การคัดเลือก บุคลากร เข้ามาทำงานในองค์กรนับได้ว่าเป็นภารกิจที่ยากที่สุด ของผู้บริหารและฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งตรงกับคำพูดของ นายแอนดรูว์ โกรฟ ประธานกรรมการ บริษัท อินเทรน จำกัด ยักษ์ใหญ่แห่งซิลิกอน แวลลี่ย์ เป็นบริษัทที่ติดอันดับหนึ่ง ในนิตยสารฟอร์จูน 500 เขียนไว้ในหนังสือชื่อ “การบริหารเพื่อผลงาน” (High Output Management) ผู้บริหารและฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จำนวนมากในบ้านเรามักจะมองข้ามความสำคัญโดยไม่คิดที่จะพัฒนากระบวนการให้การคัดเลือกมีประสิทธิภาพสูงสุดนับว่าเป็นเรื่องที่อันตรายอย่างยิ่งต่อองค์และเป็นการทำงานที่ไม่ใช่มืออาชีพโดยแท้จริง
กระบวนการคัดเลือกบุคลากร หมายถึงการกลั่นกรองและตัดสินใจ เพื่อให้ได้มาซึ่งบุคคลที่เหมาะสมโดยบุคคลนั้นจะต้องมีความรู้ความสามารถ มีพฤติกรรมที่ตรงตามตำแหน่งงานและเหมาะสมกับองค์กรมากที่สุด เคล็ดลับสำคัญคือต้องดำเนินการตามกระบวนการคัดเลือกบุคลากร ดังต่อไปนี้
1. เคล็ดลับในการประกาศรับสมัครพนักงานใหม่
เมื่อสมัยก่อนๆ การประกาศรับสมัครพนักงานใหม่ ถ้าขาดตำแหน่งใดก็จะทำการประกาศรับตามความจริงของตำแหน่งงานนั้น โดยระบุไปเลยว่า เป็นชายและเป็นหญิง
พอประมาในยุคปัจจุบัน การประกาศรับพนักงานจะไม่เหมือนเมื่อก่อนอีกต่อไปแล้ว เพราะสิทธิ์เท่าเทียมกันของหญิงที่มีสิทธิทุกอย่างเท่าเทียมกับชาย ฉะนั้นการประกาศรับสมัครโดยทั่วไปจะต้องระบุเป็น ทั้งชายและหญิง ด้วยเช่นกัน ถึงแม้ว่าในความเป็นจริงต้องการพนักงานชายมากกว่า
ความเห็นของผู้เขียน สิ่งไหนที่เป็นข้อกฎหมายควรจะกระทำให้ถูกต้อง เมื่อการประกาศรับและมีผู้สมัครเข้ามาทั้งเป็นหญิงและเป็นชาย ก็ให้กระบวนการสัมภาษณ์เป็นผู้ตัดสินใจคัดเลือกว่าจะรับใครเข้ามาในองค์กร
2. เคล็ดลับในกระบวนการทบทวนใบสมัคร
ให้ดูเรื่องการเขียนประวัติส่วนตัวว่ามีหัวข้อสำคัญดังต่อไปนี้หรือไม่ ?
-
- ข้อมูลส่วนตัวทั่วไป ประวัติการศึกษา
- ประวัติการฝึกอบรม
- ประวัติการฝึกงาน
- ประสบการณ์ในการทำงาน
- งานอดิเรกหรืองานเพื่อส่วนรวม
- ข้อมูลการเกณฑ์ทหาร
- ข้อมูลของผู้อ้างอิง
ให้ดูเรื่องการพิมพ์ต้นฉบับ ประวัติส่วนตัวว่าเป็นแบบนี้หรือไม่ ?
-
- เลือกตัวหนังสือที่คมชัด อ่านออกได้ง่าย ไม่ลายตา
- เลือกระดาษที่มีคุณภาพดี สีขาว หรือสีอ่อนๆ
- เว้นระยะห่างขอบกระดาษ ทุกด้านไม้น้อยกว่า 1 นิ้ว
- ขีดเส้นใต้หรอทำตัวใหญ่เพื่อเน้นให้เห็นชัดเจนในหัวข้อสำคัญ
- ขึ้นย่อหน้าใหม่มีการเว้นบรรทัด อย่างถูกต้องไม่สับสน
- ความผิดพลาดของเครื่องหมายวรรคตอน ไวยากรณ์และการสะกดคำ
ให้ดูการกรอกใบสมัครว่าเป็นแบบนี้หรือไม่ ?
