จากข้อมูลตัวอย่างที่ผู้เขียนได้ยกประเด็นมาคุยนั้น จะเห็นได้ว่า การเซ็นเบิกเงินสดย่อยนั้นเป็นอำนาจของผู้จัดการสายงานก็ตาม แต่ไม่ได้ตรวจสอบเอกสารการเบิกให้รอบคอบและตรวจสอบข้อมูลอย่างถ่องแท้ ก็จะทำให้ตำแหน่งหน้าที่การงานที่รับผิดชอบอยู่นั้น เกิดความมัวหมองได้ มีอำนาจอยู่ในมือ ใช่ว่าจะทำอะไรได้โดยพลการ อาจจะเกิดกับผู้จัดการที่เป็นท่านก็ได้ ถ้าไม่มีทักษะ ด้านการบริหารจัดการอย่างมืออาชีพ
บางครั้งความก้าวหน้าในงานอาชีพ ของผู้ที่ทำงานเป็นลูกจ้างของบริษัท คงหนีไม่พ้น ที่จะต้องมีหน้าที่การงานที่มีความรับผิดชอบเพิ่มขึ้นไปตามลักษณะงานและตำแหน่งที่รับผิดชอบเพิ่มขึ้น จากหน้าที่การงานความรับผิดชอบเพิ่มมากขึ้นตามตำแหน่งงานในแต่ละองค์กร สิ่งที่ต้องควรระมัดระวัง และพิจารณาเป็นพิเศษก็คือ เรื่อง อำนาจที่มีอยู่ของแต่ละตำแหน่งงาน บางตำแหน่งมีอำนาจหน้าที่ ที่ได้รับมอบหมายเช่น การจัดซื้อจัดจ้าง วงเงิน 500,000 บาท เซ็นเช็คสั่งจ่าย ที่เป็นค่าใช้จ่ายของหน่วยงานตนเองรับผิดชอบ เบิกเงินสดล่วงหน้าได้ครั้งไม่เกิน 10,000 บาทต่อวัน เป็นต้น
สิ่งที่ผู้เขียนอยากนำเสนอในสิ่งที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้บริหารมือใหม่ หรือผู้จัดการที่เพิ่งได้รับตำแหน่งใหม่ๆ ซึ่งการรับตำแหน่งใหม่นี้แหละ เป็นที่หมายตาสำหรับลูกน้องที่มีประสบการณ์สูง อยากจะทดสอบทักษะ ความเป็นผู้นำและทักษะการเป็นผู้บริหารแบบมืออาชีพหรือไม่ ซึ่งบางครั้งผู้บริหารมือใหม่ ไม่ว่าจะเป็นทุกสายวิชาชีพ สายการตลาด สายบริหารงานบุคคล สายบัญชีและการเงิน และสายการผลิต เมื่อได้มีการเติบโตภายในองค์กรแล้ว ทุกตำแหน่งที่กล่าวมาจำเป็นจะต้อง ได้รับมอบหมายงานที่ต้องรับผิดชอบเพิ่มขึ้น ตามลักษณะงานตัวเองที่รับผิดชอบ ไม่ใช่บริหารที่ต้องดูแลด้านการเงินเท่านั้นที่เป็นผู้รับผิดชอบ คำตอบคือไม่ใช่ ผู้บริหารทุกสายงาน เมื่อมีเติบโตมาเป็นผู้บริหาร ย่อมได้รับอำนาจหน้าที่ ที่เหมือนกัน
เมื่อบริษัทให้อำนาจในหลายๆ ด้าน เพื่อเป็นการทดสอบพนักงานที่จะต้องเติบโตไปอีกระดับหนึ่งเช่นกัน ว่าสอบผ่านขั้นตอนใด ขั้นตอนหนึ่งหรือไม่ ในทางปฏิบัติ โดยส่วนใหญ่พนักงานที่เป็นผู้บริหารเซ็นอนุมัติเอกสารอะไรง่ายๆ มักจะมีลูกน้องเข้ามาให้เซ็นเอกสารบ่อยครั้ง โอกาสที่จะผิดพลาดก็ย่อมเกิดขึ้นได้มากเช่นกัน ถ้าไม่มีความระมัดระวังให้ดี อาจจะต้องถูกลองของก็ได้
ผู้เขียนเคยมีประสบการณ์ในการสอบสวน หาผู้กระทำความผิด ในกรณีที่พนักงานนำเอกสารการเบิกเงินสดย่อยล่วงหน้า มาให้ผู้จัดการเซ็น ซึ่งเป็นการเซ็นข้ามสายงานโดยอ้างว่า ในเวลาดังกล่าว ผู้จัดการรับผิดชอบสายงานไม่อยู่ และมีความจำเป็นเร่งด่วนที่ต้องซ่อมบำรุง เครื่องมือที่มีความจำเป็นสำหรับงานที่ใช้ประจำวัน ผู้จัดการดังกล่าวจึงได้เซ็นเอกสารการเบิกเงินสดย่อยให้กับพนักงานไป พนักงานก็นำไปเบิกกับทางหน่วยงานการเงิน เมื่อพนักงานเบิกเงินสดย่อยจากบริษัทไปแล้ว ก็ได้ออกจากองค์กรไป โดยการขาดงาน 3 วัน บริษัทจึงต้องให้ออกจากการเป็นพนักงาน หลังจากมีการตรวจสอบหนี้สินที่พนักงานดังกล่าวต้องรับผิดชอบ คือ เอกสารการเบิกเงินสดย่อย ครั้งที่ 1 จำนวน 10,000 บาท และเอกสารการเบิกเงินสดย่อย ครั้งที่ 2 อีก 10,000 บาท (ผู้จัดการได้เซ็นข้ามสายงาน) จากตัวอย่างกรณีศึกษาจะเห็นได้ว่า พนักงานมีเจตนาที่จะให้ผู้จัดการที่ไม่ได้รับผิดชอบหน่วยงาน เซ็นเอกสารเบิกเงินสดย่อย เพื่อนำไปใช้ส่วนตัว พอวันรุ่งขึ้น พนักงานได้หยุดงานไป โดยไม่ได้เคลียร์ เอกสารทางการเงินทั้ง 2 ฉบับ
