บทความ

สำหรับการเตรียมความพร้อมขององค์กร นอกจากการบริหารองค์กรแล้ว สิ่งที่ผู้บริหารควรคำนึงถึง ก็คือ ความทันสมัย  ความเป็นมืออาชีพ และ ความโปร่งใสขององค์กร  ซึ่งผู้เขียนมองว่า การปรับตัวเพื่อเข้าสู่องค์กรแนวใหม่ เริ่มมีความชัดเจนยิ่งขึ้น เพราะว่ากระแสของโลกจาก Social ค่อนข้างแรง  วิวัฒนาการจากเยาวชนที่เป็นคนรุ่นใหม่ มีอิสระทางแนวความคิดมากขึ้น  สามารถเป็นต้นเสียงในกลุ่มของประชากรที่เห็นด้วยมากขึ้น  ถึงเวลาแล้วที่องค์กรจำเป็นจะต้องปรับตัว เพื่อเตรียมความพร้อมด้านการบริหาร  การปรับโครงสร้างองค์กรนอกจากที่จะเป็นแบบ

การให้พนักงานสามารถเปลี่ยนวันหยุดได้ตามความเหมาะสม  เมื่อพนักงานมีความจำเป็นที่กรณีวันหยุด  แต่ไม่สามารถหยุดได้  เพราะอาจจะเกิดจากงานไม่เสร็จ หรือลูกค้ารายใหญ่เข้ามาเยี่ยมกิจการ  เครื่องจักรเสียหายต้องทำการซ่อมแซมอย่างเร่งด่วน  เป็นต้น การเปลี่ยนวันหยุดของพนักงานย่อมเกิดขึ้นได้  เพราะว่าเป็นวันหยุดของพนักงานแล้ว  พนักงานไม่ได้หยุด  จึงขออนุมัติหัวหน้าเปลี่ยนวันหยุดไปเป็นวันอื่น  ซึ่งถ้าเป็นกรณีลักษณะนี้  ก็จะสามารถเปลี่ยนวันหยุดได้ตามความเหมาะสม แต่ควรจะอยู่ภายในอาทิตย์เดียวกัน  เพื่อจะได้ไม่เกิดปัญหาผิดกฎหมายแรงงานได้ แต่อย่างไรก็ตามปัญหาที่พบ    กรณีที่ผู้เขียนได้พบจากบางบริษัทที่มีข้อซักถามจากฝ่ายบุคคลว่า  มีกรณีพนักงานเปลี่ยนวันหยุด  โดยนำวันหยุดในอนาคตมาหยุดก่อนจะได้หรือไม่  ซึ่งจะมีพนักงานได้อ้างเหตุผลถึงความจำเป็นที่จะต้องนำมาหยุดก่อน 

มีการพิจารณากันอย่างแพร่หลาย  สำหรับเรื่อง การจัดเครื่องแบบพนักงาน  บางกระแสมองว่า คนรุ่นใหม่ที่เป็น Gen Y ไม่ค่อยให้ความร่วมมือ  ในการจัดเครื่องแบบพนักงาน  ซึ่งมองว่าเป็นระเบียบ กฎเกณฑ์ ของบริษัทที่ค่อนข้างเยอะมากมาย  และเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทที่เป็นตัวเงินสำหรับองค์กร  จัดแล้วพนักงานไม่ชอบจะจัดไปทำไม  นั่นคือกระแสของพนักงานที่เป็นคนรุ่นใหม่ สำหรับอีกแนวคิดหนึ่งก็คือ  ในฐานะผู้บริหาร  ที่เป็นนายทุน  ที่จะต้องมองภาพองค์รวม  ว่าถ้าบริษัทไม่จัดเครื่องแบบให้กับพนักงานแล้ว 

           การบริหารองค์กรที่ได้มาตรฐาน  โดยเฉพาะองค์กรที่เกิดมานานๆ  พนักงานย่อมมีอายุเพิ่มขึ้นไปตามบริษัท ไปด้วย  ฉะนั้นการวางแผนสืบทอดตำแหน่งของพนักงานที่จะต้องเกษียณอายุงาน  จึงมีความจำเป็น  เพราะว่าองค์กรต้องมีพนักงานที่ปฏิบัติงานสืบทอดในตำแหน่งดังกล่าว  ซึ่งบริษัทจึงได้มีการวางระบบการประเมินพนักงานที่จะมาเป็นผู้สืบทอดตำแหน่งงาน ที่พนักงานจะมีการเกษียณอายุงาน  โดยใช้แบบการประเมินผลการปฏิบัติงานและการประเมินศักยภาพ  มาเป็นเครื่องมือในการวัดว่าพนักงานที่เข้าข่ายจะมาดำรงตำแหน่ง ว่าเป็นบุคคลใดบ้าง  โดยจะมีการขึ้นบัญชีไว้ประมาณ  3  คน 