-
- อ่านคำแนะนำก่อนกรอกใบสมัคร
- เขียนใบสมัครด้วยรายมือตัวบรรจง
- กรอกใบสมัครได้ถูกหลักไวยากรณ์
- ใช้ภาษอังกฤษ ตัวพิมพ์ใหญ่ ในใบสมัคร
- กรอกชื่อ นามสกุลได้อย่างถูกต้อง ชัดเจน
- ที่อยู่ สถานที่ติดต่อได้ชัดเจน
- กรอกใบสมัครได้ครบถ้วนทุกคำถาม
- ใส่ชื่อบุคคลอ้างอิงในใบสมัคร
- ตรวจสอบความถูกต้องใบสมัคร
การกรอกใบสมัครถือเป็นสิ่งสำคัญ บางองค์กรจะดูผู้สมัครตั้งแต่เริ่มการเขียนใบสมัครว่ามี ความตั้งใจจริง ที่จะมาอยู่องค์เขาหรือไม่ เช่น การกรอกใบสมัครด้วยตัวบรรจง สามารถอ่านได้ชัดเจน การเขียนหนังสือใช้ภาษาไทยสะกดคำถูกต้อง รวมทั้งวรรณยุกต์ที่ใช้ หรือใช้ภาษาเหมาะสมหรือเปล่า จากประสบการณ์การคัดเลือกใบสมัครของเจ้าหน้าที่บุคคล ที่ได้รับผิดชอบการคัดเลือกใบสมัครพบว่า ที่ผ่านมา เคยคัดใบสมัครที่เขียน ชื่อ-นามสกุล อ่านไม่ออกและสะกดยาก ไม่ได้รับสิทธิ์การเข้าสัมภาษณ์เบื้องต้นด้วย ผู้สมัครควรจะต้องมีความใส่ใจในเรื่อง การทบทวนใบสมัครให้มีความถูกต้องและชัดเจน อ่านง่ายด้วยครับ
2. เคล็ดลับในกระบวนการสัมภาษณ์
2.1 แนะนำตนเองและอธิบายวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ จะทำอย่างไรที่สร้างความคุ้นเคยกับผู้ถูกสัมภาษณ์ เพื่อไม่ให้เกิดความรู้สึกประหม่า เขอะเขิน ซึ่งจะทำให้ไม่ได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและตรงประเด็นนั่นเอง ผู้สัมภาษณ์จะต้องสร้างบรรยากาศในการสัมภาษณ์ให้เกิดขึ้นในระหว่างการสัมภาษณ์ เช่น ในช่วงที่ผู้ถูกสัมภาษณ์มีการแนะนำตนเอง ว่าชื่ออะไร อยู่ที่ไหน มีพี่น้องกี่คน
ผู้ถูกสัมภาษณ์เป็นคนที่เท่าไร ในส่วนของคณะกรรมการควรจะมีการแนะนำทีมงานคณะกรรมการสัมภาษณ์ด้วย เพื่อสร้างความคุ้นเคย เป็นกันเอง บางองค์กรแนะนำตัวเอง เป็นชื่อ เล่นและแทนตัวเองว่าพี่ ซึ่งจะทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์เรียกคณะกรรมการสัมภาษณ์ เป็น พี่……. จะทำให้เกิดความเป็นกันเอง และผู้ถูกสัมภาษณ์ยินดีที่จะให้ขอมูลและเปิดเผยความจริงทั้งหมดด้วย
2.2 เมื่อแนะนำตัวเสร็จแล้ว เปิดโอกาสให้ผู้ถูกสัมภาษณ์เล่าเรื่องราวของตนเองให้มากที่สุด เริ่มคำถามที่ตอบง่ายเพื่อให้เกิดความรู้สึกไม่เครียดและเป็นกันเอง
2.3 ต้องตั้งใจฟัง คำถามต่างๆที่สำคัญต้องมีการบันทึกไว้ทุกครั้ง คณะกรรมการสัมภาษณ์ส่วนใหญ่ขาดในเรื่องนี้ เพราะว่าไม่มีการบันทึกการสัมภาษณ์ พอถึงในช่วงสรุปข้อมูลการสัมภาษณ์ช่วงสุดท้ายเพื่อที่จะคัดเลือกพนักงาน ปรากฎว่าไม่มีข้อมูลที่จะมาโต้แย้งกัน หรือมีก็มีไม่ครบเลยทำให้เกิดปัญหาการโต้เถียงกันได้ระหว่างคณะกรรมการสัมภาษณ์
2.4 การสร้างบรรยากาศแบบ Bad Guy และ Good Guy คณะกรรมการสัมภาษณ์ บางองค์กรแบ่งหน้าที่กันทำ โดยส่วนใหญ่กรรมการที่มีการแต่งตั้งเพื่อสัมภาษณ์พนักงาน 1 ตำแหน่ง จะมีประมาณ 5 คน ที่มีเป็นเลขคี่ ก็เพราะจะได้ไม่มีปัญหาเรื่อง การให้คะแนนที่อาจจะเสมอกันได้ เมื่อมีการเสมอกัน ผู้เป็นประธานจะเป็นผู้ชี้ขาด
คณะกรรมการสัมภาษณ์แบ่งงานกันทำโดยให้ กรรมการส่วนหนึ่งทำหน้าที่เป็นผู้แสดงบทบาทเป็นผู้ร้าย (Bad Guy) โดยจะใช้คำพูดที่ค่อนข้าง ก้าวร้าว รุนแรง และแสดงอารมณ์ไม่ดีต่อ ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ เช่น
“ที่คุณพูดมา ผมไม่เห็นด้วยเลย ผมว่าคุณกลับไปอยู่บริษัทเดิมของคุณดีกว่า”
“คุณผูกเนคไท เข้ามาเดินในโรงงานในวันนี้ คุณไม่รู้จักโรงงานดีพอ จะมาทำงานที่นี่ได้อย่างไร”
ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นบทผู้ร้าย จะต้องวางตัวให้สมบทบาท เพื่อที่จะดูพฤติกรรมความรู้สึกของผู้ถูกสัมภาษณ์ว่า จะทนสภาพความรู้สึกกดดัน ได้มากน้อยเพียงใด ซึ่งในบางครั้งผู้ที่สวมบทบาทนี้ต้องมีความระมัดระวังตัวด้วย เพราะว่าผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ที่เป็นผู้ชาย อาจจะไม่พอใจในคำพูดของผู้สวมบทบาท จะนำมาซึ่งการทะเลาะวิวาทกันได้ จากประสบการณ์ของผู้เขียน ถ้ามีการเล่นบทบาทนี้แล้ว หลังจากจบการสัมภาษณ์ คณะกรรมการสัมภาษณ์ผู้ที่สวมบทบาทจะไปขอโทษ ผู้ถูกสัมภาษณ์ด้วยตนเอง โดยไปบอกความรู้สึกที่ดี และบอกเหตุผลว่าที่ทำไป คือ การทดสอบอะไรจากเขา จากประสบการณ์ของผู้เขียนที่เคยถูกสัมภาษณ์ในลักษณะนี้ ผู้ที่เป็นกรรมการเล่นบทผู้ร้าย จะเดินเข้ามาขอโทษ และบอกว่า “ น้องพี่ขอโทษนะ พี่สัมภาษณ์กับน้องรุนแรงไป พี่ถูกให้รับบทพิเศษที่จะทดสอบน้องว่า น้องมีความสามารถทดแรงกดดันได้หรือเปล่า แต่น้องใช้ได้นะ พี่ขอชม” ซึ่งโดยส่วนใหญ่ผู้ถูกสัมภาษณ์จะให้การตอบรับที่ดี เมื่อมีการขอโทษในลักษณะนี้
บทการเล่นเป็นผู้ร้าย อาจจะต้องดูพฤติกรรมของผู้ถูกสัมภาษณ์ด้วยเช่นกัน ในกรณีที่ผู้สัมภาษณ์เป็นคนเรียบร้อย พูดจาสุภาพและเป็นเพศตรงกันข้ามกับคณะกรรมการสัมภาษณ์ การเล่นบทเป็นผู้ร้าย อาจจะมีความลำบาก เพราะว่าคำพูดที่ใช้ไปนั้น จะค้านกับความรู้สึกของพฤติกรรมการสัมภาษณ์ที่เป็นจริงได้ จากประสบการณ์ของผู้เขียนเอง ที่เคยไปบรรยายแล้วให้ผู้เข้าสัมมนาได้ทดสอบปฏิบัติ การสัมภาษณ์จริง ซึ่งคณะกรรมการสัมภาษณ์ที่เป็นผู้หญิงล้วนกลุ่มนี้เลือกตั้งเป้าหมายที่จะ เล่นบทบาทเป็น Bad Guy แต่ทีมงานก็ได้สับเปลี่ยนตัวผู้ถูกสัมภาษณ์ที่เป็นชายหนุ่ม หน้าตาดี เข้าไปเป็นผู้รับบทบาทผู้ถูกสัมภาษณ์ เมื่อทีมงานคณะกรรมการสัมภาษณ์ได้สัมผัสและเตรียมเล่นบทบาทตามที่ได้ เตรียมกันไว้ แต่ปรากฏว่าคณะกรรมการแต่ละคนไม่สามารถเล่นบทที่ได้เตรียมกันไว้ ตามที่ได้นัดหมายกันไว้ได้เลย หลังจากทำการสัมภาษณ์เสร็จสิ้นลง ผมในฐานะวิทยากร จึงได้ซักถามว่าทำไมไม่เล่นบทบาทตามที่ได้เตรียมเอาไว้ตั้งแต่แรก คณะกรรมการทุกคนให้เป็นข้อมูลเหตุผลเดียวกันว่า ไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไรดี เพราะว่าน้องที่เข้ามาเป็นผู้ถูกสัมภาษณ์ เป็นคนเรียบร้อย และหน้าตาดี จะใช้คำถามที่รุนแรงไป ก็จะไม่เข้ากับบรรยากาศในขณะนั้น ทุกคนเลยสัมภาษณ์เป็นกลางๆ ไป เลยทำให้ทีมงานการสัมภาษณ์ในครั้งนั้นดูเหมือนคนผิดหวังทั้งกลุ่ม
จึงพอสรุปได้ว่า การสัมภาษณ์ในบทบาทที่เป็น Bad Guy จะไม่สามารถกระทำได้ทุกคนที่เป็นผู้ถูกสัมภาษณ์ คณะกรรมการสัมภาษณ์ จะต้องมีความเชี่ยวชาญพอ และต้องมีประสบการณ์ ทักษะในการแสดงบทบาท ดังกล่าวมามากพอ ที่จะทำให้เป็นเสมือนจริงได้
สำหรับคณะกรรมการสัมภาษณ์ที่รับบทเป็นพระเอก ( Good Guy ) ไม่น่าจะมีปัญหาอะไร เพราะจะทำตัวสอดแทรกเป็นช่วงๆ เพื่อลดความกดดันของผู้ถูกสัมภาษณ์ กรณีที่เห็นว่า สถานการณ์ไม่ค่อยดี เช่น นำเสียงเปลี่ยนไป ลังเลที่จะพูด พูดเร็วขึ้น มือเคลื่อนไหวมากขึ้น ขมวดคิ้ว สั่นศีรษะ ผู้ถูกสัมภาษณ์เงียบไปเฉยๆ จะคอยทำหน้าที่เป็นผู้เริ่มต้นการสัมภาษณ์ในหัวข้ออื่นหรือประเด็นอื่นต่อไป เป็นต้น
