพิจารณารับพนักงานที่เป็นบุคคลกรภายใน บางครั้งส่งผลให้พนักงานภายในที่เป็นเพื่อนรุ่นเดียวกัน มีผลกระทบด้านจิตใจ จึงเป็นเหตุผลหนึ่งที่ องค์กรไม่ค่อยนิยมรับพิจารณาบุคคลกรภายใน
สิ่งที่จะแก้ไขการยอมรับจากเพื่อนร่วมงาน เมื่อมีการรับคนภายในขึ้นมาเป็น พนักงานอีกประเด็นหนึ่งที่องค์กรนิยมทำกันคือ ถ้ามีการรับพนักงานพิจารณาที่เป็นพนักงานภายในองค์กรเดียวกัน ให้ส่งพนักงานท่านนั้น ไปอยู่ที่สาขาอื่น อีกจังหวัดหนึ่ง เพื่อเป็นการช่วยเหลือพนักงานในส่วนของการยอมรับจากเพื่อนร่วมงานในองค์กรเดียวกันได้
ประเด็นที่น่าสนใจอย่างหนึ่ง เรื่อง ของการยอมรับ พนักงานในองค์กรที่มีประเมินด้านการยอมรับสูง แต่เมื่อถูกปรับขึ้นไปอีกตำแหน่งหนึ่งภายในองค์กรเดียวกัน จะถูกต่อต้านจากพนักงานที่เป็นเพื่อนรุ่นเดียวกัน เพราะว่าก่อนถูกพิจารณาพนักงานมีความเป็นกันเองกับทุกคน เพื่อนชวนไปไหนไปกัน ร่วมงานทุกครั้งที่เป็นงานสังคม แต่เมื่อก้าวขึ้นอีกตำแหน่งหนึ่งที่ต้องมาบังคับบัญชา ให้คุณให้โทษเพื่อนร่วมงาน ก็จะทำให้เพื่อนที่เคยเที่ยว เคยเมาด้วยกัน เกิดความไม่มั่นใจในการบริหารและบังคับบัญชา ซึ่งนำมาถึงเรื่อง การดูแลและการบังคับบัญชา ผู้บริหารองค์กรจะมีส่วนช่วยให้พนักงานที่มีศักยภาพ ได้มีโอกาสได้แสดงฝีมือในการบริหารในส่วนนี้ด้วย
ที่กล่าวมาข้างต้นเป็นกระบวนการของวิธีการคัดเลือกพนักงานเข้าสู่องค์กร ทั้ง 10 ขั้นตอนบางตำราอาจจะมีชื่อเรียกที่แตกต่างกันออกไป แต่ในเนื้อหาโดยรวมแล้วจะอยู่ในภาพรวมของขั้นตอนทั้งหมดนี้ ซึ่งบางองค์กรอาจมีแนวคิดในการปรับปรุงวิธีการคัดเลือกให้มีความเหมาะสมของแต่ละองค์ไป โดยมุ่งเน้นให้ผู้สมัครเกิดความรู้สึกที่ดี และดึงดูดให้คนภายนอกเขามาสู่องค์กรได้มากขึ้น เช่น บางองค์กรมีการปรับวิธีการคัดเลือก จากเมื่อก่อนนี้ที่ใช้ระยะเวลาหลายวัน มาให้เหลือเพียง 2 วัน หรือใช้ระบบเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการคัดเลือกในองค์กรมากขึ้น เช่น ให้มีการสัมภาษณ์ผ่าน Web และการสมัครงานผ่านทาง Internet เป็นต้น
ดร.กฤติน กุลเพ็ง กรรมการผู้จัดการ บริษัท ไอโอดีคอนเซาท์ติ้ง แอนด์เทรนนิ่ง จำกัด
วิทยากรและที่ปรึกษา ให้กับภาครัฐและภาคเอกชน ID line: krittin6
