เรื่องที่ผู้เขียนได้นำมาเป็นข้อมูลในการเรียนรู้ให้กับนักบริหารงานบุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบงานด้านการพัฒนาและฝึกอบรม ซึ่งเป็นหน่วยงานหนึ่งที่สังกัดฝ่ายทรัพยากรบุคคล แต่สิ่งที่อยากจะยกตัวอย่างให้เป็นอุทาหรณ์ สำหรับนักฝึกอบรมที่ทำงานในด้านนี้ จำเป็นที่จะต้องมีความรอบรู้ถึงการประสานงานและการมองการณ์ไกลไว้ด้วย ถ้าเรามาพิจารณาถึงเรื่องกระบวนการทำงานภายในองค์กร สมมุติว่าบริษัทมีการจัดฝึกอบรม Inhouse หลักสูตรหนึ่งภายในองค์กรจำเป็นที่จะต้องใช้วิทยากรภายนอก มาทำการฝึกอบรมให้นักฝึกอบรมก็ดำเนินการตามขั้นตอน โดยเริ่มตั้งแต่ขออนุมัติงบประมาณการจัดฝึกอบรมจากผู้บริหาร เมื่อผู้บริหารอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ก็จะมาถึงขั้นตอนการจัดเตรียมสถานที รายชื่อผู้เข้าสัมมนา อุปกรณ์การสัมมนาทั้งหมด เช่น LCD เครื่องเสียง เอกสารที่จะแจกผู้เข้าสัมมนา ป้ายชื่อ และอุปกรณ์การสัมมนา เป็นต้น
เมื่อเช็ครายละเอียดทั้งหมดแล้ว ก็จะมาประสานงานกับทางวิทยากรเพื่อหารือเรื่อง รูปแบบการสัมมนา การจัดห้อง และการประเมินผลการเรียนหลังจากสัมมนาเสร็จแล้ว นั่นคือกระบวนการการทำงานของนักฝึกอบรมที่ต้องเรียนรู้ กระบวนการทำงานให้เกิดความพร้อมอย่างแท้จริง พอใกล้จะถึงวันสัมมนาจะต้องวางแผนว่าจะเชิญผู้บริหารคนใดเป็นผู้กล่าวเปิดในการสัมมนา เตรียมความพร้อมเรื่อง ข้อมูลการกล่าวเปิด มีคำกล่าวเปิดวางไว้ที่โพเดี่ยม หรือไม่ เพื่อให้สำหรับผู้บริหาร ที่จะมากล่าวเปิดได้อ่านเป็นแนวทาง ซึ่งบางท่านอาจจะไม่ใช้ก็ได้ ที่ผู้เขียนกล่าวมาทั้งหมดให้ผู้อ่านได้เห็นกระบวนภาพรวมของการทำงาน ด้านการฝึกอบรมภายในองค์กรที่นักฝึกอบรม จำเป็นที่ต้องทราบ และใช้เป็นแนวทางในการฝึกอบรมภายในองค์กรเพื่อไม่ให้เกิดการติดขัดในกระบวนการฝึกอบรม
สำหรับเรื่องละเอียดอ่อนที่ผู้เขียนจะขอเพิ่มเติมและเล่าสู่กันฟัง เพื่อใช้เป็นตัวอย่าง ในการจัดฝึกอบรมภายใน กล่าวคือ กระบวนการจัดรถรับส่งวิทยากร ของนักฝึกอบรม ซึ่งกล้าเชื่อว่า มีไม่มากที่จะคิดถึงเรื่องนี้ เพราะว่าการจัดรถรับส่ง ส่วนใหญ่ไม่ใช่หน้าที่ของทางฝ่าย HR แต่เป็นอีกหน่วยงานหนึ่ง คือฝ่ายธุรการที่คอยจัดคิวรถของบริษัท