การสร้างบรรยากาศในการสัมภาษณ์ ก็เป็นส่วนหนึ่งที่จะทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ เกิดความเป็นกันเอง พร้อมที่จะตอบคำถามทุกคำถาม ด้วยความเป็นจริง ทักษะด้านนี้ของคณะกรรมการสัมภาษณ์ ควรจะต้องมีไว้เช่นกัน เพื่อสร้างบรรยากาศของการสัมภาษณ์ให้เกิดขึ้น ซึ่งจะส่งผลในทางที่เป็นบวกมากว่าเป็นในทางลบ โดยเฉพาะกันคนรุ่นใหม่ที่เป็น Gen Y ย่อมต้องใช้ไม้นวม มากว่าไม้แข็ง คำพูดในลักษณะที่เป็นการข่มขู่หรือใช้คำพูดที่รุนแรงเกินไป บางครั้งอาจจะใช้ไม่ได้กับคนรุ่นใหม่ เพราะว่าคนที่เป็น Gen Y ถูกเลี้ยงดูมาแบบสมัยใหม่ ถูกตามใจตั้งแต่เด็ก ถ้าคณะกรรมการสัมภาษณ์จะใช้เทคนิคการสัมภาษณ์แบบ Bad Guy อาจจะใช้ไม่ได้ผล ด้วยเหตุผลดังกล่าว ประกอบกับในยุคปัจจุบัน ความต้องการคนจากภาครัฐและเอกชนค่อนข้างมีจำนวนมาก โอกาส เปลี่ยนถ่ายงานมีสูง ซึ่งก็เป็นเหตุผลหนึ่งที่คนรุ่นใหม่ จึงไม่ค่อยสนใจและใส่ใจองค์กรที่มีระเบียบ กฎเกณฑ์ในการรับสมัครและการสัมภาษณ์แบบเป็นทางการ ยกตัวอย่างเมื่อสมัยก่อน เมื่อผู้ถูกสัมภาษณ์ เดินทางเข้ามาสมัครงาน เกิดลืมรูปถ่าย หรือลืมสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนมาให้กับทางฝ่ายบุคคล บางครั้งต้องเดินทางกลับมาที่บ้านอีกครั้งเพื่อ นำหลักฐานไปให้กับบริษัทที่รับสมัครงาน แต่ในทางกลับกันของยุคปัจจุบัน ถ้าองค์กรใดยังมีการปฏิบัติแบบเดิมอยู่ ก็จะไม่มีผู้สมัครคนใดเลยที่เดินทางมาสมัครงาน กับบริษัทดังกล่าว
2.5 เทคนิคการสังเกตพฤติกรรมบริการ ในหัวข้อ core competency ด้านการบริการที่ดี คณะกรรมการอาจจะใช้วิธีการสังเกต บุคคลิกภาพ ตั้งแต่การเดิน การแต่งกาย การยิ้มแย้มแจ่มใส และน้ำเสียงการพูดจา ภาษาท่าทาง จะเป็นส่วนประกอบหนึ่งในการให้บริการที่ดีต่อลูกค้า ซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้คำถามที่มากมาย ก็สามารถทำนายผลได้บางส่วนแต่เมื่อถามคำถามจะทำให้ได้รับคำตอบได้ความมั่นใจขึ้น
สำหรับเทคนิคที่คณะกรรมการสัมภาษณ์ได้นำมาใช้ ในกรณีที่ผู้ถูกสัมภาษณ์อยู่ต่อหน้าหรือขณะทำการสัมภาษณ์ กรรมการจะทดสอบโดยการ ทำสิ่งของที่เป็นของส่วนตัวตกหล่นอยู่ข้างๆ ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ เพื่อทดสอบและสังเกตพฤติกรรมว่า มีจิตใจในการให้บริการ หรือมีความใส่ใจที่จะหยิบสิ่งของสิ่งนั้นมาให้กรรมการที่ทำสิ่งของตกหรือไม่ ก็เป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่กรรมการเคยใช้ทดสอบกัน
2.5 การรักษาเวลา คณะกรรมการสัมภาษณ์เมื่อเข้าสู่สมรภูมิการสัมภาษณ์แล้ว มักจะลืมเรื่องนี้
พอพบกับผู้ถูกสัมภาษณ์ที่ถูกใจแล้ว ลืมประเด็นเรื่องเวลา ผู้ที่เป็นประธานการสัมภาษณ์ จะเป็นผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในหัวข้อนี้ เพื่อไม่ให้เกิดปํญหาต่อผู้สมัครคนอื่นๆ ตามมาด้วย
ผู้เขียนมองไปถึงเรื่อง การรักษาเวลานัดหมายกับผู้ถูกสัมภาษณ์ด้วย เพราะเป็นภาพลักษณ์ขององค์กร ถ้าคณะกรรมการสัมภาษณ์ปล่อยให้รอนานบ่อยๆ จะมีการบอกต่อกันไปว่า ผู้บริหารบริษัทไม่ตรงต่อเวลา จะส่งผลถึงองค์กรในภาพรวมอีกด้วย
การสัมภาษณ์ที่ดี ต้องมีวัตถุประสงค์ที่ชัดแจ้งว่าต้องการผลลัพธ์สุดท้ายที่ออกมาเป็นย่างไร โดยผู้สัมภาษณ์ต้องใช้หลักSMART. ในการกำหนดวัตถุประสงค์ทุกครั้ง
S = Sensible and specific (เป็นไปได้และชัดเจน)
M = Measurable (วัดได้)
A = Attainable and Assignable (บรรลุได้และมอบหมายบ้าง)
R = Reasonable and Relevant (อธิบายได้และสอดคล้อง)
T = Timeframe (กำหนดเวลา)
