ในกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคลนั้น ถือว่าเป็นหน่วยงานแรกที่ต้องมีความเข้าใจและศึกษาขั้นตอนการทำงาน วัฒนธรรมขององค์กร และคุณสมบัติของคนที่จะรับเข้ามา เพื่อให้สอดคล้องกับตำแหน่งงานที่จะต้องรับ โดยส่วนใหญ่ก่อนที่ฝ่ายบุคคลจะรับพนักงานเข้ามาสู่องค์กร ซึ่งจะพิจารณาจาก
– ใบขออัตรากำลังพนักงาน ซึ่งหน่วยงานจะเป็นผู้เขียน บรรยายรายละเอียดความต้องการ คุณสมบัติของพนักงานในตำแหน่งงานนั้นเช่น เพศ ชาย/หญิง สามารถขับรถยนต์ได้ สามารถออกต่างจังหวัด และ มีความสามารถด้านโปรแกรม Excel จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
– จาก Job Specification ซึ่งแต่ละหน่วยงานได้จัดทำเอาไว้ ในแต่ละตำแหน่งงาน
– จาก แบบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ของพนักงานแต่ละตำแหน่งงาน
สิ่งที่หน่วยงานการสรรหาและคัดเลือกของบริษัท ต้องใช้เอกสารดังกล่าวข้างต้น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการคัดเลือกใบสมัคร ของผู้สมัครแต่ละคนที่มาสมัครงานจากเอกสารที่ ผู้เขียนได้กล่าวมาทั้งหมด เจ้าหน้าที่สรรหาและคัดเลือก จะต้องทำความเข้าใจในรายละเอียดของแต่ลำตำแหน่งงาน ว่าคุณสมบัติที่เขียนไว้ในแต่ละตำแหน่งงานนั้น ยังไม่เปลี่ยนแปลง ซึ่งองค์กรที่เกิดมานานๆ บางครั้งผู้บริหารไม่ได้ไป update ในกำหนดหน้าที่งาน ที่ได้จัดทำไว้เมื่อประมาณ 10 ปีที่แล้ว จึงทำให้ ต้องมาทำความเข้าใจ ของการรับพนักงานเสี่ยก่อน เพื่อที่จะได้รับพนักงานเข้าสู่องค์กรได้อย่างถูกต้อง
เมื่อเจ้าหน้าที่สรรหา ดำเนินการคัดเลือกสมัคร กรณีที่จะรับพนักงานทดแทน คนเดิมที่ได้ลาออกไป จะได้มีแนวทางในการสรรหาและคัดเลือกคนได้ถูกต้อง โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาไปขอข้อมูล จากต้นสังกัดใหม่ ซึ่งวิธีการนี้จะทำให้งานของบริษัทดำเนินไปตามขั้นตอนอย่างเป็นระบบ และไม่มีปัญหา เรื่อง การสรรหาและคัดเลือกแต่อย่างใด
นี่คือการใช้แบบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description ) มาเป็นเครื่องมือช่วย ในการสรรหาและคัดเลือกคน เข้าสู่องค์กร ซึ่งจะมีส่วนสัมพันธ์กัน ตามที่กล่าวมาข้างต้น ผู้บริหารระดับสูง ควรจะต้องวางระบบการทำงานไว้อย่างเป็นระบบตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อให้งานสรรหาและคัดเลือก ซึ่งเป็นด่านแรกของกระบวนการทำงานของ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ที่จะเป็นผู้กำหนดและชี้ชะตาองค์กร ว่าคนที่เข้ามานั้นเหมาะสมกับองค์กรหรือไม่
สำหรับองค์กรสมัยใหม่ที่ มีการ Implement เครื่องมือ competency เข้าไปในระบบเรียบร้อยแล้ว ก็จะยิ่งทำให้ หน่วยงานด้านการสรรหาและคัดเลือก สามารถนำในส่วนที่เป็น core competency ขององค์กร และได้นำไปใช้ และเขียนในแบบกำหนดหน้าที่งานแล้ว ก็จะสามารถพัฒนาด้านการสรรหาและคัดเลือกคนเข้าสู่องค์กร ได้ในอีกระดับหนึ่ง โดยการสัมภาษณ์พนักงานที่เข้าสู่องค์กร ตาม core competency อีกเช่นกัน
(บทความบางส่วนจากหนังสือ การจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งาน (JD) บนพื้นฐาน Competency ผลงานการเขียนโดย ดร.กฤติน ฉบับใหม่ล่าสุดติดตามได้ที่ www.krittin.in.th เดือน พ.ย.)
