ผู้บริหารองค์กรและนักบริหารงานบุคคลต้องเตรียมเก็บข้อมูลของพนักงานในแต่ละเดือนของทุกๆ ปี ไว้ด้วยว่าพนักงานในองค์กรมีความเคลื่อนไหวในแต่ละเดือนอย่างไรบ้าง เพื่อเป็นประโยชน์ในการสรรหาและคัดเลือกคนเข้าสู่องค์กรด้วยเช่นกัน ถ้าหน่วยงานบริหารงานบุคคลไม่ได้เก็บข้อมูลเอาไว้ ก็จะไม่ทราบเลยว่าบริษัทหรือองค์กรมีพนักงานเคลื่อนไหวในแต่ละเดือน และนำข้อมูลดังกล่าวไปวางแผนในการรับคนมาทดแทนได้ถูกต้องอีกด้วย
จากที่ผู้เขียนมีประสบการณ์ในการทำงาน ทั้งในภาคธุรกิจอุตสาหกรรม และธุรกิจโรงพยาบาล ผู้เขียนมักจะเก็บข้อมูลพนักงานที่ลาออกในอัตราที่สูงที่สุดของแต่ในเดือน ซึ่งในช่วงเดือนดังกล่าวจะต้องเตรียมแผนในการับคนมาทดแทนได้ทันความต้องการขององค์กรได้ ซึ่งการเก็บข้อมูลของหน่วยงานที่รับผิดชอบในการลาออกของพนักงานต้องนำมาเปรียบเทียบกันในแต่ละปีด้วย เพื่อจะได้ดูแนวโน้มของพนักงานที่ลาออกมากที่สุดในช่วงเดือนใด ซึ่งการลาออกของพนักงานดังกล่าว จะต้องมีเหตุผลที่สามารถอธิบายได้ด้วยหลักการและข้อมูลข้อเท็จจริง โดยผู้เขียนขอนำเสนอข้อมูลที่เป็นขององค์กรแห่งหนึ่งที่ผู้เขียนเคยเก็บข้อมูลไว้ และนำมาวิเคราะห์ข้อมูลที่เกิดขึ้นจริงและนำมาวางแผนกลยุทธ์ขององค์กรได้ แต่อย่างไรก็ตามนักบริหารงานบุคคลจะต้องมีข้อมูลเชิงลึกของพนักงานที่ลาออกจากองค์กรด้วยเช่นกัน เพราะว่าเหตุผลของพนักงานที่เขียนในแต่ละคนมีความหลากหลาย เมื่อนำมาวิเคราะห์ข้อมูลแล้ว อาจจะเกิดความคลาดเคลื่อนได้ ในแต่ละองค์กรควรมีพนักงานที่เป็น เจ้าหน้าที่บุคคล ที่ทำหน้าที่โดยตรงในด้านนี้ คอยเข้าไปมีส่วนร่วมกับพนักงานทุกกิจกรรม ก็จะทำให้ได้รับข้อมูลข่าวสารที่เป็นของจริง และสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ตรงประเด็นอีกด้วย
จากข้อมูลข้างต้นจะเห็นได้ว่า อัตราการลาออกของพนักงานองค์กรแห่งหนึ่ง เมื่อเทียบกัน สองปี จะมีช่วงประมาณเดือน เมษายน-พฤษภาคม ของทุกปี จะมีอัตราการลาออกของพนักงานค่อนข้างสูง ผู้เขียนก็ได้พยายามหาข้อมูลมาสนับสนุน จากเหตุผลการลาออกของพนักงานในเชิงลึก ไม่ใช่จากการเขียนเหตุผลการลาออกของพนักงาน ก็ปรากฏว่าเหตุผลที่แท้จริงของพนักงานที่ลาออกของบริษัทดังกล่าวคือ ช่วงที่บริษัทได้จ่ายเงินโบนัสประจำปี ซึ่งองค์กรที่ยังไม่มีระบบที่มั่นคง และสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงานให้มีความจงรักภักดีต่อองค์กรแล้ว โดยส่วนใหญ่พนักงานจะถือฤกษ์ว่า เขาจะต้องเปลี่ยนงานในช่วงที่เขาได้ผลประโยชน์สูงสุดก่อน แล้วค่อยลาออก จึงเป็นข้อมูลที่สามารถฟันธงได้เลยว่า พนักงานลาออกจากองค์กรคือ ต้องการหลักประกันที่มั่นคง เลือกองค์กรที่ดีกว่า และก่อนจะออกพนักงานจะต้องได้ผลประโยชน์ที่สูงสุดก่อน จึงเป็นที่มาของข้อมูลว่า บริษัทได้จ่ายโบนัสในช่วงสิ้นเดือน มีนาคมของทุกๆปี พนักงานก็จะทยอยออกหางานใหม่ก่อน เพื่อจะได้เตรียมสถานที่ทำงานแห่งใหม่ไว้ เมื่อมีการจ่ายโบนัสของบริษัท ก็ยื่นใบลาออกทันที จึงเป็นเหตุผลที่ค่อนข้างชัดเจนและมีความเป็นไปได้ที่สุด
ในทางปฏิบัติองค์กรก็ได้มีมาตรการที่ตอบโต้พนักงานที่คิดออกในช่วงที่มีการจ่ายโบนัส อีกเช่นกัน โดยการออกแนวปฏิบัติว่า ถ้าพนักงานลาออกโดยบริษัททราบก่อน ถึงแม้จะมีผลในเดือนถัดไปก็ตาม บริษัทอาจจะไม่พิจารณาจ่ายเงินโบนัสประจำปีก็ได้ ซึ่งวิธีนี้ก็เป็นปัญหาในทางปฏิบัติของฝ่ายบุคคลและหัวหน้างานอีกเช่นกัน ว่าจะยึดอะไรเป็นเกณฑ์ในการทราบข้อมูลเพื่อที่จะตัดสินใจว่าไม่จ่าย พนักงานบางคนหัวหน้าทราบดีว่าจะลาออก แต่ยังไม่เขียนใบลาออก จะไม่จ่ายได้หรือไม่ หรือแม้กระทั่งพนักงานเขียนใบลาออกมีผลถูกต้องตามหลักเกณฑ์แต่องค์กรไม่จ่ายเงินโบนัสให้ จะถือว่าเป็นธรรมสำหรับพนักงานหรือเปล่า ที่เขาได้ทำงานมาทั้งปี ซึ่งก็ยังเป็นปัญหาที่องค์กรไม่สามารถหาคำตอบได้ พนักงานก็ต้องปิดบังความลับจนกว่าจะได้รับโบนัส แล้วค่อยเขียนใบลาออก ก็ทำให้มีวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่ซื่อตรงต่อกัน หัวหน้าทราบว่าลูกน้องจะลาออกแต่ไม่กล้าแจ้งฝ่ายบุคคล เกรงว่าลูกน้องจะไม่ได้รับโบนัส หรือเป็นสิ่งที่รู้กันเลยว่า พนักงานเขียนใบลาออกเอาไว้ก่อนล่วงหน้า แล้วค่อยมายื่นหลังจากได้รับโบนัสแล้ว พอบริษัทได้จ่ายโบนัสประจำปีออกไป ใบลาออกก็จะถูกส่งมาจากหน่วยงานเป็นจำนวนมาก ส่งผลให้ฝ่ายบุคคลวางแผนในการรับพนักงานไม่ทันความต้องการอีก
เมื่อทราบข้อมูลเช่นนี้องค์กรและผู้บริหารควรปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ เพื่อที่จะได้ใจของพนักงานที่จะลาออกจากองค์กร ควรทำแบบตรงไปตรงมาดีไหม เมื่อพนักงานมีความประสงค์จะลาออก โดยมีผล 1 เมษายนในแต่ละปี โดยตามความเป็นจริงก็ควรจะให้พนักงาน เพราะว่า เขาได้ทุ่มเทในการทำงานมาทั้งปี ที่เขาตัดสินใจไม่อยู่องค์กรเพราะว่า ไม่ชอบการบริหาร วิธีการทำงาน และความมั่นคง การเจริญก้าวหน้าของพนักงาน องค์กรก็ต้องนำสิ่งเหล่านั้นมาปรับปรุงแก้ไข ให้พนักงานเกิดความประทับใจ ภาคภูมิใจ ผู้เขียนเชื่อว่า ด้วยธรรมชาติของมนุษย์ จะตัดสินใจอยู่กับองค์กรนั้น เพราะเชื่อว่าองค์กรที่มีบุญคุณต่อเขา และพนักงานมีโอกาสฝากชีวิตและความหวังกับบริษัทได้ เชื่อว่าพนักงานไม่กล้าออกจากองค์กรไปแน่นอน
โดย ดร.กฤติน กุลเพ็ง
Date 20.12.2013