การสัมภาษณ์ที่ไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ยากที่จะกำหนดทิศทางและเป้าหมายตลอดจนขั้นตอนต่างๆที่สำคัญ มีผลทำให้การสัมภาษณ์อาจะมั่ว ไม่ได้สาระสำคัญหรือได้ข้อมูลไม่ชัดเจน ผิดเพี้ยน ไม่ลึกและไม่ได้ผลตามที่ต้องการ
2.6 การสรุปผลเมื่อสัมภาษณ์เสร็จ เป็นประเด็นหนึ่งที่กรรมการสัมภาษณ์ มักจะมองข้ามด้วยเช่นกัน เพราะคิดว่า ไม่ใช่สาระสำคัญ จากประสบการณ์ของผู้เขียน จะมีปัญหาอยู่บ่อยครั้งที่ คณะกรรมการสัมภาษณ์ที่มีการโต้เถียงกัน เพราะว่าคณะกรรมการสัมภาษณ์ปล่อยให้มีการสัมภาษณ์ไปจนจบทุกคนที่ เข้ารับการสัมภาษณ์ในวันดังกล่าว โดยที่ไม่เบรกเป็นช่วงๆ เพื่อทบทวนและสรุปผลในการสัมภาษณ์ที่ผ่านมา สมมุติว่าในวันที่มีการนัดสัมภาษณ์ไว้ จำนวน 10 คน แต่ทางบริษัทจะต้องคัดผู้ถูกสัมภาษณ์ให้เหลือเพียง 2 คนเท่านั้น โดยที่ผู้ถูกสัมภาษณ์อันดับที่หนึ่ง จะได้รับการพิจารณาเป็นอันดับแรก ผู้ถูกสัมภาษณ์อันดับที่ สองจะได้รับการพิจารณา กรณีที่อันดับที่หนึ่งสละสิทธิ์หรือปฏิเสธ โดยส่วนใหญ่ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นประธานการสัมภาษณ์ จะต้องเบรคการสัมภาษณ์เป็นช่วงๆ ละ 3 คน เพื่อให้คณะกรรมการได้ทบทวนสิ่งที่ได้สัมภาษณ์ไปแล้วว่า คนใดบ้างที่เข้าหลักเกณฑ์และเป็นผู้ถูกคัดเลือก จึงจะเหมาะสมกว่า ถ้าปล่อยไปให้กระบวนการสัมภาษณ์เสร็จสิ้นลงเลย จะทำให้ยุ่งยากในการสรุปผลการสัมภาษณ์ได้
2.7 การจดบันทึกระหว่างการสัมภาษณ์ คณะกรรมการสัมภาษณ์ทุกคนที่ มีการสอบถามผู้ถูกสัมภาษณ์ จะต้องทำหน้าที่จดบันทึกเหตุการณ์สำคัญไว้อ้างอิงและยืนยัน ในช่วงสรุปผลการสัมภาษณ์ในช่วงสุดท้าย เพราะว่า ถ้าปล่อยให้การสัมภาษณ์เนิ่นนานไปจนเสร็จสิ้นกระบวนการ โดยที่ไม่ได้จดบันทึกไว้เลย จะทำให้ทีมงานคณะกรรมการสัมภาษณ์ลืมว่า น้องได้ตอบอะไรออกมาบ้าง และควรจะบันทึกเรียงลำดับบุคคลที่ถูกสัมภาษณ์ให้ถูกต้อง จดบันทึกที่เป็นจุดเด่นของผู้ถูกสัมภาษณ์ไว้เป็น ข้อมูลอ้างอิง เช่น บ้านเกิดอยู่นครสวรรค์ จุดเด่นร้องเพลงเก่ง เป็นนักฟุตบอลระดับถ้วย ก. เป็นต้น
3.เคล็ดลับในกระบวนการตรวจสอบประวัติ
การตรวจสอบประวัติ เป็นการทวนสอบความถูกต้องแลความเป็นจริงเกี่ยวกับผู้สมัครงาน โดยองค์ประกอบจะทำการตรวจสอบจากข้อมูลอ้างอิงที่มีการเขียนไว้ในขั้นตอนการรับสมัคร ตลอดจนทำการตรวจสอบจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เช่น
1.สถาบันการศึกษาตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน
2.สถานที่ทำงาน ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน
3.สำนักงานตำรวจแห่งชาติ
4.กรมการปกครอง
5.หน่วยราชการอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
ทั้งนี้เพื่อให้แน่ใจว่า ผู้สมัครงานมีคุณสมบัติถูกต้องตามที่องค์กรต้องการและไม่มีแนวโน้มที่จะก่อให้เกิดปัญหาแก่องค์กรในอนาคต การให้ความสำคัญและความละเอียดรอบคอบกับขั้นตอนนี้จะขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน โดยงานที่ต้องการความรับผิดชอบและความซื่อสัตย์จะให้ความสำคัญกับขั้นตอนนี้เป็นอย่างมาก เช่น นักบัญชี/การเงิน ฝ่ายจัดซื้อ พนักงานธนาคาร หรือข้าราชการเป็นต้น
ตรวจสอบประวัติอะไรบ้าง
- ตรวจสอบประวัติครอบครัว โดยดูตั้งแต่ พ่อ แม่ น้องและบุคคลใกล้ชิดว่า มีอาชีพอะไร ฐานะเป็นอย่างไร
- ตรวจสอบประวัติการศึกษา โดยดูว่าจบจากสถาบันไหน รู้จักอาจารย์ท่านไหนบ้าง เพื่อนสนิทเป็นใคร