ในเมื่อไม่ใช่เป็นหน้าที่ของฝ่าย HR นี่แหละจะเป็นประเด็นเกิดขึ้นมาได้ เมื่อนักฝึกอบรมเขียนใบขอรถส่งไปให้ฝ่ายธุรการก็ถือว่าเสร็จสิ้นภาระกิจแล้ว โดยไม่ทราบเลยว่า ฝ่ายธุรการจะจัดรถลักษณะใดไปรับวิทยากรที่บ้าน ซึ่งการทำงานลักษณะนี้จะไปโทษทางฝ่ายธุรการก็ไม่ได้อีกเช่นกัน เพราะว่าเขามีหน้าที่ในการจัดรถตามคิวที่มีแต่ละวัน โดยวัตถุประสงค์เพื่อเน้นประหยัดและบริหารค่าใช้จ่าย ถ้าหน่วยงานใดที่ขอรถไปเส้นทางเดียวกันได้ก็ให้ไปด้วยกัน ถ้ายิ่งทางฝ่ายฝึกอบรมไม่ได้ประสานงานกับฝ่ายธุรการกันอย่างใกล้ชิดจะทำให้เกิดความผิดพลาดขึ้นได้ ดังที่ผู้เขียนจะขอยกตัวอย่างขององค์กรแห่งหนึ่งที่เคยจัดรถรับส่งวิทยากรมาเล่าสู่กันฟัง เพื่อเป็นอุทาหรณ์ ดังต่อไปนี้
บริษัทแห่งหนึ่งได้มีการจัดอบรมภายใน และได้เชิญวิทยากรที่มีชื่อเสียงท่านหนึ่ง (ขอไม่เอ่ยนาม) ซึ่งค่าตัวในการมาบรรยายค่อนข้างแพง จบปริญญาเอก ทางด้านจิตวิทยาการบริหารองค์กร เป็นวิทยากรที่ไม่ค่อยมีวันว่างเลยในแต่ละปี ต้องจองกันข้ามปีและเพิ่งจะมาถึงคิววันว่างของท่าน ที่พักของวิทยากรอยู่ที่หมู่บ้านแห่งหนึ่งในเขต กทม. ซึ่งเป็นหมู่บ้านที่มีชื่อเสียงแห่งหนึ่ง บริษัทได้จัดรถรับวิทยากรซึ่งเป็นรถปิคอัพสองตอน โดยรถคันดังกล่าวจะไปรับลูกค้าชาวต่างชาติที่สนามบินดอนเมือง เพื่อที่จะมาเยี่ยมโรงงานเพื่อดูกระบวนการผลิตสินค้าก่อนและจึงเลยไปรับวิทยากรที่หมู่บ้านแห่งหนึ่งย่านรังสิต ซึ่งเป็นทางผ่านอยู่ในเส้นทางเดียวกันคนขับรถก็ทำหน้าที่ตามปกติ เมื่อรับลูกค้าเสร็จแล้วก็มารับวิทยากรที่หมู่บ้าน โดยลูกค้าที่เป็นชาวต่างชาติเข้าไปนั่งด้านในแค็ปของรถปิคอัพ เว้นเบาะด้านหน้าไว้เพื่อให้วิทยากรนั่ง
เมื่อรถคันดังกล่าววิ่งเข้ามาในหมู่บ้านแล้วเข้าจอดหน้าบ้านของวิทยากร คนขับรถก็เดินลงไปกดกริ่งที่หน้าบ้าน แต่ก็ไม่มีใครออกมาจากภายในบ้าน คนขับรถก็รีบโทรศัพท์กลับมายังบริษัท เพื่อสอบถามหมู่บ้านจากเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมอีกครั้ง เพื่อความมั่นใจ เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมก็ยืนยันว่าเป็นหมู่บ้านวิทยากร และบ้านเลขที่เขียนไว้ในใบจองรถจริง เวลาผ่านไปสักประมาณสิบนาทีวิทยากรก็ได้โทรศัพท์กลับมายังบริษัทเพื่อสอบถามว่าส่งรถมารับหรือยัง ทางเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมก็ได้แจ้งกลับมายังวิทยากรว่า รถมารอรับอยู่หน้าบ้าน อาจารย์แล้ว สักพักหนึ่ง วิทยากรก็เดินออกมาจากภายในบ้านและถามคนขับรถว่า รถคันนี้ใช่ไหมที่มารับผม แล้วบอกชื่ออาจารย์ไป คนขับรถรีบตอบทันทีว่าใช่ หลังจากนั้นเอง อาจารย์ก็ก้าวขึ้นมานั่งบนรถด้วยสีหน้าที่ไม่ค่อยดีนัก บ่นเรื่อง การจัดรถให้คนขับรถฟังมาตลอดทาง โดยถามกับคนขับรถว่า เรื่องของการจัดรถรับส่งวิทยากรคนอื่นเป็นลักษณะนี้หรือไม่ เป็นการจัดรถที่ไม่ค่อยให้เกียรติวิทยากรและบนรถคันเดียวกัน ยังมีลูกค้าชาวต่างชาตินั่งมาด้วยอีกคนหนึ่ง ซึ่งมองแล้วไม่ค่อยเป็นมืออาชีพ บริษัทก็ดูใหญ่โตทำไมต้องประหยัดค่าใช้จ่ายมากเกินไป คนขับรถได้แต่น้อมรับสิ่งที่อาจารย์บ่นมาทั้งหมดว่าจะนำเรื่องนี้มาเรียนให้ทางผู้บริหารทราบทันทีเมื่อถึงสำนักงานบริษัท
เมื่อรถรับวิทยากรวิ่งมาถึงหน้าสำนักงาน เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมก็ได้รีบมาต้อนรับอาจารย์ที่กำลังก้าวลงจากรถ ยกมือไหว้แนะนำตัวเอง แต่อาจารย์บอกว่า วันนี้ไม่รู้ว่าจะสอนไหวหรือเปล่า ปวดหัวมาก เหมือนจะเมารถ เพราะว่าไม่ค่อยคุ้นเคยกับรถปิคอัพและไม่เคยนั่งมาก่อน อาจารย์ขอตัวมานั่งในห้องประชุมรับรองเพื่อพักสักครู่หนึ่ง โดยไม่กล่าวอะไร
คนขับรถได้ไปรายงานกับหัวหน้าแผนกธุรการที่จัดรถรับส่งว่าวิทยากรที่มาสอนในวันนี้ต่อว่าบริษัทเราเสียหายมาก ว่าจัดรถอย่างไร ทำไมไม่ให้เกียรติวิทยากร เมื่อทางหัวหน้าทราบเรื่องก็โทรศัพท์มายังเจ้าหน้าที่ฝึกอบรม ที่เพิ่งถูกเจ้านายใหญ่เรียกไปตำหนิในห้องเมื่อสักครู่ใหญ่นี่เอง ว่าทำไมพวกเราไม่ประสานงานกันให้เข้าใจ เรื่อง การจัดรถรับส่ง กรรมการผู้จัดการมีคำสั่งให้ฝ่ายบุคคลไปจัดทำแนวปฏิบัติ เรื่อง การจัดรถรับส่งวิทยากร มาให้อนุมัติภายในวันนี้ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเหมือนเช่นในวันนี้อีก
เรื่องที่เกิดขึ้น จากการที่ได้เชิญกรรมการผู้จัดการมากล่าวเปิดการสัมมนาเสร็จสิ้นลง และเจ้าหน้าที่บุคคลได้กล่าวแนะนำวิทยากร เป็นอาจารย์ที่มีชื่อเสียง โดยแนะนำประวัติประมาณหนึ่งหน้ากระดาษ หลังจากแนะนำตัวเสร็จแล้ว อาจารย์ได้เดินมากลางห้องประชุม คว้าไมโครโฟน ขึ้นมาพูดด้วยเสียงดังฟังชัด ว่า