ผู้บริหารองค์กรมักจะเกิดปัญหาเรื่องนี้ กับหน่วยงานภายในองค์กรอยู่เป็นประจำ หัวหน้าหน่วยงาน บ่นเรื่อง อัตรากำลังไม่เพียงพอ ลูกค้าเข้ามารับบริการมากจนบริการไม่ทัน ลูกน้องลาหยุดงานบ่อย จนกระทบต่อการบริการของบริษัท ลูกน้องถูกยืมตัวไปช่วยงานที่หน่วยงานอื่น ลูกน้องบางคนไปเข้ารับการอบรมหลักสูตรภาคบังคับของบริษัท สิ่งที่ผู้เขียนได้ รับฟังมาจากหัวหน้าในสายงาน บ่นให้ฟังอยู่เป็นประจำ หรือเขียนเหตุผลของการขออัตรากำลังเพิ่ม เข้ามายังฝ่าย HR เพราะต้องการให้ผู้บริหารอนุมัติ อัตรากำลังเพิ่ม
สิ่งที่ได้กล่าวมา ผู้บริหารองค์กรเกิดความรู้สึกไม่สบายใจ เพราะว่า งานที่แท้จริงของหน่วยงานดังกล่าว ขาดอัตรากำลังพนักงานจริงหรือไม่ เพราะว่าบางเหตุผล เป็นการขาดอัตรากำลังเพียงชั่วคราวเท่านั้น หรือบางเหตุผลเป็นการขาดทักษะในการบริหารจัดการของหัวหน้างานที่ดำรงตำแหน่งในส่วนงานดังกล่าว ซึ่งการที่ภาระงานมากขึ้นในบางวันหรือบางเดือน จำเป็นหรือไม่ ที่จะต้องรับพนักงานใหม่เพิ่ม กลวิธีการจัดการกับกรณีที่ภาระงานมากกว่าพนักงานจะทำอย่างไรกันดี แนวทางการแก้ปัญหาที่ส่วนใหญ่ที่นิยมใช้กันก็คือ
- การทำงานล่วงเวลา กรณีที่หน่วยงานขาดอัตรากำลังเป็นบางช่วงเวลา หรือบางวัน การแก้ปัญหาโดยการให้พนักงานทำงานล่วงเวลา ก็เป็นสิ่งที่ผู้บริหารควรกระทำเพราะว่านอกจากจะได้แก้ปัญหาอย่างถูกวิธีแล้ว พนักงานที่มีรายได้เพิ่มขึ้น ย่อมเกิดความรู้สึกที่ดีต่อบริษัท ที่ทำให้เขามีรายได้เพิ่มขึ้น แต่สิ่งที่ผู้บริหารพึงระวังไว้อีกประเด็นหนึ่งก็คือ จะมีหัวหน้างานบางคนที่ไม่มีเวลามาบริหารจัดการหน่วยงาน จะให้ลูกน้องที่อาวุโสหน่อย เป็นคนจัดตารางการทำงานล่วงเวลาเอง โดยไม่ได้คำนึงถึงภาระงานอย่างแท้จริง จะทำให้เกิดปัญหาขึ้นมาได้ เหมือนกับการให้ลูกน้องอยู่ทำงานค่าล่วงเวลา โดยไม่มีงานทำ จะทำให้เกิดปัญหาเรื่อง ค่าใช้จ่ายของบริษัทตามมา ข้อพึงระวังสำหรับหัวข้อนี้ ก็คือ การที่ให้พนักงานทำงานล่วงเวลาเป็นระยะเวลานานๆ หรือมากเกินไป คุณภาพชีวิตในการทำงานของพนักงาน จะสูญเสียไปด้วย เมื่อคุณภาพชีวิตพนักงานขาดหายไป ย่อมส่งผลต่อ กระบวนการทำงาน คุณภาพของสินค้าและบริการหายไป หัวหน้างานที่เป็นต้นสังกัดควรหมั่นดูแล เรื่อง ความเป็นอยู่ สภาพจิตใจ สภาพร่างกาย ว่ามีความเหนื่อยล้ามากน้อยเพียงใด ถ้ามีมากเกินไป ก็จะส่งผลต่อพนักงานและองค์กรในระยะยาวอีกด้วย
- การใช้บริษัทผู้รับเหมา/พนักงานชั่วคราว/นิสิต นักศึกษา บางบริษัทอาจจะหาทางออกโดยการใช้อัตรากำลังพนักงานผู้รับเหมา พนักงานชั่วคราว นักศึกษา มาช่วยงานในช่วงที่มีงานเร่งด่วน หรือในช่วงเทศกาล เช่น กรณีห้างสรรพสินค้า ในช่วงเทศกาลปีใหม่ จะมีลูกค้าเข้ามารับบริการเป็นจำนวนมาก ในเดือน ธันวาคม-มกราคม ของทุกๆปี ซึ่งในช่วงดังกล่าว จะมีแผนกห่อของขวัญให้กับลูกค้า มีการขาดแคลนอัตรากำลังเป็นจำนวนมาก การที่จะให้พนักงานแต่ละหน่วยงานทำงานล่วงเวลา เพื่อที่จะมาช่วยงาน ในส่วนงานที่ขาด ย่อมเกิดปัญหา เพราะว่าในส่วนงานของตัวเองรับผิดชอบอยู่ ก็มีลูกค้าเหมือนกัน จึงต้องใช้อัตรากำลังเสริม ตามที่กล่าวมา มาช่วยใน 2 เดือนที่มีลูกค้ามาใช้บริการมาก