- ตรวจสอบประวัติการทำงาน โดยดูว่ามีการเปลี่ยนแปลงงานบ่อยมากน้อยแค่ไหน หัวหน้าชื่ออะไร
- ตรวจสอบประวัติประวัติอาชญากรรม สามารถตรวจสอบได้จากสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
ขั้นตอนการตรวจประวัติ โดยส่วนใหญ่ก็คือ ฝ่ายบุคลากรมักจะตรวจสอบประวัติในกรณีที่พนักงานทำตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน และจะกระทำเมื่อผ่านการสัมภาษณ์แล้ว โดยจะทำการตรวจกับฝ่ายบุคลากรด้วยกัน จากประสบการณ์ผู้เขียน ขั้นตอนการตรวจสอบประวัติ มักจะไม่ค่อยได้รับความร่วมมือจากฝ่ายบุคลากรสักเท่าไรหรือไม่กล้าให้ข้อมูลในทางลบของผู้สมัคร เนื่องจากต้องการรักษาสัมพันธภาพที่ดีงามระหว่างกัน โดยส่วนใหญ่คำตอบที่ได้มักจะตอบในลักษณะกลางๆ ไม่ได้บอกความจริงกัน ถึงแม้ว่าพนักงานดังกล่าวจะกระทำผิดมาก็ตาม เพราะโดยปกติเมื่อพนักงานออกจากองค์กรแล้ว ก็จะผลักภาระไปให้กับองค์กรอื่น ในการรับคนที่กระทำความผิด ซึ่งในทางปฏิบัติจริง ฝ่ายบุคลากรจะดำเนินการให้พนักงานที่กระทำความผิดที่ไม่หลักฐานแน่ชัด ให้พนักงานเขียนใบลาออก เพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินค่าชดเชยและค่าบอกกล่าวล่วงหน้า สุดท้ายคือป้องกันการฟ้องร้อง จากพนักงานผู้กระทำความผิด ในบางองค์กรอาจจะรวมไปถึงการให้ข้อมูลข้อเท็จจริงแก่องค์กร กรณีโทรมาสอบถามข้อมูลในการทำงานแห่งใหม่ด้วย จึงไม่แปลกที่บางครั้งการว่าจ้างยังไม่ประสบความสำเร็จ แม้ว่าองค์กรได้ตรวจสอบประวัติของผู้สมัครมาแล้วก็ตาม ฉะนั้นการตรวจสอบประวัติ ควรจะมีช่องทางอื่นในการตรวจสอบประวัติอีกช่องทางหนึ่ง เพื่อจะได้ข้อมูลที่แท้จริงมากขึ้นเช่น สอบถามอย่างไม่เป็นทางการสำหรับผู้ที่ใกล้ชิด ที่ทำงานด้วยกันในองค์กรนั้น หรือผู้ที่มีหน้าที่ในการถามข้อมูล ควรจะต้องปรับปรุงวิธีการหรือเพิ่มเทคนิคในการสอบถามข้อมูลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ใช่สอบถาม เพื่อให้แน่ใจว่าได้สอบถามแล้ว โดยไม่มุ่งหวังที่จะได้ข้อมูลข้อเท็จจริงเพิ่มเติมแต่อย่างใด
4.เคล็ดลับในกระบวนการตรวจสุขภาพ
การตรวจสุขภาพเป็นอีกระบวนการหนึ่งที่สำคัญเพราะเป็นขั้นตอนรองสุดท้ายในกระบวนการคัดเลือกบุคลากร โดยการตรวจสุขภาพจะดำเนินการกับบุคคลที่ผ่านการทดสอบ การสัมภาษณ์ และการตรวจประวัติ แล้วเนื่องจากขั้นตอนนี้จะสิ้นเปลืองทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายจึงต้องนำมาไว้ในขั้นตอนรองสุดท้ายของการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานเพื่อตรวจสอบความเหมาะสมก่อนการตัดสินใจขั้นสุดท้าย โดยส่วนใหญ่องค์กรจะทำการตรวจร่างกาย มีรายการตรวจอะไรบ้าง ซึ่งทางผู้เขียนขอนำตัวอย่าง การตรวจร่างกายพนักงานใหม่ ที่ตรวจกันทั่วไปมีอะไรบ้าง และแต่ละรายการนั้นจะส่งผลต่อองค์กรอย่างไร ในทางปฏิบัติทางฝ่ายบุคคลจะต้องทราบถึงรายละเอียดเรื่องนี้ และจะต้องเป็นหน่วยงานที่จะประสานกับทางแพทย์ประจำบริษัทหรือโรงพยาบาลที่บริษัทได้ทำสัญญากันไว้ว่า จะส่งพนักงานใหม่เข้ามารับการตรวจรักษา ก่อนจะเข้าปฏิบัติงาน ฉะนั้นผลการตรวจเลือดและการตรวจร่างกายพนักงาน จะต้องทำความเข้าใจไว้บ้าง เพื่อเป็นแนวทางในการตอบคำถามผู้สมัครงาน ในกรณีที่เกิดปัญหาเรื่อง การตรวจสุขภาพร่ายกาย ซึ่งในตัวอย่างที่ผู้เขียนจะขอยกเป็นอุทาหรณ์ ในการแจ้งผลการตรวจร่างกายพนักงาน สำหรับผลการตรวจในประเด็นต่างๆ มักจะตอบคำถามพนักงานด้วย ความจริงได้ เช่น โรคปอด ไวรัสบี วัณโรค และ หัวใจ แต่ในบางโรค เช่น HIV เราไม่สามารถบอกถึงรายละเอียดและความจริงของการเป็นโรคนี้ได้ และก่อนได้รับการตรวจต้องได้รับความยินยอมจากพนักงานก่อนด้วยเช่นกัน เพราะว่ามีกฎหมายควบคุมอยู่ ซึ่งทางฝ่ายบุคคล จะต้องมีเทคนิคในการแจ้งผู้ที่ได้รับการตรวจร่างกายอย่างไร
