ผู้เขียนจะขอเน้นการนำ Competency มาใช้กับ กระบวนการสรรหาและคัดเลือกพนักงานเข้าสู่องค์การเป็นประเด็นได้ดังนี้
การบริหารทรัพยากรมนุษย์ในสมัยใหม่ต้องไม่ยึดติดกับรูปแบบเดิมอีกต่อไป ต้องคิดเสมอว่าจะคิดหารูปแบบการบริหารที่สอดคล้องกับสังคมยุคใหม่ที่เปลี่ยน แปลงไปอย่างรวดเร็ว วีธีการหนึ่งที่องค์การสมัยใหม่ได้เตรียมวางแผนการบริหารการจัดการสรรหา คัดเลือกคนที่สอดคล้องและเหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์การ โดยเริ่มกระบวนการตั้งแต่การสรรหาและคัดเลือกคนเข้าวสู่องค์การ โดยอาศัย competency มาเป็นเครื่องมือหนึ่งในการรับคนเข้าสู่องค์การ ซึ่งบางบริษัทได้เริ่มวางแผนรับคนตั้งแต่อยู่ในรั้วมหาวิทยาลัย มีโอกาสได้สิทธิ์ในการคัดเลือกพนักงานก่อนองค์การอื่น หรือที่เรียกว่า การคัดเลือกพนักงานที่เป็นดาวเด่นที่ยังไม่จบจากมาหาวิทยาลัย (young Talent) ดำเนินการ road show ไปตามมหาวิทยาลัยให้นักศึกษาที่สนใจเข้ามามีส่วนร่วมในการทำกิจกรรมกลุ่ม ทดสอบบุคลิคภาพ และภาษา ผ่านกระบวนการสัมภาษณ์ การว่าจ้าง ซึ่งจะทำให้องค์การได้เห็นพฤติกรรม ทัศนคติ จากการที่นักศึกษาได้ทำกิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ โดยการสังเกตพฤติกรรมในช่วงเวลาที่อยู่ร่วมกัน ซึ่งผู้บริหารและทีมสัมภาษณ์ สามารถเห็นพฤติกรรมของพนักงานเช่น ภาวะผู้นำ การมีส่วนร่วม การช่วยเหลือผู้อื่น การแสดงออก ความเป็นนักคิดเชิงสร้างสรรค์ โดยจะทำให้องค์การได้คัดเลือกคนที่มีวัฒนธรรมที่สอดคล้องกับองค์การมากขึ้น ดีกว่าการที่เรียกพนักงานมาสัมภาษณ์ที่สำนักงานเพียงแค่ใช้เวลาไม่ถึง 15 นาที แล้วตัดสินใจเลือกพนักงานเข้าสู่องค์การ โอกาสที่เกิดความผิดพลาดในการคัดเลือกคนมีค่อนข้างสูง
องค์การสมัยใหม่จึงได้นิยมใช้รูปแบบในการคัดเลือกคนเข้าสู่องค์การโดยจัด ทำเป็นแผนการรับคนในระยะยาว และวางเรื่องการบริหารคนที่จะเป็นดาวเด่นในองค์การในอนาคตได้ด้วย ซึ่งจะขอเสนอรูปแบบการรับคนได้ตามรายละเอียดดังนี้
การคัดเลือกพนักงานเข้าสู่องค์การนั้น เราต้องเริ่มคัดเลือกตั้งแต่ยังศึกษาอยู่ใน มหาวิทยาลัย โดยวางแผนการสรรหาคัดเลือก พนักงานที่มีความรู้ ความสามารถดีของแต่ละสถาบันการศึกษา มากเข้ากระบวนการทดสอบ ความรู้ ทักษะต่างๆ รวมถึงขั้นตอนกระบวนการสัมภาษณ์ ว่าจ้างเข้ามาเป็นพนักงาน ซึ่งกระบวนการดังกล่าวทั้งหมด จะต้องใช้เวลาคัดเลือกเป็นเวลานาน โดยเชิญกลุ่มที่ถูกคัดเลือกเข้ามาทำกิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ เพื่อทดสอบ ทัศนคติ การทำงานร่วมกับผู้อื่น ความเป็นผู้นำ เป็นต้น แต่ละขั้นตอนก็จะมีคณะกรรมการคอยสังเกตพฤติกรรมผู้ถูกคัดเลือกตลอดพร้อม บันทึกพฤติกรรมแต่ละคนแล้วนำไปวิเคราะห์ว่าพฤติกรรมที่แสดงออกมานั้น