ผู้เขียนเชื่อว่า นักบริหารงานบุคคลสมัยใหม่ มีทั้งเทคโนโลยี มีความอุปกรณ์สะดวกและมีความพร้อมในทุกๆด้าน มากกว่า นักบริหารงานบุคคลเมื่อสมัยก่อน แต่กลับละเลยในสิ่งที่เป็นเรื่องเล็กๆน้อยๆ แต่มีผลมีมูลค่าทางจิตใจสำหรับผู้สมัครงานเป็นอย่างมาก และจากการที่ได้สอบถามผู้สมัครหลายคนที่ไม่ผ่านการสัมภาษณ์โดยส่วนใหญ่ ไม่เคยได้รับหนังสือและโทรศัพท์แจ้งมายังผู้สมัครเลยว่า ท่านไม่ผ่านการสัมภาษณ์ รอให้ผู้สมัครที่นั่งรองานมาเป็นร่วมเดือน ต้องโทรศัพท์มาสอบถาม จึงจะทราบข้อมูลว่าผลการสัมภาษณ์ไม่ผ่าน หรือรับผู้สมัครคนอื่นมานั่งทำงานแล้วเป็นเดือน
ในการบริหารงานบุคคลในยุคก่อน หัวหน้าจะต้องมีการสอนงานในเรื่องนี้เป็นอันดับแรก ว่าจะต้องมีกระบวนการทำงานอย่างไรบ้าง โดยเริ่มตั้งแต่พิมพ์จดหมายเชิญการสัมภาษณ์งานที่สำนักงาน เพราะเมื่อสมัยก่อนไม่มีโทรศัพท์เหมือนปัจจุบัน ต้องใช้เวลาในการสัมภาษณ์ในแต่ละครั้งอย่างรวดเร็วประมาณ 1 เดือน เพราะว่าต้องรอตอบรับจากผู้สมัครที่ได้ส่งจดหมายมาที่บ้าน การส่งจดหมายต้องส่งแบบลงทะเบียนทุกครั้งเพราะป้องกันการสูญหายและผู้สมัครไม่ได้รับ จดหมายดังกล่าว ต้องมีกระบวนการจัดเก็บในแฟ้มประวัติไว้ทุกคน เพื่อเป็นหลักฐานในการเรียกตัวผู้สมัคร เพราะบริษัทจะต้องเริ่มเช็คตั้งแต่ การรับจดหมาย การติดต่อกลับ และการมาสัมภาษณ์ตามวันและเวลาหรือไม่
เมื่อผู้สัมภาษณ์ตอบรับการมาสัมภาษณ์งานในองค์กร ทางเจ้าหน้าที่บุคคล ต้องเตรียมจัดรถเพื่อรับและส่งผู้สมัครไปยัง สถานีรถไฟ และสถานีรถ บขส. กรณีที่อยู่ต่างจังหวัด ยิ่งกว่านั้น ถ้ามีการสัมภาษณ์ที่เกินเวลาเที่ยง บริษัทจะต้องจัดหาอาหารกลางวันให้กับผู้สมัครอีกด้วย นั่นคือขั้นตอนการทำงานที่จะต้องเตรียมการไว้ล่วงหน้า
หลังจากการสัมภาษณ์เสร็จในแต่ละคน เจ้าหน้าที่บุคคลจะต้องเตรียมรถไว้ส่งผู้สมัครและคอยอำนวยความสะดวกให้กับผู้สมัคร เมื่อสัมภาษณ์เสร็จแล้ว ความละเอียดมากกว่านั้น นักบริหารงานบุคคลจะต้อง รู้ข้อมูลเชิงลึก สำหรับผู้สมัครแต่ละคนด้วยว่า คนใดที่บ้านอยู่ไกล ต้องใช้ระยะเวลาในการเดินทางกลับบ้าน ต้องอำนวยความสะดวกเรื่อง คิวการสัมภาษณ์ให้เหมาะสมอีกเช่นกัน เพราะว่า ถ้าคณะกรรมการสัมภาษณ์ ใช้เวลามากเกินไป ผู้สมัครไม่สามารถเดินทางกลับบ้านได้ ก็อาจจะเป็นปัญหาได้
พอมาถึงกระบวนการแจ้งผลการสัมภาษณ์อีกเช่นกัน หัวหน้าฝ่ายบุคคลจะต้องกำชับเรื่องนี้ว่าเมื่อสัมภาษณ์เสร็จแล้ว ต้องแจ้งให้ผู้สมัครทุกคนทราบว่าให้มาฟังผลการสัมภาษณ์ในวันใด และด้วยวิธีการใด อาจจะแจ้งผลด้วยการโทรแจ้งทางโทรศัพท์ ทางระบบ Internet และผ่านระบบ web ของบริษัท นี่ผู้เขียนพูดถึงกระบวนการในปัจจุบัน แต่เมื่อสมัยก่อนไม่มีอุปกรณ์อำนวยความสะดวกเหล่านี้เลย นักบริหารงานบุคคล จำเป็นที่จะต้องแจ้งทางจดหมายลงทะเบียนถึงผู้สมัครรายบุคลเท่านั้น ระบบการขนส่งก็ยังไม่เจริญเหมือนในยุคปัจจุบันนี้ จำนวนวันการเดินทางของจดหมายก็อาจจะล่าช้าไปบ้าง ก็จะส่งผลต่อการได้รับจดหมายของผู้สมัคร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กลับสภาพแวดล้อมของภูมิอากาศในช่วงนั้น
