เทคนิคการสัมภาษณ์งานแบบต่างๆ กระบวนการสอบสัมภาษณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละแห่ง อาจจะนำมาใช้ไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมกับสถานการณ์ในขณะนั้น ซึ่งในหัวข้อนี้ ผู้เขียนขออธิบาย ขั้นตอนกระบวนการสัมภาษณ์ที่องค์กรได้ใช้ปฏิบัติกัน โดยเริ่มตั้งแต่ การเปิดการสัมภาษณ์ การเข้าสู่เนื้อหาการสัมภาษณ์ และการปิดการสัมภาษณ์ พร้อมกันนั้น ผู้เขียนจะได้สอดแทรกเนื้อหา การสัมภาษณ์แบบต่างๆ เข้าไป เพื่อให้เกิดความเข้าใจยิ่งขึ้น จากที่ผู้เขียนเคยไปเป็นวิทยากรบรรยาย เรื่อง เทคนิคการสัมภาษณ์งาน คำถามที่ถูกถามจากผู้เข้าสัมมนาบ่อยครั้ง คือ อยากทราบกระบวนการสัมภาษณ์ตั้งแต่เริ่มแรกที่ผู้สมัคร ได้รับการสัมภาษณ์ ว่าจะมีขั้นตอนอย่างไร จะเริ่มตรงไหนก่อน จึงเป็นมูลเหตุส่วนหนึ่งที่ ผู้เขียนอยากนำไปเผยแพร่ ไว้เป็นข้อมูลในการสัมภาษณ์ อย่างคร่าวๆ ดังต่อไปนี้
- การเปิดการสัมภาษณ์
เป็นขั้นตอนแรกที่ ผู้ถูกสัมภาษณ์เข้ามาอยู่ตรงหน้า คณะกรรมการสัมภาษณ์ โดยทางปฏิบัติ คณะกรรมการจะเป็นผู้ทักทายผู้ถูกสัมภาษณ์ก่อน เช่น
” สวัสดีครับ คุณสมชาย วันนี้จะสมัครงานในตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บุคคล พี่ขออนุญาตแนะนำกรรมการสัมภาษณ์ของทีมว่ามีใครบ้าง โดยเริ่มตั้งแต่ ประธานสัมภาษณ์ และกรรมการสัมภาษณ์ (บางบริษัท อาจจะใช้ชื่อเล่นแทนชื่อจริง) นอกจากนั้น อาจจะอธิบาย หน้าที่ความรับผิดชอบคร่าวๆ ของตำแหน่งงานที่รับ ”
เมื่อแนะนำเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เชิญผู้ถูกสัมภาษณ์ ได้เล่าประวัติตนเองโดยสังเขป
“ เมื่อน้องทราบข้อมูลขององค์กรแล้ว กรรมการอยากให้น้อง ช่วยเล่าประวัติตนเอง โดยเริ่มที่ว่าเรียนจบมาจากที่สถาบันไหน ภูมิลำเนาบ้านเกิดอยู่ในจังหวัดใด เป็นบุตรคนที่เท่าไรของครอบครัว บิดามารดาประกอบอาชีพอะไร ปัจจุบันมีชีวิตอยู่หรือไม่ สิ่งที่ชื่นชอบระหว่างการเรียน คืออะไร เมื่อกรณีมีปัญหาจะปรึกษาใครเป็นอันดับแรก”
สิ่งที่อยากให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้พูดประโยคยาวๆ โดยไม่ต้องหยุดคั่นเลย ซึ่งเราจะได้สังเกตพฤติกรรมการพูด การนำเสนอ ท่วงทีวาจา ถ้าเราไม่บอกรายละเอียดก็จะทำให้ข้อความไม่ไหลลื่น เหมือนลักษณะถามแล้วตอบ จะทำให้สังเกตพฤติกรรมยาก
การเปิดการสัมภาษณ์ เป็นการสังเกต ดูพฤติกรรมผู้ถูกสัมภาษณ์ในช่วงแรก ว่าทักษะ ความสามารถ ในด้านการพูดจา ท่าทาง การยิ้มแย้มแจ่มใส และการนำเสนอว่าเป็นอย่างไร ซึ่งพฤติกรรมนี้คณะกรรมการดูได้จาก ประวัติที่ผู้ถูกสัมภาษณ์กรอกมาแล้วส่วนหนึ่ง จะเป็นการทวนสอบความถูกต้องว่า สิ่งที่พนักงานเขียนในใบสมัครมีความถูกต้อง ตามที่ผู้ถูกสัมภาษณ์พูดมาหรือไม่
- เนื้อหาการสัมภาษณ์
ในหัวข้อนี้ ต้องทำความเข้าใจกันก่อนว่า ในบางองค์กรที่มีการสัมภาษณ์ ด้วย competency ก็จะใช้ เครื่องมือที่เป็น core competency ขององค์กรมาใช้ในกระบวนการสัมภาษณ์ ดังเช่นที่กล่าวไว้ใน กระบวนการสัมภาษณ์ตาม core competency