เหมาะสมกับลักษณะองค์การแบบใดและพิจารณาความเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่มีอยู่ ในองค์การนั้นๆด้วย ซึ่งการคัดเลือกลักษณะนี้จะทำให้องค์การได้เลือกสรรพนักงานได้ถูกต้องและสอด คล้องกับวัฒนธรรมองค์การได้มากยิ่งขึ้น ถึงแม้จะใช้เวลาค่อนมากแต่ก็จะเป็นวิธีที่องค์การใหญ่ๆ ได้ใช้คัดเลือกพนักงานเข้าสู่องค์การ พนักงานที่ถูกคัดเลือกเมื่อเข้ามา ก็จะเข้าสู่กระบวนการวางแผน การพัฒนา ด้านความรู้เบื้องต้นของธุรกิจ และพัฒนาด้านอื่นๆ โดยจะมีระบบพี่เลี้ยงคอยให้ความช่วยเหลือ เพื่อดูแลส่งเสริมให้เป็นพนักงานดาวเด่นในอนาคตได้อย่างมีระบบ
จะเห็นได้ว่าองค์การใหญ่ๆที่พัฒนาแล้วเขาไม่ต้องรอกระบวนการพัฒนาของ องค์การ ที่จะทำให้พนักงานเป็นดาวเด่น (Talent Employees) ได้ องค์การสมัยใหม่เลือกใช้ การรับคนที่เป็นดาวเด่นก่อนที่จะเข้ามาอยู่ในองค์การ เพราะว่าไม่ต้องเสียเวลาในการพัฒนาให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายของบริษัท และสามารถเลือกคนที่เป็นดาวเด่น ที่มีความรู้ ความสามารถ และสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์การอีกด้วย เพราะฉะนั้นการคัดเลือกและสรรหาคนเข้าสู่องค์การจึงมีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อน กว่า กระบวนอื่นในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ผู้เขียนเห็นว่า กระบวนการสรรหาและคัดเลือกคนจึงต้องมีการพัฒนา ใช้เครื่องมือทำนาย การประเมินผลผ่านทดลองงาน และแบบทดสอบต่างๆก่อนเข้าทำงาน ควรจะพัฒนาเครื่องมือ Competency มาใช้กับ กระบวนการสรรหาคัดเลือกคนเข้าสู่องค์การ โดยคัดเลือกคนที่มีความสามารถหลักตามที่องค์การต้องการ จะทำให้พนักงานที่เข้ามาในองค์การมีความพร้อม ส่งผลให้กระบวนการพัฒนาและฝึกอบรม มีงานไม่มากนัก เพราะ Competency gap น้อยลง ซึ่งเกิดจาก กระบวนการสรรหาคัดเลือกที่มีระบบและเครื่องมือที่ดี อันส่งผลให้ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมน้อยลงตามไปด้วย พนักงานมีเวลาในการพัฒนางานที่ตัวเองตามลักษณะงานที่รับผิดชอบมากขึ้น ท้ายสุดจะส่งผลให้ประหยัดต้นทุนค่าใช้จ่ายขององค์การโดยรวม ประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น ซึ่งเป็นที่มาขององค์การที่มีประสิทธิภาพนั่นเอง
เมื่อคัดเลือกคนเข้าสู่องค์การแล้วกระบวนการถัดไปที่จะทำให้พนักงานเกิด ความรู้สึกที่ดีต่อองค์การคือ การสร้างเครื่องมือในการคัดเลือกบุคลากรให้เป็นระบบ ซึ่งจะขอนำเสนอตามรูปแบบของผังด้านล่างดังนี้