เมื่อเป็นเช่นนี้ ผู้จัดการที่ทำการเซ็นเอกสารการเบิกเงิน ก็ต้องถูกสอบด้วย ว่ามีความเชื่อมโยงกับพนักงานหรือไม่ เมื่อบริษัทได้ทำการสอบสวนหาข้อเท็จ จากกรรมการสอบสวนที่บริษัทได้ประกาศขึ้นมา พบว่า ผู้จัดการทั้งสองท่าน ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับพนักงานแต่อย่างใด สำหรับสิ่งที่ผู้บริหารองค์กรได้กำชับผู้จัดการทั้งสองคนก็คือ ต้องไปเรียนรู้ หลักเกณฑ์การเบิกเงินสดย่อยของผู้จัดการ ว่าควรจะต้องมีมาตรการแก้ไขและปรับปรุงอย่างไร
กรณี ผู้จัดการสายงานที่เซ็น คนแรกนั้น อาจจะไม่มีความผิดโดยตรงนัก เพราะว่าไม่รู้ข้อมูลว่า ลูกน้องได้นำเอกสารไปให้ผู้จัดการข้ามสายงาน เป็นผู้เซ็น แต่มารู้อีกครั้ง เมื่อตอนลูกน้องได้หยุดงานไปแล้ว แต่ก็อาจจะถูกตำหนิเรื่อง การติดตามเอกสารการเบิกเงินสดย่อย ที่เบิกในครั้งแรก ต้องกำชับให้ลูกน้องรีบนำบิลมาเคลียร์ให้เสร็จสิ้น ภายในระยะเวลา 7 วัน จึงจะทำการเบิกเงินสดย่อยใหม่ได้ แต่ในทางปฏิบัติ ถ้าลูกน้องนำเอกสารครั้งที่ 2 มาให้ผู้จัดการสายงานรับผิดชอบเซ็น ก็พอจะทราบเรื่องนี้ได้ แต่พนักงานได้นำเอกสารมาให้ผู้จัดการสายงานที่ไม่ได้รับผิดชอบเซ็นอนุมัติ เลยไม่ทราบเรื่อง ซึ่งเป็นช่องว่าที่จะทำให้พนักงานใช้วิธีนี้ มาเป็นช่องทางในการเบิกเงินสดย่อยไปใช้ส่วนตัว
กรณี ผู้จัดการข้ามสายงาน เซ็นเอกสารเบิกเงินสดย่อยแทน ก็ควรจะต้องตรวจสอบว่าพนักงานดังกล่าวได้เคลียร์เอกสารที่มีการเบิกครั้งก่อนแล้วหรือไม่ กับทางฝ่ายบัญชีและการเงิน ก่อนที่จะทำการเซ็นอนุมัติ ซึ่งในส่วนนี้ผู้จัดการคนที่สอง มีความผิดพลาดสองส่วนคือ การเซ็นข้ามสายงานโดยไม่เช็คข้อมูลว่า ผู้จัดการที่รับผิดชอบนั้นมีประเด็นอะไรหรือไม่ และไม่ได้ตรวจสอบหลักเกณฑ์การเคลียร์เงินสดย่อยครั้งที่ผ่านมา ว่าพนักงานมีการเคลียร์เอกสารแล้วหรือยัง จึงทำให้ผู้จัดการคนที่สองนี้ มีความผิดมากกว่าคนที่ หนึ่ง
กรณี พนักงานฝ่ายบัญชีและการเงิน ก่อนที่จะให้พนักงานเบิกเงินสดย่อย ควรจะต้องมีการเช็คหรือมีข้อมูลพนักงานอยู่แล้ว ว่าพนักงานดังกล่าวมีสิทธิ์เบิกเงินสดย่อยได้หรือไม่ เพราะหลักเกณฑ์การเบิกเงินสดย่อยนั้น เขียนไว้ชัดเจนว่า พนักงานที่เบิกเงินสดย่อยครั้งที่ 1 ไปแล้วยังไม่ได้เคลียร์เอกสาร ก็ไม่สมควรที่จะให้เบิกในครั้งที่ สอง ถึงแม้ว่าจะมีเอกสารการเบิก พร้อมลายเซ็นครบถ้วนแล้วก็ตาม
ผู้เขียน ดร.กฤติน กุลเพ็ง ประสบการณ์ 25 ปี ทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์และพัฒนาองค์กร เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่ บริหารวัฒนธรรมองค์กร และ การ Implement Competency Model ให้กับองค์กรภาครัฐและเอกชน เป็นอาจารย์พิเศษ คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยบูรพา วิทยาเขตบางแสน