ส่วนใหญ่จะเป็นประเด็นปัญหา เรื่องการฟ้องร้อง ด้วยการแจ้งผลการตรวจร่างกายนี้ได้ ซึ่งผู้เขียนจะขอยกเป็นตัวอย่างประกอบเพื่อเป็นแนวทาง ในการตอบคำถามและปฏิเสธต่อผู้สมัครอย่างนิ่มนวลอย่างไร กรณีที่ผู้สมัครมาเข้ารับการตรวจร่างกายก่อนเข้าทำงาน โดยมีแพทย์สถานพยาบาลได้แจ้งผลผ่านมายังฝ่ายบุคคล ว่ามีผลการตรวจเลือด HIV ไม่ผ่าน หน้าที่ของฝ่ายบุคคลจะต้องทำการแจ้งพนักงานที่ได้รับการตรวจร่างกาย ถ้ากรณีนี้ แจ้งโดยตรงเลยว่า พนักงานเป็น HIV จะไม่สามารถกระทำได้ ยกเว้นแพทย์ที่ทำการรักษาเท่านั้น ซึ่งเป็นประเด็นข้อกฎหมาย
ทางออกของเจ้าหน้าสรรหาและคัดเลือกจะต้องศึกษาข้อมูลในเรื่องนี้ อย่างท่องแท้ โดยใช้เทคนิคและประสบการณ์ เหตุผลว่า ในช่วงนี้มีเหตุเรื่อง “การชะลอการรับตำแหน่งนี้ไปก่อน จนกว่าทางผู้บริหารจะอนุมัติอย่างเป็นทางการ” ส่วนทางฝ่ายบุคคลก็จะต้องผ่านไปยังกระบวนการทางการแพทย์ที่จะต้อง เรียกพนักงานที่ตรวจพบ HIV มาทำการรักษาในขั้นตอนต่อไป
| SEROLOGY | ||
| VDRL___________________________ | ||
| ANTI HIV_______________________ | ||
| METHAPHETAMINE TEST_______________________ | ||
| BLOOD CHEMISTRY | ||
| DETERMINATION | FOUND | NORMAL VALUE |
| BLOOD SUGAR | < 110 MG% | |
| BUN | < 20 MG% | |
| CHOLESTEROL | < 250 MG% | |
| SGOT | < 40 IU | |
| BILIRUBIN 1′ | < 0.5 MG% | |
| 30′ | < 1.5 MG% | |
| URIC ACID | < 8 MG% | |
| COLOR BLINDNESS | ||
| _____________________________________________________________________________________ | ||
วัตถุประสงค์ในการตรวจสุขภาพ
– เพื่อคัดบุคคลที่ไม่เหมาะสมออก
– เพื่อการวางแผนอัตรากำลังคน
– เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการรักษา
– เพื่อการป้องกันโรคติดต่อ
5.เคล็ดลับในกระบวนการตัดสินใจคัดเลือก
การตัดสินใจคัดเลือก ถือว่าเป็นขั้นตอนสุดท้าย ของการคัดเลือกบุคลากร จะดำเนินการโดยบุคคลที่มีอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบหรือได้รับมอบหมายจาก ผู้บริหารระดับสูงเพื่อตัดสินใจว่าจะรับบุคคลที่ผ่านกระบวนการทั้งหมดเข้าร่วมงานกับองค์กรหรือไม่ โดยการพิจารณาข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการคัดเลือกบุคลากร
ปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการคัดเลือก
1.วุฒิการศึกษาที่ตรงตามตำแหน่งงาน
2.การฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน
3.สติปัญญา ไหวพริบ ในการถามตอบ
4.บุคลิกภาพที่แสดงออกต่อหน้าชุมชน
5.ประสบการณ์ ในการทำงานที่เกี่ยวข้อง
6.ความถนัดหรือความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
7.ความสามารถพิเศษที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน
8.ทักษะทางกายภาพ สุขภาพร่างกายที่สมบูรณ์ คุณสมบัติอื่นๆ
ตามตำแหน่งงานที่รับสมัคร
การตัดสินใจคัดเลือกพนักงาน ผู้เขียนได้ออกแบบตารางเกณฑ์คัดเลือกและการให้คะแนนไว้ เพื่อง่ายต่อการคัดเลือก โดยให้ไปศึกษาข้อมูลในแนวทางการคัดเลือกพนักงานเพิ่มเติมได้
