การใช้ระบบเทคโนโลยีสมัยใหม่ในการบริหารคน
จากที่กระบวนการทำงานของทางด้าน HR ได้มีการเปลี่ยนแปลงไป โดยส่วนใหญ่ จะมีการนำระบบเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในกระบวนการงาน HR เกือบทั้งนั้น สิ่งที่งานด้าน Line อยากให้หน่วยงาน HR เข้ามาช่วยเหลืองานให้มากที่สุดคือ การะบวนการสรรหาและคัดเลือกคนเข้าสู่องค์กร สิ่งที่ปฏิบัติอยู่ในปัจุบัน อาจจะไม่สอดคล้องกับระบบการทำงานในยุคใหม่ จึงอยากให้มีการทบทวนเสียใหม่ ยกตัวอย่างเช่น การเดินทางเข้ามาเพื่อจะกรอกใบสมัคร เข้าสู่กระบวนการสัมภาษณ์งานในเบื้องต้น อาจจะไม่จำเป็นอีกต่อไป แก้ไขโดยการให้ผู้สมัคร ได้ดำเนินการโหลดใบสมัครผ่านทางเวบไซด์ นำมากรอกรายละเอียด และส่งมายังบริษัทตามที่อยู่ที่ได้ให้ไว้ ก็ถือว่าเสร็จสิ้นขั้นตอน ขั้นตอนในการสัมภาษณ์ ที่เป็นการสกรีนเบื้องต้นจากหน่วยงาน HR นั้น ก็อีกเช่นกัน ให้ใช้เครื่องมือที่มีอยู่ในแต่ละพื้นที่ ใช้แล้วไม่เกิดปัญหาเช่น การสัมภาษณ์ทางโปรแกรม Line ผ่านโปรแกรม Skype เป็นต้น สิ่งที่ได้กล่าวมานั้น เป็นการอำนวยความสะดวกให้กับหน่วยงานด้าน Line เพื่อที่จะให้ย่นระยะเวลาในการสรรหาคัดเลือกคน ให้เร็วขึ้น ได้ผู้สมัครมาร่วมงานภายในองค์กรได้เร็วขึ้น การขาดอัตรากำลังของหน่วยงานที่ประสบปัญหาอยู่ก็จะหมดไป
นั่นคือส่วนหนึ่งของกระบวนการของการรับคน ที่หน่วยงาน HR จะมีส่วนช่วนด้าน Line ให้ได้รับประโยชน์มากขึ้น ซึ่งในกระบวนการทำงานอาจจะยังไม่จบลงแค่นี้ สิ่งที่หน่วยงาน HR ควรจะต้องคิดต่อไปอีกว่า สิ่งที่จะนำมาช่วยให้เกิดการลดขั้นตอนในการปฏิบัติงานลงมีอีกหรือไม่ หลังจากผ่านกระบวนการรับคนเข้ามาสู่องค์กรแล้ว สิ่งที่เป็นงานจะต้องทำอีกก็คือ งานการเก็บข้อมูลแฟ้มประวัติ ของพนักงานที่เข้าใหม่ โดยส่วนใหญ่ หน่วยงาน HR จะนิยมเก็บเป็นเอกสาร ถ้าได้มีการปรับเปลี่ยนมาเป็นเป็นระบบอิเลคทรอนิคส์ แทนการใช้เอกสาร ก็จะสะดวกในการเก็บข้อมูลอีกส่วนหนึ่ง ซึ่งไม่ต้องให้บริษัทต้องหาพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารพนักงานที่เป็นห้องเฉพาะและเป็นความลับด้วย การเก็บเป็น File ข้อมูล โดยมีระบบการ แบ็คอัพข้อมูลอย่างเป็นระบบ ก็จะยิ่งทำให้เกิดความมั่นใจว่า เอกสารของพนักงานไม่มีการสูญหายอย่างแน่นอน สิ่งที่ได้ดำเนินการปรับปรุงดังกล่าวมานี้ ก็จะได้สอดคล้องกับพฤติกรรมของคนรุ่นใหม่ด้วย ที่ไม่นิยมพกเอกสารข้อมูลที่เป็น เอกสาร ในการมาสมัครงานที่องค์กร