ในอดีตที่ผ่านมาการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์มักจะขึ้นอยู่กับผู้บริหารระดับสูงสุด ขององค์กรเพียงผู้เดียวทั้งนี้เนื่องมาจากธุรกิจส่วนมากพัฒนามาจากธุรกิจแบบครอบครัว (Family Business) เจ้าของมักจะเป็นผู้ที่มีประสบการณ์สูงในทุกๆด้านเพราะทำมากับมือเองทั้งหมดมีการถ่ายทอดทางศาสตร์และศิลป์ทางการบริหารสืบต่อกันมาเรื่อยๆในทุกรุ่นของตระกูลและสามารถบริหารเรื่องต่างๆโดยเฉพาะเรื่องคนได้โดยไม่ค่อยมีปัญหาเพราะสไตล์การบริหารจะถูกปรับเปลี่ยนมาเรื่อยๆจนเป็นสไตล์ที่เหมาะสมกับองค์กรนั้นๆไปแล้วหรืออาจจะเรียกได้ว่าเป็นวัฒนธรรมองค์การ (Corporate Culture) ไปแล้วก็ว่าได้ ฝ่ายบุคคลเดิมที่เกิดขึ้นในองค์กรแบบไทยๆผสมจีนมักจะเกิดจากการสร้างตำแหน่งงาน เพื่อรองรับทายาทของเจ้าของเจ้าของอาจจะมีลูกหลายคนคนโตให้คุมด้านการขายคนรองให้ดูบัญชีคนที่สามให้ดูการผลิตส่วนคนที่สี่ไม่มีที่ลงก็เลยตั้งให้เป็นตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายบริหารและดูแล งานบุคคลไปด้วยและคนที่ถูกแต่งตั้งให้ดูแลงานด้านการบริหารงานบุคคลมักจะไม่ค่อยมีความรู้ด้านวิชาชีพมากนัก เพียงแต่เป็นลูกหรือญาติกับเจ้าของเท่านั้นความรู้ที่ได้จากการถ่ายทอดของคนรุ่นก่อน ก็ได้มาเพียงบางส่วนเท่านั้น ในบางกรณีฝ่ายบุคคลเกิดขึ้นมาเพื่อแบ่งเบาภาระของเจ้าของที่ต้องการให้บุคคลภายนอกเข้ามาช่วยดูแล และคิดว่าเป็นงานที่สำคัญน้อยกว่าด้านการขายบัญชีการเงินในช่วงแรกๆก็มักจะทำงานประจำเช่นการหาคนการจ่ายค่าแรงงานพนักงานการดูแลความสงบเรียบร้อยในบริษัทแต่อำนาจการตัดสินใจต่างๆยังอยู่ที่เจ้าของทั้งหมดซึ่งในยุคนั้นฝ่ายบุคคลจะทำงานแบบตั้งรับ (Reactive) หมายถึงจะดำเนินการใดๆก็ต่อเมื่อได้รับคำสั่งจากเจ้าของเท่านั้นจะไม่ดำเนินการใดๆนอกเหนือคำสั่งเป็นอันขาด ต่อมาธุรกิจแบบครอบครัวเริ่มเติบโตสมาชิกในครอบครัวมีไม่เพียงพอในการดูแลกิจการได้ทุกๆด้านรวมทั้งเริ่มมีการแข่งขันในระดับประเทศระดับภูมิภาคและระดับโลกมากยิ่งขึ้น ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์หรือฝ่ายบุคคลเริ่มมีบทบาทสำคัญในการมีส่วนร่วมในการกำหนดระเบียบข้อบังคับ การเสนอแนวทางการบริหารให้กับผู้บริหารระดับสูงมากขึ้นเพราะผู้บริหารบางส่วนเป็นมืออาชีพที่ถูกจ้างเข้ามา

กรณีที่องค์กรใหญ่ ๆ  ได้เริ่มมีการตื่นตัว มากขึ้นสำหรับการรับพนักงานใหม่เข้ามา สู่องค์กร แต่พอถึงการประเมินผลการปฏิบัติงาน ว่ามีการผ่านทดลองงานหรือไม่ผ่านทดลองงาน จะใช้อะไรเป็นเกณฑ์มาตรฐานดีว่า  จำนวนเท่าไรจึงจะเหมาะสม  ในทางปฏิบัติ ถ้าเรามาพิจารณาให้เห็นถึงประเด็นข้อเท็จจริงว่า  กรณีที่บริษัทพิจารณาประเมินผลการปฏิบัติงาน ของพนักงานที่อยู่ในช่วงทดลองงาน เช่น  รับพนักงานใหม่มา  100  คน บริษัทมีการประเมินผลผ่านทดลองงานทั้งหมด 100  คน 

