แบบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ผู้เขียนควรมีความเข้าใจในความหมายของศัพท์อย่างท่องแท้เสียก่อนว่า แต่ละความหมายที่ได้เขียนลงไป หมายถึงอะไร ในบ้างครั้งการเขียนคำกริยายังบ่งบอกถึง ผู้ดำรงตำแหน่ง อีกด้วย ซึ่งได้มีการกล่าวไว้ในบทต้นๆ แล้ว เรื่อง การใช้คำกริยาให้เหมาะสมกับ ผู้ดำรงตำแหน่ง การเขียนแบบกำหนดหน้าที่งาน เมื่อได้กระทำอย่างเป็นระบบแล้ว จะทำให้ผู้อ่าน หรือผู้ที่มาตรวจทำการประเมินค่างาน สามารถบอกได้ว่า ผู้ปฏิบัติงานดำรงตำแหน่งอะไร มีค่างานอยู่ในระดับไหน และควรจะได้รับค่าจ้างอยู่ที่เท่าไร ฉะนั้นการเขียนแบบกำหนดหน้าที่งาน จึงเป็นสิ่งสำคัญ ตั้งแต่เริ่มต้น ถ้ามีการเขียนผิด และไม่ถูกต้อง จะส่งผลต่อผู้ดำรงตำแหน่งงาน และค่าของงานของตำแหน่งงานนั้นๆ และท้ายสุดจะส่งผลต่ออัตราค่าจ้าง ด้วยเช่นกัน
ผู้เขียน อยากให้ผู้ปฏิบัติงานและหัวหน้าที่เป็นผู้ตรวจสอบ ในการเขียนแบบกำหนดหน้าที่งาน ให้มีความเข้าใจในเรื่องความหมายของศัพท์ที่ใช้ ให้ถูกต้อง จึงได้ยกตัวอย่างคำกริยาที่ส่วนใหญ่ได้ใช้กันอย่างแพร่หลาย ดังต่อไปนี้
- กำกับ ให้คำสั่งว่าต้องทำอะไร โดยไม่ต้องชี้แจงรายละเอียดถึงวิธีการที่บรรลุผล การชี้แจงมีจำกัดเฉพาะนโยบาย กฎเกณฑ์ หรือตัวอย่างที่เคยมี และมีการตรวจสอบผลที่กระทำโดยไม่ต้องตรวจสอบวิธีที่กระทำ
- กำหนด ทำหรือสร้าง หรือรวบรวม แนวความคิดเพื่อให้ผู้อื่นนำไปปฏิบัติ ตัวอย่างเช่น ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคล กำหนดนโยบายการว่าจ้างพนักงานใหม่
- เก็บรักษา นำของไปไว้อย่างเป็นระเบียบเพื่อป้องกัน การสูญหาย และมีการสูญเสีย
จากการเก็บรักษา
- แก้ไข ปรับเปลี่ยนส่วนที่เสียให้คืนดีตามเดิม หรือดัดแปลงให้ดีขึ้น เช่น หัวหน้าแก้ไขหนังสือที่แต่งโดยผู้บังคับบัญชาก่อนพิมพ์ส่งให้ผู้จัดการลงนาม เป็นต้น
- ควบคุม ใช้อำนาจบังคับให้เป็น ไปตามแนวทางที่กำหนด เช่น ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด ควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่ายของแผนกต่างๆ ตามความจำเป็นในงานแต่ละโครงการ
- จัด เรียงให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ตามรูปแบบหรือแนวทางที่เหมาะสม
- จัดการ กระทำการให้เป็นไปตามทิศทางที่ต้องการ โดยการสั่งการ กำหนด และ/หรือ ดำเนินการให้บรรลุผลตามเป้าหมาย
- ช่วย สนับสนุนบุคคลอื่นด้วยการกระทำเพื่อให้บรรลุผลงาน การกระทำเพื่อสนับสนุนนั้น ไม่จำกัดเฉพาะที่ให้แก่ผู้บังคับบัญชาเท่านั้น เช่น ผู้จัดการงานบุคคล ช่วยผู้จัดการขาย ในการแก้ปัญหา การขาดงานของพนักงานขาย
- ดำเนินการ กระทำให้เกิดผลตามแนวที่กำหนด เช่น หัวหน้างานดำเนินการ ทางวินัย เมื่อลูกน้องกระทำผิด
- ดูแล เอาใจใส่ในการปกป้องรักษาเพื่อไม่ให้เกิดการผิดพลาดหรือสูญเสีย เช่น
ผู้จัดการ สาขาดูแลสินค้าในสาขา โดยการเดินตรวจสอบความเรียบร้อยทุกวัน
ก่อนเปิดร้าน
- ตรวจสอบ ทำความเข้าใจในรายละเอียด เพื่อค้นหาสิ่งผิดปกติ ในผลการกระทำ
ของบุคคลอื่น มีลักษณะเป็นการกระทำที่มุ่งหวัง ให้รู้ว่าผลการกระทำของบุคคลนั้น
ถูกต้อง ก่อนนำไปตัดสินใจในขั้นต่อไป