การนำเทคโนโลยี มาใช้ในกระบวนการงาน HR เริ่มเป็นสิ่งสำคัญและตอบโจทย์สำหรับคนรุ่นใหม่แล้ว ยังช่วยให้งานด้านเอกสารของงาน HR เกิดความคล่องตัว หน่วยงานที่เป็นลูกค้าของงาน HR โดยเฉพาะด้าน Line ที่เป็นผู้บังคับบัญชาของพนักงานที่เข้าใหม่ เกิดความสะดวก ลดการสูญหายทางด้านเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารการประเมินพนักงานใหม่ เพื่อให้หน่วยงาน Line ทำการประเมินลูกน้องว่าผ่านทดลองงานหรือไม่ ซึ่งในระบบการทำงานที่เป็นโรงงาน มักจะประสบปัญหาด้านเอกสาร สูญหาย อยู่บ่อยครั้ง เกิดปัญหาการประเมินผลการผ่านทดลองงานเกินจำนวนวันที่กฎหมายกำหนด จึงต้องทำให้หน่วยงาน ด้าน Line และหน่วยงาน HR มีข้อขัดแย้งอยู่เป็นประจำ จึงต้องมาเพิ่มระบบการรับ ส่งเอกสาร โดยมีการจ้างผู้จัดส่งเอกสารมาทำเรื่องนี้โดยเฉพาะ ทำให้เสียค่าใช้จ่ายของบริษัท โดยไม่จำเป็น ถ้าเรามีการบริหารจัดการที่ดี โดยนำระบบเทคโนโลยีมาใช้ โดยการส่งประวัติผู้สมัคร และแบบฟอร์มการประเมินผ่านระบบออนไลน์ ก็สามารถแก้ปัญหาในเรื่องเหล่านี้ได้
ในกระบวนการงานด้าน HR ไม่ว่าจะเป็น ใบประเมินการผ่านทดลองงาน การประเมินผลการปฏิบัติงาน และเอกสารด้านต่างๆ นำเข้าสู่ระบบที่เป็นดิจิทัลให้หมด เพื่อสะดวกในการจัดเก็บเอกสาร และการบริหารข้อมูลได้มากยิ่งขึ้น
ที่กล่าวมานั้นเพียงส่วนหนึ่งที่เป็นขั้นตอนของงานด้านการสรรหาคัดเลือกเท่านั้น กระบวนงานอื่นที่จะมีส่วนช่วยให้งานด้าน Line ให้เกิดความสะดวก ในการบริหารพนักงานภายในหน่วยงาน ก็จะยิ่งทำให้ประหยัดเวลาด้านการบริหารคนไปได้มากทีเดียว และยังทำให้เกิดประสิทธิภาพ ในการตัดสินใจที่จะแต่งตั้งหรือโปรโมทพนักงานให้มีการเติบโตภายในองค์กรอีกด้วย เช่น กระบวนการพัฒนาพนักงาน การหาความต้องการในการฝึกอบรม
พนักงานทั้งองค์กร สามารถใช้ระบบการเก็บข้อมูลผ่านทางการประเมินผลผ่านระบบคอมพิวเตอร์
และนำมาประมวลผลออกมาเป็น จำนวน gap ของพนักงานที่ติดลบมากสุดในหัวข้อใด เป็นจำวนมากสุด และนำหัวข้อที่มีจำนวน gap ที่ติดลบมากสุดหรือ มีจำนวนพนักงานที่มี gap ในหัวข้อนั้นมากสุด มาใช้ในการสร้างออกแบบ
หลักสูตรฝึกอบรม ให้ตรงตามความต้องการของพนักงานในแต่ละหน่วยงาน ก็จะเป็นส่วนหนึ่งที่ได้ใช้เทคโนโลยีมาช่วย ให้หน่วยงานด้าน Line มีข้อมูลในการพัฒนาลูกน้องของตนเองได้เพิ่มมากขึ้น