ตัดสินใจคัดคนที่ไม่เหมาะสมออกอย่างไร
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ เดินก้มหน้า คอตก ไม่สง่างาม
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ เอามือล้วงกระเป๋า ตลอดเวลา
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ เดินอย่างขาดความสำรวม
- นุ่งกางเกงยีนส์หรือกางเกงที่ไม่เหมาะสมไปสัมภาษณ์งาน
- สวมเสื้อที่มีรวดลาย หรือสีสันฉูดฉาดมากจนเกินไป
- คาดเข็มขัดหัวเข็มขัดที่เป็นรูปสัตว์หรือรูปแปลกๆ
- สวมรองเท้าแตะหรือรองเท้าที่ไม่ใช่แบบของคนทำงาน
- สวมเครื่องประดับมากเกินไป เช่นใส่สร้อยหลายเส้นหรือใส่แหวนหลายวง
- ไม่หวีผมให้เรียบร้อยหรือปล่อยผมให้กระเซิง รกรุงรัง
- สวมกางเกงขาบานหรือกระโปรงทรงที่ไม่สุภาพ
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ ไม่ดูแลหน้าตาให้สะอาด แจ่มใส
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ ปล่อยให้เล็บยาว ดำ สกปรก
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ นั่งถ้าสบายเหมือนคุยกับเพื่อนเวลาสัมภาษณ์
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ กระดิกเท้าหรือเขย่าตัวไปมา
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ ใช้เท้าเคาะพื้น หรือเก้าอี้
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ นั่งเอนตัวหรือเอียง เหมือนจะนอน
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ เอามือหรือแขนพลาดไปบนโต๊ะ
- สวมแว่นตากันแดด หรือแว่นสีเข้มเพื่อปิดบังสายตา
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ นั่งหมุนเก้าอี้ไปมา ถ้าเก้าอี้หมุนได้
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ แต่งหน้าเข้มมากจนเกินไป
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ ขาดความมั่นใจในตัวเอง
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ พูดจาวกวนไปมาอยู่เหมือนเดิม
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ แสดงอาการไม่พอใจกับบางคำถาม
- มีบุคลิกภาพที่มีลักษณะ มองลงกับพื้นหรือเพดานในการตอบคำถาม
- มีพฤติกรรมในลักษณะ คุยโม้โอ้อวดหรือถ่อมตัวจนเกินไป
- มีการตอบคำถามแบบมั่วๆในสิ่งที่ไม่มั่นใจ หรือไม่รู้
- ไม่รู้เกี่ยวกับองค์กรและลักษณะตำแหน่งงานที่ไปสมัคร
- ไม่ขอบคุณหรือยกมือไหว้ผู้สัมภาษณ์เมื่อการสัมภาษณ์เสร็จสิ้น
พฤติกรรมที่กล่าวมาทั้งหมด เป็นตัวอย่างของผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ ซึ่งในแต่ละองค์กรก็ต้องไปพิจารณาว่าพฤติกรรมดังกล่าวมานั้น เป็นผลเสียต่อองค์กรมากน้อยเพียงใด โดยอาจจะนำไปพิจารณาร่วมกับหัวข้อ ความสามารถหลักขององค์กรว่ามีความสอดคล้องกันอย่างไร การตัดสินใจคัดเลือก ถือว่าการคัดเลือกขั้นสุดท้ายโดยธรรมเนียมปฏิบัติที่ถูกต้องมักจะให้อำนาจในการตัดสินใจแก่หัวหน้างานโดยตรง (ไม่ใช่ผู้บริหาร) เนื่องจากหัวหน้างานจะเป็นบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบ ต่อผลการดำเนินงานของหน่วยงานและทีมงาน เพราะฉะนั้นหัวหน้างานจะรู้ดีที่สุดว่าคนที่จะรับเข้ามา ทำงานให้กับองค์กรได้จริงและสามารถเป็นส่วนหนึ่งของทีมได้อย่างไม่มีปัญหาติดตามมาภายหลัง หากไม่ระวังเรื่องนี้ให้ดี จะส่งผลเสียหายต่อองค์กรอีกแล้วครับท่าน! (ผู้บริหาร)
ดร.กฤติน กุลเพ็ง
