วางแผน

ปัจจัยกลยุทธ์ถือว่าเป็นปัจจัยที่สำคัญอย่างยิ่งในการบริหารทั้งในปัจจุบันและอนาคต กล่าวคือเมื่อมีกลยุทธ์เปลี่ยนก็จะส่งผลต่อการบริหารการจดการด้านทรัพยากรมนุษย์ก็ต้องเปลี่ยนตามไปด้วย ก่อนที่จะเข้าสู่กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ การบริหารองค์การ ต้องคำนึงถึงปัจจัยดังกล่าวตามแผนภาพด้านบน เมื่อองค์การจะดำเนินการวางกลยุทธ์ทางธุรกิจ ผู้บริหารระดับสูงควรจะมาศึกษาปัจจัยทั้ง 7 ปัจจัยหลักก่อนจะดำเนินการกำหนดกลยุทธ์ ซึ่งจะเป็นพื้นฐานสำคัญในการนำไปประกอบการวางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์ขององค์การด้วยเช่นกัน ปัจจัยดังกล่าวเป็นปัจจัยสภาพแวดล้อมภายใน ที่มีผลกระทบต่อการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ คือ โครงสร้าง(Structure) องค์กรมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างขององค์การจากองค์การแบบสูง(tall organization) สู่องค์การแนวนาบ (flat organization) มากขึ้น

เป็นที่ทราบกันดีแล้วว่า การบริหารทรัพยากรมนุษย์ในยุคปัจจุบันนับว่าเป็นสิ่งสำคัญเป็นพื้นฐานรากที่ทุกองค์การเริ่มหันมาให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก องค์การบางแห่งเริ่มไปเน้นที่ เครื่องจักร และเครื่องมือต่างๆที่นำพามาซึ่งผลประกอบการโดยรวมขององค์การ ท้ายสุดก็ไม่พ้นเรื่องการบริหารคน ต้องมาเริ่มต้นที่การพัฒนา และใส่ใจเรื่องความเป็นอยู่ของคนในองค์การเพราะเป็นจุดเริ่มต้นที่เป็นปัจจัยหลักของการเจริญเติบโตแบบยั่งยืนขององค์การ ซึ่งผู้เขียนจะขอยกตัวอย่าง ผลการศึกษาวิจัยของ Olver,Roy and Watter (1999)ตามแผนภาพด้านล่างดังนี้ จากการศึกษาองค์การจะเห็นได้ว่า สมัยปี ค.ศ. 1982 ในยุคนั้นส่วนใหญ่จะไปเน้นที่สินทรัพย์ที่จับต้องได้ (62%) มากกว่าสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้

พฤติกรรมมนุษย์ ก็เกิดจากการที่คนทำอะไรอยู่กับสิ่งนั้นเป็นเวลานาน จนกระทั่งรู้สึกว่า การกระทำนั้น ไม่รู้สึกขัดหรือเกิดความขัดแย้ง ถ้าองค์กรจะจัดสิ่งใดให้กับพนักงานเพื่อ ที่จะให้พนักงานภายในองค์กร เกิดความรู้สึกที่ดี หรือมีสภาพจิตใจที่อ่อนโยน เป็นมิตรกับเพื่อนร่วมงาน การที่จะปลูกฝังสิ่งเหล่านี้ ก็มีหลายองค์กรที่พยายามที่จะจัดสถานที่ของบริษัท ให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกให้กับพนักงาน เพื่อที่จะให้การจัดสถานที่ดังกล่าว เป็นหนี้บุญคุณ ที่พนักงานจะต้องตอบแทนบริษัท ที่ได้ดำเนินการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกให้   แต่พนักงานคิดไปในทางตรงกันข้ามกับบริษัท ซึ่งพนักงานคิดว่าสิ่งที่องค์กรได้ทำหรือปฏิบัติอยู่นั้น เป็นหน้าที่ขององค์กร

หัวข้อนี้เริ่มมีความสำคัญในการบริหารคนยุคใหม่มากขึ้น เพราะคนยุคใหม่ที่เป็นคน Gen Y ย่อมมองถึงเรื่อง ผลตอบแทนที่อยู่ในรูปตัวเงินมากกว่าสิ่งที่ไม่ใช่ตัวเงิน ฉะนั้นผู้บริหารองค์กรยุคใหม่ ย่อมต้องใส่ใจกับการบริหารคนที่มีความแตกต่างกันภายในองค์กร จะไปมองเฉพาะคนที่เป็นรุ่นเก่า Gen B ซึ่งเป็นยุครุ่นเดียวกันกับผู้บริหารก็ไม่ได้ เพราะคนรุ่นนี้ถูกสอนและฝังใจมาตั้งแต่เด็กว่า ต้องตอบแทนบุญคุณต่อผู้มีพระคุณ ถ้าองค์กรใดดูแลเขาด้วยดีเสมอมา พนักงานเหล่านี้จะไม่เคยคิดที่จะลาออกไปอยู่ที่อื่น จะเป็นผู้ที่พิทักษ์องค์กรของเขาที่ให้การดูแลเอาใจใส่ ฉะนั้นพนักงานที่เป็นแกนหลักขององค์กร ส่วนใหญ่จะเป็น Gen

