ผู้บริหารและหัวหน้าหน่วยงาน ต้องมีความเข้าใจสำหรับคำว่าภาระงาน และค่าล่วงเวลาของพนักงานด้วย เพราะว่าทั้งสองส่วนนี้มีความสัมพันธ์กันอย่างไร ซึ่งผู้เขียนขออธิบายเพิ่มเติมและยกตัวอย่างประกอบเพื่อจะได้เกิดความเข้าใจยิ่งขึ้น
การรวบรวมกิจกรรมขั้นตอนการทำงาน
จากตัวอย่างแผนภูมิข้างบน เป็นการรวบรวมภาระงานของหน่วยงานที่ ผู้ดำรงตำแหน่งจะต้องเป็นผู้เก็บรวบรวมข้อมูลขึ้นมาไว้ เพื่อเป็นหลักฐานในการทำงานของตำแหน่งดังกล่าว ว่าในการปฏิบัติงานของพนักงาน มีการใช้เวลาไปจำนวนเท่าไร ถ้ามีภาระงานเพิ่มมากขึ้น ผู้ดำรงตำแหน่งจะต้องบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมเข้าไป เมื่อพนักงานภายในองค์กรหรือบริษัทได้ปฏิบัติในลักษณะนี้ทุกคน ก็จะทำให้หัวหน้าได้ทราบถึงภาระงานของพนักงานในแต่ละคน เวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานแต่ละภาระงาน ซึ่งถ้าหัวหน้าที่มีเวลามาช่วยกำกับดูแลงานให้น้อง ก็จะสามารถมาช่วยบางภาระงาน ที่ใช้จำนวนเวลามาก เพื่อที่จะทำให้ระบบงานของหน่วยงานนั้น ได้ทำงานง่ายขึ้น กระบวนการทำงานสั้นลง ก็จะส่งผลทำให้ระยะเวลาการทำงานของลูกน้องสั้นลงไปด้วย
ในกรณีที่พนักงานไม่ได้รับการดูแลจากหัวหน้าเลย ภาระงานที่รับมาจากหัวหน้าทุกวัน หรือจากหน่วยงานอื่นเข้ามาด้วย ก็ยิ่งทำให้พนักงานที่ปฏิบัติงานอยู่ในงานดังกล่าวเริ่มทำงานไม่ทัน ต้องเพิ่มระยะเวลาทำงานให้มากขึ้นกว่าเดิมจึงจะแล้วเสร็จ ซึ่งถ้าหัวหน้าหน่วยงานไม่ได้ใส่ใจลูกน้องเลย ก็จะไม่ทราบว่าทำไมลูกน้องจึงทำงานช้าลง และต้องอยู่ทำงานหลังเวลาเลิกงานเป็นประจำ ฉะนั้นการเช็คระบบงานของภาระงานของหน่วยงาน พนักงานจะต้องจัดทำภาระงานเอาไว้ตั้งแต่เริ่มแรก ว่าได้ปฏิบัติงานโดยใช้เวลาไปกี่ชั่วโมง เมื่อเวลาผ่านไปกระบวนการทำงานเปลี่ยนมาเก็บข้อมูลใหม่ ได้ใช้เวลาเพิ่มขึ้นไปเท่าไร ก็จะทำให้เรามองเห็นภาพภาระงานที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงได้ชัดเจนขึ้น ซึ่งในแต่ละขั้นตอนรายละเอียดหัวหน้าจะต้องทราบและเข้าใจข้อมูล และระบบงานที่ทำด้วย เพื่อเป็นการทวนเช็คระบบการทำงานของลูกน้องไปด้วยว่า สิ่งที่น้องทำมาถูกต้องหรือไม่
เมื่อมีการทบทวนถูกต้องแล้ว หัวหน้าก็จะพอทราบถึงภาระงานที่แท้จริงมีความสัมพันธ์กับเวลาหรือไม่ เมื่อภาระงานเพิ่มมากขึ้น หัวหน้าจะมีวิธีการสังเกตอย่างไร ที่จะบอกว่าลูกน้องมีภาระงานเพิ่มมากขึ้นมากกว่าเดิม สิ่งที่อยากจะให้ข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อมองให้เห็นภาพในเชิงลึกมากขึ้น ในกรณีที่มีค่าล่วงเวลาเข้ามาเกี่ยวข้อง
สิ่งที่หัวหน้าหน่วยงานจะต้องทราบและศึกษาเพิ่มเติมถึงเรื่อง การทำงานล่วงเวลาของลูกน้องในสังกัดของตนเอง ว่าจำนวนค่าล่วงเวลาย้อนหลังเป็นอย่างไร มีแนวโน้มที่สูงขึ้นหรือไม่ ถ้ามีแนวโน้มสูงขึ้น ก็อาจจะเช็คว่ามีความสัมพันธ์กับระบบงานที่เพิ่มขึ้นหรือไม่ ถ้ามีความสัมพันธ์จริง ก็ยังไม่อาจจะเชื่อได้ว่า ค่าล่วงเวลามีผลมาจากภาระงานที่เพิ่มขึ้นมาจริง หัวหน้าควรจะไปทบทวนระบบการบริหารจัดการ ด้านการลาหยุดของพนักงานภายในหน่วยงาน ว่ามีการหยุดงานติดต่อกันหรือไม่ หรือมีพนักงานบางคนลาป่วยอยู่หรือเปล่า อาจจะต้องไปตรวจสอบจากระบบการลาของลูกน้องด้วย
จากแผนภูมิที่ได้ยกตัวอย่างมาให้เห็นภาพ ผู้เขียนได้ยกประเด็นเรื่อง การทำงานล่วงเวลา และ จำนวนวันลาหยุดของพนักงาน ว่ามีความสัมพันธ์และเชื่อมโยงกันหรือไม่ ถ้ามองตามกราฟ จะเห็นได้ว่า จำนวนชั่วโมงการลาของพนักงานในหน่วยงาน จะส่งผลต่อค่าล่วงเวลาของพนักงานด้วยเช่นกัน ฉะนั้นที่ผู้เขียนให้มองภาพว่าจำนวนภาระงานของหน่วยงานที่เพิ่มขึ้นนั้น จะมีความสัมพันธ์กับค่าล่วงเวลา แต่สิ่งที่จะต้องไปกำกับดูแลเพิ่มเติมขึ้นว่า การบริหารจัดการ ด้านการลาหยุดของพนักงาน หัวหน้าได้ตรวจสอบข้อเท็จจริงดีแล้วหรือยัง ว่ามีการบริหารจัดการดีแล้ว เพราะว่าจะส่งผลที่จะทำให้ ค่าล่วงเวลาเพิ่มมากขึ้นเช่นกัน ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อภาระงานเป็นบางส่วนเท่านั้น ซึ่งจะต้องมีข้อสังเกตของหัวหน้าหน่วยงานที่จะต้องมีทักษะ ในการปฏิบัติงาน ที่มีความรอบคอบ ก่อนการตัดสินใจอะไรลงไป