ในกระบวนการสัมภาษณ์ดังกล่าว จะใช้เทคนิคการสัมภาษณ์ แบบ STAR Technique เข้าประกอบการสัมภาษณ์ เพื่อที่จะได้เนื้อหาที่มีความสมบูรณ์และ ชัดเจนยิ่งขึ้น แต่การสัมภาษณ์ในหัวข้อเนื้อหาการสัมภาษณ์ จะเป็นการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง ซึ่งจะต้องมีการจัดเตรียมตัวอย่างคำถามไว้ก่อน
Paul C. Green,2000 ได้แบ่งการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างไว้ 3 ประเภท คือ
2.1 Trait Interview การสัมภาษณ์ที่มีโครงสร้างคำถามเตรียมไว้ล่วงหน้า คำถามส่วนใหญ่จะมุ่งวัดคุณลักษณะที่สำคัญของผู้สมัคร เช่น ความคิดสร้างสรรค์ การตัดสินใจ การควบคุมอารมณ์ ซึ่งผู้สัมภาษณ์จะต้องเป็นผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในการสัมภาษณ์สูงคำถามทั้งหมดจะเป็นคำถามปลายเปิด ที่มุ่งวัดคุณลักษณะที่แท้จริงของผู้สมัคร จากการตอบคำถาม เช่น
“ เมื่อคุณต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่มีปัญหาและทำให้คุณมีอารมณ์กับมัน คุณจะสามารถแก้ไขปัญหาได้ โดยไม่มีอคติอย่างไร”
2.2 Behavioral Interview คำถามทั้งหมดจะเป็นคำถามปลายเปิดที่มุ่งถามพฤติกรรมการทำงานที่ผ่านมาของผู้สมัคร เช่น ต้องการวัด การให้ความสำคัญกับลูกค้า
“ยกตัวอย่างเหตุการณ์ที่คุณเคยเข้าไปมีส่วนช่วยเหลือลูกค้า แก้ไขปัญหาที่ลูกค้าไม่พึงพอใจ และผลที่ออกมาทำให้คุณเกิด ความภาคภูมิใจในการแก้ไขปัญหานั้น”
2.3 Situational Interview การสัมภาษณ์ที่คำถามจะมุ่งให้ผู้สมัคร ตอบคำถามเกี่ยวกับการรับมือหรือแก้ไขปัญหาในสถานการณ์หนึ่งๆ เช่น
“ สมมุติว่าลูกน้องคนหนึ่งของท่านซึ่งเป็นพนักงานขาย เป็นผู้มีอัธยาศัยดี และเป็นที่รักของเพื่อนๆ ทุกคน แต่เป็นผู้ที่มีผลงานอยู่ในระดับคงที่มา 2 ปี ท่านจะแก้ไขปัญหาเรื่องผลงานของลูกน้องคนนี้อย่างไร”
หัวข้อเนื้อหาการสัมภาษณ์ จะมุ่งเน้นไปที่ การจะทดสอบความรู้สึกของผู้สัมภาษณ์ ไม่ว่าจะทดสอบด้าน ความคิดสร้างสรรค์ การตัดสินใจ การควบคุมอารมณ์ การแก้ไขปัญหา และ การรับมือกับปัญหา ที่จะเกิดขึ้น
เมื่อคณะกรรมการทดสอบแต่ละหัวข้อเสร็จหมดแล้ว จะเป็นการเข้าสู่ กระบวนการของการปิดการสัมภาษณ์
- การปิดการสัมภาษณ์
เมื่อหมดคำถามแล้ว ประธานจะเป็นผู้ สอบถามคณะกรรมการทั้งหมดอีกครั้ง ว่ามีกรรมการท่านใดที่จะสอบถามเพิ่มเติมหรือไม่ ถ้าคณะกรรมการไม่มีคำถาม ประธานการสัมภาษณ์จะกล่าวต่อผู้ถูกสัมภาษณ์
เช่น “บริษัทขอขอบคุณที่ คุณสมชาย ได้เสียสละเวลามาให้กรรมการสัมภาษณ์ในวันนี้ ไม่ทราบว่า จะมีอะไรที่จะสอบถามคณะกรรมการสัมภาษณ์เพิ่มเติมไหม ถ้าไม่มี บริษัทจะแจงผลการสัมภาษณ์งานในครั้งนี้ให้ท่านทราบภายในวันที่ ………….”
ดร.กฤติน กุลเพ็ง กรรมการผู้จัดการ บริษัท ไอโอดีคอนเซาท์ติ้ง แอนด์เทรนนิ่ง จำกัด
วิทยากรและที่ปรึกษา ให้กับภาครัฐและภาคเอกชน ID line: krittin6