จากข้อมูลตัวอย่างที่ผู้เขียนได้ยกประเด็นมาคุยนั้น จะเห็นได้ว่า การเซ็นเบิกเงินสดย่อยนั้นเป็นอำนาจของผู้จัดการสายงานก็ตาม แต่ไม่ได้ตรวจสอบเอกสารการเบิกให้รอบคอบและตรวจสอบข้อมูลอย่างถ่องแท้ ก็จะทำให้ตำแหน่งหน้าที่การงานที่รับผิดชอบอยู่นั้น เกิดความมัวหมองได้ มีอำนาจอยู่ในมือ ใช่ว่าจะทำอะไรได้โดยพลการ อาจจะเกิดกับผู้จัดการที่เป็นท่านก็ได้ ถ้าไม่มีทักษะ ด้านการบริหารจัดการอย่างมืออาชีพ      บางครั้งความก้าวหน้าในงานอาชีพ ของผู้ที่ทำงานเป็นลูกจ้างของบริษัท คงหนีไม่พ้น ที่จะต้องมีหน้าที่การงานที่มีความรับผิดชอบเพิ่มขึ้นไปตามลักษณะงานและตำแหน่งที่รับผิดชอบเพิ่มขึ้น จากหน้าที่การงานความรับผิดชอบเพิ่มมากขึ้นตามตำแหน่งงานในแต่ละองค์กร สิ่งที่ต้องควรระมัดระวัง และพิจารณาเป็นพิเศษก็คือ เรื่อง

การกำหนดโครงการนี้ขึ้นมา ผู้บริหารเล็งเห็นว่า การเปิดโครงการในประเภทนี้เป็นที่ยอมรับสำหรับองค์กรชั้นนำโดยทั่วไป ถ้าบริษัทใดมีการประกาศ โครงการเกษียณก่อนกำหนด ก็เป็นอันรู้กันว่า องค์กรกำลังจะแก้ปัญหา เรื่อง อัตรากำลังที่เกินกว่าภาระงานที่มีอยู่จริง หรือจะพยายามใช้อัตรากำลังขององค์กร เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ  องค์กรต้อง Lean พนักงานที่ใกล้ที่จะเกษียณอายุ ที่สนใจต้องการไปพักผ่อนอยู่ที่บ้าน แล้วได้เงินไปส่วนหนึ่ง เก็บออมเอาไว้ใช้ในบั้นปลายชีวิต สำหรับในส่วนของบริษัท ก็หวังไว้ว่า เมื่อพนักงานที่ใกล้เกษียณอายุเข้าสู่โครงการนี้

วัฒนธรรมองค์การ เป็นตัวขับเคลื่อนองค์การที่สำคัญและเป็นพลังอย่างยิ่งที่จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้น หรือไม่ก็เป็นตัวขัดขวางเสียเอง วัฒนธรรมประกอบด้วยทัศนคติ ค่านิยม บรรทัดฐาน ประเพณี สิ่งที่ประพฤติปฏิบัติกันมา ทุกอย่างที่เกิดขึ้นเป็นสิ่งที่บอกแต่ละคนในองค์การว่าควรประพฤติปฏิบัติตนอย่างไร พูดคุยสื่อสารกับคนอื่นอย่างไร และตัดสินใจอย่างไร ในการที่จะทำให้พนักงานดึงศักยภาพออกมาใช้ได้สูงสุดนั้น องค์กรต้องสร้างบรรยากาศและสภาพแวดล้อมเอื้อต่อบุคคลากรในการมุ่งมั่นสู่ความสำเร็จ ผู้เขียนจะขอยกตัวอย่าง การเทียบเคียงตู้ปลาสองตู้ที่ตั้งอยู่คู่กัน ทั้งสองตู้นี้ดูจะเหมือนกัน แต่เมื่อสังเกตใกล้ๆ จะพบว่าตู้หนึ่งนั้นมีปลาอาศัยค่อนข้างหนาแน่น ซึ่งบางครั้งผู้ที่เป็นเจ้าของอาจไม่ค่อยให้อาหารปลาอย่างสม่ำเสมอหรือไม่ค่อยได้ทำความสะอาดตู้ปลามากพอ แถมค่ากรดด่างไม่สมดุล

ผู้บริหารและหัวหน้าหน่วยงาน ต้องมีความเข้าใจสำหรับคำว่าภาระงาน และค่าล่วงเวลาของพนักงานด้วย เพราะว่าทั้งสองส่วนนี้มีความสัมพันธ์กันอย่างไร ซึ่งผู้เขียนขออธิบายเพิ่มเติมและยกตัวอย่างประกอบเพื่อจะได้เกิดความเข้าใจยิ่งขึ้น

ผู้บริหารองค์กรมักจะเกิดปัญหาเรื่องนี้ กับหน่วยงานภายในองค์กรอยู่เป็นประจำ หัวหน้าหน่วยงาน บ่นเรื่อง อัตรากำลังไม่เพียงพอ ลูกค้าเข้ามารับบริการมากจนบริการไม่ทัน ลูกน้องลาหยุดงานบ่อย จนกระทบต่อการบริการของบริษัท ลูกน้องถูกยืมตัวไปช่วยงานที่หน่วยงานอื่น ลูกน้องบางคนไปเข้ารับการอบรมหลักสูตรภาคบังคับของบริษัท สิ่งที่ผู้เขียนได้ รับฟังมาจากหัวหน้าในสายงาน บ่นให้ฟังอยู่เป็นประจำ หรือเขียนเหตุผลของการขออัตรากำลังเพิ่ม เข้ามายังฝ่าย HR เพราะต้องการให้ผู้บริหารอนุมัติ อัตรากำลังเพิ่ม

องค์กรที่เปิดดำเนินงานมาสักระยะหนึ่ง  พนักงานและองค์กรมีอายุมากขึ้น สิ่งที่องค์กรจะต้องวางแผนในระยะยาวก็คือ จะค้นหาพนักงานที่จะมาทดแทน พนักงานที่จะใกล้เกษียณอายุอย่างไร  ซึ่งการที่บริษัทจะเลือกพนักงานที่มีศักยภาพขึ้นมาดำรงตำแหน่งทดแทน  จะมีเกณฑ์การคัดเลือกอย่างไร  จึงจะเหมาะสม  และยอมรับกันทั้งองค์กร…