องค์กรจำเป็นต้องเพิ่มศักยภาพการเรียนรู้ของระดับหัวหน้างาน  เพื่อที่จะให้ระดับหัวหน้าไปสร้างแรงจูงใจให้เกิดขึ้นกับลูกน้องในสายบังคับบัญชาของตัวเอง  ซึ่งในระดับหัวหน้าสิ่งที่ต้องพึงมีของการเป็นหัวหน้าเลยก็คือ หัวหน้าต้องอ่านคนออก หัวหน้าต้องบอกคนเป็น หัวหน้าต้องเห็นคนชัด หัวหน้าต้องอ่านคนออก  หมายถึง  บทบาทของหัวหน้างานสิ่งที่ต้องทำเป็นอันดับแรกเลยก็คือ การสรรหาคัดเลือกคนเข้าสู่องค์กร  ซึ่งจำเป็นจะต้องมีความเข้าใจทักษะในการสัมภาษณ์ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติครบถ้วนตามที่องค์กรพึงประสงค์  ฉะนั้นหัวหน้า ควรจะต้องทำความเข้าใจ ในการสรรหาคัดเลือกคน  ทักษะในการสัมภาษณ์พนักงาน เพื่อให้ได้คนเก่งและคนดีเข้ามาร่วมงานภายในองค์กร  ถ้าเลือกคนผิดตั้งแต่เริ่มแรก  ก็จะทำให้เกิดปัญหาระยะยาวของหน่วยงานได้  ทักษะอันดับแรกเลยก็คือ หัวหน้าจำเป็นจะต้องเข้าใจในงานการสรรหาคัดเลือกคนเข้ามาร่วมงานเสียก่อน

แบบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)  ผู้เขียนควรมีความเข้าใจในความหมายของศัพท์อย่างท่องแท้เสียก่อนว่า แต่ละความหมายที่ได้เขียนลงไป หมายถึงอะไร ในบ้างครั้งการเขียนคำกริยายังบ่งบอกถึง ผู้ดำรงตำแหน่ง อีกด้วย  ซึ่งได้มีการกล่าวไว้ในบทต้นๆ แล้ว เรื่อง การใช้คำกริยาให้เหมาะสมกับ ผู้ดำรงตำแหน่ง  การเขียนแบบกำหนดหน้าที่งาน เมื่อได้กระทำอย่างเป็นระบบแล้ว จะทำให้ผู้อ่าน หรือผู้ที่มาตรวจทำการประเมินค่างาน สามารถบอกได้ว่า ผู้ปฏิบัติงานดำรงตำแหน่งอะไร

ปัจจุบันกระทรวงมหาดไทยได้ออกบัตรประจำตัวประชาชนชนิดใหม่ที่เรียกกันว่า บัตรประชาชนอเนกประสงค์ หรือ บัตรสมาร์ทการ์ด ขึ้นมา ทำให้ประชาชนทั่วประเทศต่างทยอยไปทำบัตรใหม่กัน ซึ่งรุ่นใหม่หน้าบัตรจะมีรูปครุฑอยู่ด้านบนซ้าย ที่สามารถเก็บข้อมูล ได้มากขึ้นกว่าเดิมจาก 64 กิโลไบต์ เป็น 80 กิโลไบต์ โดยบัตรสมาร์ทการ์ดจะมีลักษณะแตกต่างจากบัตรทุกรุ่นที่ผ่านมา คือ ตัวบัตรทำด้วยพลาสติกชนิดพิเศษ มีความแข็งแรงทนทาน รายการในบัตรมีทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษกำกับในส่วนที่เป็นสาระสำคัญ เพื่อให้ใช้งานได้อย่างสากล

ผู้บริหารองค์กรในยุคปัจจุบันต้องเผชิญกับปัญหาต่างๆ นาๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง กระบวนการผลิต ปัญหาสินค้าไม่ได้คุณภาพ ผลิตไม่ทันความต้องการของลูกค้า อาจจะเกิดจากหลายอย่าง เช่น การสื่อสารภายในองค์กรไม่ดี พนักงานไม่มีทักษะที่ดีพอ เทคโนโลยีไม่ได้มาสนับสนุนกระบวนการผลิตเท่าที่ควร ฝ่ายบัญชีและการเงิน เคร่งครัดเรื่องเอกสารมากเกินไป จนให้ทำงานไม่สะดวก ฝ่ายการตลาดขายแพ็คเกจสินค้าที่ขายแล้วไม่มีกำไร พนักงานทำงานหนักจนเกินไป ไม่มีเวลาพักผ่อน สิ่งที่เอ่ยมาทั้งหมดล้วนเป็นปัญหาขององค์กร ที่ต้องรอการแก้ไขทั้งสิ้น ที่ผู้เขียนพูดมา