เนื้อหาหรือข้อความในการแจ้งผลการสัมภาษณ์ ก็เป็นสิ่งสำคัญ ที่จะต้องใช้สำนวนให้ดี ตัวอย่างเช่น
กรณีไม่ผ่านการสัมภาษณ์
เรียน คุณสมัคร รักเรียน
ตามที่บริษัทได้เชิญท่านเข้ารับการสัมภาษณ์ในวันที่ ………………………….เวลา…………….. ณ สำนักงานบริษัทไปแล้วนั้น ทางบริษัทขอแสดงความยินดีจะแจ้งให้ท่านทราบว่า ตำแหน่งงาน ที่ท่านสมัครไว้นั้น ทางคณะกรรมการสัมภาษณ์ได้พิจารณาแล้วว่า ยังหาตำแหน่งที่เหมาะสมกับคุณสมบัติของท่าน ไม่ได้
บริษัทต้องขอขอบคุณและหวังเป็นอย่างยิ่งว่า จะได้รับการพิจารณาจากท่านอีกครั้ง เพื่อเชิญเข้ามาได้รับการสัมภาษณ์ ในตำแหน่งที่เหมาะสม สำหรับบริษัทของเรา ในอันดับต่อไป
(……………………………..)
นายองอาจ เดชกำแหง
ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
จะเห็นได้ว่านักบริหารงานบุคคลสมัยใหม่ ไม่ค่อยได้ใส่ใจในเรื่อง ที่จะแจ้งผลการสัมภาษณ์พนักงานที่ไม่ผ่านการสัมภาษณ์ของบริษัท ซึ่งถูกมองว่า ถ้าผู้สมัครเห็นว่านานเกินไปก็จะรู้เองว่าไม่ผ่านการสัมภาษณ์อย่างแน่นอน แต่นักบริหารงานบุคคลต้องคิดถึงผู้สมัครที่ตั้งใจและมีความฝันอย่างสูงสุดว่า ถ้าผู้สมัครเห็นว่าองค์กรของเราเป็นองค์กรในฝันสำหรับเขา และมีความตั้งใจที่จะสมัครงานในบริษัทของเราทุกครั้งที่มีตำแหน่งงานว่าง ก็จะเป็นมุมมองหนึ่งที่ ผู้บริหารควรจะเก็บผู้สมัครในลักษณะนี้ไว้ เพราะว่า เขามีความตั้งใจและอยากเข้ามาทำงานกับองค์กรของเราจริงๆ ถ้าได้ผู้สมัครในลักษณะนี้ ก็จะเชื่อมั่นได้ว่า ไม่อยากจะไปสมัครองค์ใดอีกแล้ว ควรจะพิจารณารับพนักงานดังกล่าวเข้าเป็นพนักงานบริษัท
ผู้เขียนมองว่า การที่เราเสียเวลาตอบกลับในกรณีที่ผู้สมัครไม่ผ่านการสัมภาษณ์ จะได้มูลค่าทางจิตใจและมององค์กรของเราในทางบวก ว่าบริษัทมีระบบและกระบวนการทำงานที่ดีเยี่ยม บุคลากรในองค์กรมีการปฏิบัติงานดี มีมนุษย์สัมพันธ์ อยากจะเข้ามาร่วมงานด้วย ซึ่งจะมีผลดีมากกว่าผลเสีย ถึงแม้ว่าจะเสียเวลาและเสียค่าใช้จ่ายไปบ้าง แต่องค์กรได้ชื่อเสียง ภาพพจน์ขององค์กรที่ตามมา มากมายหลายเท่า
ผู้เขียน ดร.กฤติน กุลเพ็ง ประสบการณ์ 25 ปี ทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์และพัฒนาองค์กร เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่ บริหารวัฒนธรรมองค์กร และ การ Implement Competency Model ให้กับองค์กรภาครัฐและเอกชน เป็นอาจารย์พิเศษ คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยบูรพา วิทยาเขตบางแสน