- ติดตาม การตรวจสอบความเคลื่อนไหว อยู่ตลอดเวลา ดูการเปลี่ยนแปลง
ทุกระยะ ตัวอย่าง เช่น พนักงานขายติดตามแผนการขายของคู่แข่งขัน
- เตรียม การเช็คความพร้อมก่อนนำไปใช้งาน ติดตามเหตุการณ์ด้วยการรวบรวม
หรือลำดับข้อมูล ให้มีความพร้อมอยู่เสมอ
- ทำ ก่อให้เกิดขึ้น โดยการประกอบของหลายอย่างให้เป็นอย่างเดียว ที่มีคุณลักษณะ
หรือประโยชน์ใช้สอยต่างจากเดิมก่อนการประกอบ เช่น พนักงานขายทำ
รายงาน ประจำเดือน โดยการเอาข้อมูลการขายของตนมารวบรวมลำดับเป็นรายงาน
- นัดหมาย แจ้งอีกฝ่ายล่วงหน้าว่าจะทำอะไร เมื่อใด และที่ใด อาจด้วยวาจา
หรือลายลักษณ์อักษร
- นำ ริเริ่มการกระทำเพื่อให้ผู้อื่นกระทำตามอย่าง เช่น ช่างนำผู้ช่วยช่างในการ
ประกอบชิ้นส่วนเครื่องจักร โดยช่างลงมือเป็นตัวอย่างให้ผู้ช่วยทำตาม
- บริหาร กระทำหลายอย่างเพื่อให้เกิดผลตามเป้าหมายเดียวกัน โดยเป็นผู้รับผิดชอบ
ต่อการกระทำเหล่านั้น
- บำรุงรักษา ตกแต่งให้เหมือนเดิม หรือเปลี่ยนชิ้นส่วนตามระยะเวลาการใช้งาน
เพื่อใช้งานได้เหมือนเดิม
- ประเมิน คำนวณหรือคาดคะเนจากประสบการณ์แล้วกำหนด คุณค่าสำหรับ
เป็นเกณฑ์วัด เช่น หัวหน้าประเมินผลการปฏิบัติงานลูกน้องในช่วงปีที่ผ่านมา
เพื่อหา ศักยภาพและความจำเป็นในการพัฒนาลูกน้องแต่ละคน
- ประสานงาน เรียบเรียงกิจการหรือ การกระทำของหลายคนให้เข้าหา
เป้าหมายอันเดียว เช่น ผู้จัดการบัญชีและการเงิน ประสานงานกับฝ่ายต่างๆ
ในการจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายประจำปีของบริษัท
- พัฒนา ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่สมบูรณ์ขึ้นเป็นลำดับ เช่น ผู้จัดการบัญชี
ได้พัฒนาการทำรายงานค่าใช้จ่าย โดยใช้ เครื่องคอมพิวเตอร์ ทำให้การออกรายงาน
ทำได้รวดเร็วและบรรลุข้อมูลได้มากขึ้น
- หมอบหมาย ยกหน้าที่และอำนาจให้กระทำแทนตนในสิ่งใดสิ่งหนึ่ง
โดยผู้กระทำแทนตนนั้น ต้องรับผิดชอบต่อผลการกระทำร่วมกับตนด้วย
- รวบรวม นำเอาสิ่งที่มีอยู่แล้วตามแหล่งต่างๆ มาไว้ด้วยกัน ให้เป็นสิ่งเดียวกัน
- รับผิดชอบ อยู่ในฐานะต้องยอมรับผลที่ดีหรือไม่ดีในกิจการที่ได้ กระทำไป
ไม่ว่าจะกระทำด้วยตนเอง หรือโดยบุคคลอื่นที่อยู่ใต้การควบคุม ระดับความ
รับผิดชอบจะแตกต่างกัน โดยขึ้นอยู่กับ
- ขอบเขตอำนาจที่มอบหมาย
- ผลกระทบของกิจ ที่กระทำที่มีต่อผลงาน
- มูลค่าที่กระทบจากการกระทำ ในเชิงตัวเงินที่เกี่ยวข้อง กับการกระทำนั้น
- รายงาน นำเอาสิ่งที่รู้เห็นมาเรียบเรียงแล้วแจ้ง ให้บุคคลอื่นทราบในสิ่งที่ตนรู้เห็น
- ริ่เริ่ม ทำให้มีขึ้นเป็นครั้งแรก เช่น ผอ.ฝ่ายการตลาด เริ่มโครงการเสริมสร้าง
ลูกค้าสัมพันธ์ใหม่ โดยให้พนักงานทุกคน ในบริษัทเข้าใจถึงวิธีต้อนรับลูกค้า
ที่เข้ามาในบริษัท
- วิเคราะห์ แยกแยะให้เป็นชิ้นส่วนอย่างมีขั้นตอน เพื่อค้นหา
ส่วนประกอบ ความสัมพันธ์ และคุณลักษณะอันเป็นที่มาของวัตถุหรือเหตุการณ์นั้น
- อนุมัติ ให้ความเห็นชอบขั้นสุดท้ายต่อสิ่งที่นำเสนอ ผู้เห็นชอบเป็นผู้มีอำนาจ
สิทธิขายแต่ผู้เดียว หากการเห็นชอบขั้นสุดท้าย ต้องกระทำมากกว่า 1 คน
ให้ใช้คำว่า “ร่วมอนุมัติ”
- ออกแบบ ยกร่างรายละเอียดต่างๆ ของสิ่งที่จะสร้างขึ้นใหม่ เพื่อให้ผู้ใช้เห็นชอบ