จากผังดังกล่าวจะเห็นได้ว่า การรับคนเข้ามาในองค์การต้องมี คำพรรณนาหน้าที่งานของแต่ละตำแหน่งอย่างชัดเจน เพื่อที่จะสัมภาษณ์คนได้สมรรถนะตามที่ต้องการ โดยมีเครื่องมือทำนายก่อนเข้าตำแหน่ง เช่น กระบวนการสรรหาคัดเลือกพนักงาน โดยการสังเกตพฤติกรรมและแบบทดสอบบุคลิกภาพ และแบบทดสอบความสามารถของตำแหน่งงานนั้นๆ แบบทดสอบต่างๆ ตามที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น ต้องมีความเที่ยงตรงและเชื่อถือได้ในระดับหนึ่ง หลังจากนั้นจึงมาผ่านกระบวนเครื่องมือบ่งชี้ความสำเร็จในการปฏิบัติงาน เมื่อเข้าปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งงานนั้นๆ ซึ่งมักจะเรียกว่า การประเมินผลการผ่านทดลองงาน(Probation) โดยจะมี่ระยะเวลาในการทดลองงานประมาณ 3 เดือน เครื่องมือบ่งชี้นี้จะต้องมีความยุติธรรม มีระบบทวนสอบเพื่อที่จะให้พนักงานที่ถูกประเมินได้รับข้อมูลและ Feedback มายังผู้บังคับบัญชาได้ องค์การที่ได้มาตรฐานโดยส่วนใหญ่ มักจะมีระบบพี่เลี้ยงคอยให้คำปรึกษาและเป็นผู้ประเมินอีกช่องทางหนึ่ง ซึ่งจะเป็นข้อมูลหนึ่งที่สามารถนำมาอ้างอิงได้
ผลการตัดสินใจ การประเมินบุคคลนั้น มีความสัมพันธ์ กับผลการปฏิบัติงานและผลการใช้เครื่องทำนาย ถ้ามีการใช้เครื่องมือทำนายที่ไม่ดี กล่าวคือปฏิเสธการให้งาน แต่ผลการปฏิบัติงานของพนักงานนั้นทำได้ดี แสดงว่า เราปฏิเสธคนเก่ง คนดี ออกไป เราก็เสียโอกาสในการรับคนดีเข้าสู่องค์การได้ ในทางกลับกันถ้าเรามีผลการใช้เครื่องมือที่เสนอให้งานในส่วนของพนักงานที่มี ผลการปฏิบัติงานไม่ดี เราก็รับคนไม่เหมาะสมเข้ามาในองค์การ ฉะนั้นการตัดสินใจการประเมินบุคคลที่องค์การอยากได้คือ การปฏิเสธถูกคน และ การรับพนักงานที่ถูกคนเข้ามาในองค์การแทบทั้งสิ้น
จะเห็นได้ว่า กระบวนการสรรหาและคัดเลือกคนเข้าสู่องค์การ ก็มีความสำคัญไม่น้อย ซึ่งเป็นกระบวนการในขั้นตอนแรกของการรับคน ฉะนั้นองค์การใหญ่ๆ จึงให้ความสนใจที่จะเพิ่มความพิถีพิถันในการรับคนมากยิ่งขึ้น ซึ่งการใช้เครื่องทำนายก่อนเข้าทำงาน มักจะใช้แบบทดสอบที่มีความสอดคล้องกับความสามารถหลัก ( Core Competency) ขององค์การ เมื่อพนักงานทุกคนผ่านเครื่องมือดังกล่าวมาแล้วทุกคน ก็จะสามารถวิเคราะห์ได้ว่า พนักงานที่จะเข้ามาสู่องค์การได้ ต้องกำหนดไว้เลยว่าต้องผ่านเครื่องมือทำนายในระดับ ดี(60% ขึ้นไป) จึงจะเข้ามาสู่องค์การนี้ได้ ซึ่งองค์การในยุคใหม่นี้มักจะเรียกว่า การรับคนให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์การนั่นเอง
ดร. กฤติน กุลเพ็ง
“ประสบการณ์ 25 ปี ทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์และพัฒนาองค์กร เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่บริหารวัฒนธรรมองค์กร และ การ Implement Competency Model ให้กับองค์กรภาครัฐและเอกชน ประสบการณ์ในการทำงานในเครือซิเมนต์ไทยมา 15 ปี เป็นอาจารย์พิเศษ สอนด้าน Human Resource Management มหาวิทยาลัยบูรพา วิทยาเขตบางแสน”