สวัสดีผู้เข้าสัมมนาทุกท่าน องค์กรของพวกท่านใหญ่มากเท่าที่เห็น แต่การจัดรถให้กับวิทยากรไม่ได้บ่งบอกถึงความใหญ่โตขององค์กรท่านเลยและได้ระบายความรู้สึกที่รถไปรับที่บ้านและมีลูกค้านั่งรถมาด้วย ทำให้กรรมการผู้จัดการที่นั่งฟังอยู่ด้วยทนไม่ได้ ต้องเดินออกมาจากนอกห้องและเรียกฝ่ายบุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบโดยตรง มากำชับและให้ดำเนินการร่างแนวปฏิบัติการจัดรถให้กับวิทยากร ให้เสร็จภายในวันนี้นั่นเอง
เรื่องที่ผู้เขียนได้ยกตัวอย่างมาทั้งหมดนั้น อยากให้เห็นความสำคัญของการจัดรถรับส่งวิทยากรที่เป็นอาจารย์ที่มีชื่อเสียง ยิ่งต้องตรวจเช็คทุกขั้นตอนเลยว่า อาจารย์มีความรู้สึกอย่างไรบ้าง เพราะว่าผู้ที่เป็นวิทยากรภายนอกและเดินสายไปสอนทุกแห่งในประเทศ แน่นอนสิ่งไหนดี วิทยากรก็นำไปชมเชยเป็นตัวอย่างที่ดีให้แก่องค์กรอื่น ในทางกลับกัน การที่องค์กรใดปฏิบัติสิ่งที่ไม่ดี ย่อมเป็นผลเสียหายที่ ทางวิทยากรอาจจะใช้ยกตัวอย่างในการสอน และการปฏิบัติต่อวิทยากร ทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรมัวหมองไปด้วย ซึ่งการกระทำเป็นเพียงพนักงานสองหน่วยงานเท่านั้น เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมถึงแม้ว่าจะไม่ใช่ผู้จัดรถรับส่งวิทยากรโดยตรงก็ตาม ก็ไม่อาจที่จะพ้นผิดสำหรับเรื่องนี้ได้เพราะถือว่าเป็นเรื่องใหญ่สำหรับองค์กรเลยทีเดียว
จากที่ผู้เขียนเคยมีประสบการณ์ในสถานที่ทำงานที่เป็นโรงพยาบาล การเชิญวิทยากร การจัดรถรับส่ง และการให้การต้อนรับ จะจัดทำเป็นขั้นตอน โดยจะมีเจ้าหน้าที่ต้อนรับของโรงพยาบาลที่เป็นสุภาพสตรีสาวสวยมายืนคอยต้อนรับวิทยากรบริเวณทางเข้า พร้อมด้วยพวงมาลัยร้อยด้วยดอกมะลิสด มอบให้กับวิทยากร แล้วนำวิทยากรขึ้นมาที่บริเวณห้องสัมมนาซึ่งมีผู้บริหารให้การต้อนรับอีกทอดหนึ่ง เมื่อวิทยากรมาถึงห้องสัมมนาก็จะเกิดความรู้สึกที่ประทับใจและกล่าวชมทางองค์กรที่มาให้การต้อนรับมาโดยตลอด และสิ่งที่กระทำในลักษณะนี้ ผู้เขียนกล้าเชื่อว่า วิทยากรดังกล่าวจะนำองค์กรที่สร้างระบบและแนวปฏิบัติในการให้การต้อนรับวิทยากรที่ดี ไปชมให้องค์กรอื่นฟัง ซึ่งมุมมองจะต่างจากการจัดรถรับส่งวิทยากรในเหตุการณ์ครั้งแรกอย่างสิ้นเชิง
โดย ดร.กฤติน กุลเพ็ง
Date : 20.12.2013