- การปรับวิธีการทำงาน สิ่งที่หัวหน้าหน่วยงาน ควรจะต้องศึกษากระบวนการทำงานของตัวเองให้ดี ว่าจะต้องมีการปรับลดส่วนงานตรงไหนบ้าง เพื่อที่จะไม่ต้องเสียเวลาในการใช้อัตรากำลังพนักงานไปตรวจสอบ หรือดูแลงานดังกล่าวบ้าง เช่น บางโรงพยาบาลมีการปรับวิธีการทำงาน ของพนักงานผู้ช่วยพยาบาล ในการเดินส่งเวชภัณฑ์/น้ำเกลือ จากการที่ต้องเดินหลายตึก มาเป็นตึกเดียว หรือรับผิดชอบเฉพาะชั้น ทำให้ลดอัตรากำลังพนักงานไปเป็นจำนวนมาก
- การโอนพนักงานไปช่วยงาน/ยืมตัว วิธีนี้ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่นิยมใช้กัน โดยเฉพาะบางบริษัทที่มีบริษัทในเครือหลายบริษัท ผู้บริหารองค์กรในแต่ละบริษัททำหนังสือยืมตัวพนักงาน เพื่อไปช่วยงานเป็นเวลา 3 เดือน และมีการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายกันตามความเป็นจริง วิธีนี้ก็ถือว่าเป็นวิธีหนึ่งในการแก้ปัญหา เพราะว่าผู้บริหารไม่ต้องเสียเวลาในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ พนักงานที่ไปปฏิบัติงาน สามารถปฏิบัติงานได้เลย และอีกอย่างหนึ่งบริษัทไม่ต้องพะวงเรื่อง ความลับขององค์กรจะรั่วไหลไปยังคู่แข่ง
- การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยงาน สำหรับงานบริษัทที่เข้าสู่ยุคใหม่ มักจะลงทุนในระยะยาวโดยการ สั่งซื้อโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่มีมาตรฐาน เข้ามาช่วยงาน เพื่อให้เกิดความเป็นมาตรฐานกันทั้งเครือ ซึ่งการลงทุนด้านนี้ จะมีส่วนทำให้ระบบงาน มีความคล่องตัวขึ้น สะดวก รวดเร็ว บางงานไม่จำเป็นต้องใช้อัตรากำลังคนไปดูแลเลย ใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้าไปกำกับกระบวนการทำงานขององค์กร
- การเสริมทักษะ โดยการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ตามมาตรฐานโดยทั่วไปในแต่ละปี พนักงานจะมีการเพิ่มทักษะ ปีละ 3 % ถ้าบางองค์กร มีแผนฝึกอบรมพนักงานอย่างเป็นระบบอยู่แล้ว จะทำให้พนักงานได้รับการพัฒนาแบบก้าวกระโดด ก็จะยิ่งทำให้ พนักงานมีทักษะที่เพิ่มขึ้น เมื่อพนักงานมีทักษะที่เพิ่มขึ้น ย่อมส่งผลให้การทำงานไม่เกิดความผิดพลาด รวดเร็ว คล่องตัว ส่งผลต่อการทำงานในภาพรวม ลูกค้าเกิดความพึงพอใจ
- การจัดคนให้เหมาะสมกับงาน ก็จะเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้งานของบริษัท ได้รับการตอบสนองอย่างรวดเร็วขึ้น พนักงานมีความตั้งใจในการทำงานเป็นอย่างดี เพราะว่าได้ทำงานที่เขาชอบ ตรงกับสาขาที่พนักงานได้เรียนมา หรือเป็นงานที่พนักงานได้ตั้งเป้าหมายไว้ในชีวิต ว่าจะต้องทำให้ได้และประสบความสำเร็จ
- การรับพนักงานใหม่ ผู้เขียนมองว่าเป็นวิธีการสุดท้าย ที่ผู้บริหารองค์กรจะต้องเลือก เพราะว่า ภาระงานที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว เพราะว่า อัตรากำลังซื้อที่เพิ่มขึ้น การขยายกิจการ การแก้ไขด้วยวิธีการดังกล่าวมา อาจจะไม่ได้ผล เพราะเป็นการแก้ไขชั่วคราวเท่านั้น การที่ภาระงานเพิ่มขึ้นอย่างถาวรและเป็นการประจำ วิธีที่นิยมใช้กันก็คือ การรับพนักงานเพิ่ม จะเป็นวิธีการที่คุ้มค่ามากกว่า
ที่กล่าวมาเป็นการกล่าวถึง กระบวนการแก้ปัญหาภาระงานที่มีมากกว่าจำนวนพนักงาน ว่ามีมาตรการอย่างไรในการแก้ปัญหา ผู้เขียนได้พยายามเรียงตามลำดับความสำคัญเร่งด่วน ในการแก้ปัญหาคนขาด ว่าควรจะต้องพิจารณาในเรื่องใดก่อนเป็นอันดับแรก ซึ่งผู้บริหารแต่ละบริษัทสามารถนำไปศึกษา และนำไปพิจารณาถึงความเหมาะสม ของแต่ละองค์กรได้
