บทความ

กระบวนการสรรหาบุคลากรในองค์กร เป็นกิจกรรมแรกที่ผู้สมัครต้องสัมผัสกับกิจกรรมนี้เป็นอันดับแรก  ซึ่งผู้บริหารต้องพยายามสร้างสรรค์กิจกรรมให้เกิดขึ้นไปในทางที่ผู้สมัครเกิดความพึงพอใจ หรือเกิดความประทับใจ แค่สัมผัสครั้งแรก ก็เกิดความรู้สึกว่าอยากร่วมงานด้วย  กระบวนการสรรหาบุคลากร จึงเป็นสิ่งที่ท้าทายนักบริหารงานบุคคลเป็นอย่างยิ่ง  ว่าในอนาคตจำเป็นจะต้องวางแผนงานและโครงการสรรหาบุคลากรให้มีคุณภาพอย่างไร  ผู้เขียนขอยกตัวอย่างกระบวนการสรรหาบุคลากรที่ดำเนินการอย่างเป็นระบบจำเป็นต้องอาศัยกระบวนการปฏิบัติดังต่อไปนี้ 1. กำหนดตำแหน่งที่ต้องการเปิดรับสมัคร โดยศึกษาข้อมูลจากแผนทรัพยากรมนุษย์ขององค์กร ตามโครงสร้างขององค์กรและมีการยืนยันข้ออ้างจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยเสนอเป็นภาพรวมว่า องค์กรต้องการบุคลากรใหม่เข้ามาปฏิบัติงานในตำแหน่งใดบ้าง ซึ่งจากกระบวนการนี้ บริษัทต้องทำการวางแผนกลยุทธ์ไว้แต่ละปีหรือวางแผนไว้ 5 ปี

ในยุคปัจจุบัน ความต้องการแรงงานที่เป็นชาวต่างประเทศ ย่อมเพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ เพราะว่าแรงงานไทยไม่ค่อนสนใจอาชีพหรือตำแหน่งงานที่มีมูลค่าทางสังคมต่ำ เช่น เด็กเสริฟ  พนักงานต้อนรับลูกค้า  และพนักงานทั่วไป ในโรงงานอุตสาหกรรม ซึ่งอาจจะเป็นค่านิยมของเด็กไทยสมัยใหม่ที่ เริ่มมาใส่ใจด้านการศึกษาเพิ่มมากขึ้น เมื่อจบระดับมัธยมปลาย ก็กู้เงินเพื่อทำการศึกษาต่อในระดับปริญญาตรี และปริญญาโท  หลังจากจบการศึกษาก็ไม่อยากเป็นลูกจ้างใคร จดทะเบียนประกอบกิจการเป็นธุรกิจของตัวเอง  จนทำให้แรงงานระดับล่างเริ่มขาดแคลน  หรือพอมีบ้างในบางจังหวัดแต่ก็เลือกงานที่จะทำ มีการหมุนเวียนเปลี่ยนงานบ่อยครั้ง จนนายจ้าง

การคัดเลือก บุคลากร เข้ามาทำงานในองค์กรนับได้ว่าเป็นภารกิจที่ยากที่สุด ของผู้บริหารและฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งตรงกับคำพูดของ นายแอนดรูว์ โกรฟ ประธานกรรมการ บริษัท อินเทรน จำกัด ยักษ์ใหญ่แห่งซิลิกอน แวลลี่ย์ เป็นบริษัทที่ติดอันดับหนึ่ง ในนิตยสารฟอร์จูน 500 เขียนไว้ในหนังสือชื่อ “การบริหารเพื่อผลงาน” (High Output

การตรวจร่างกายพนักงานที่บริษัท จะต้องรับเข้ามาทำงาน ซึ่งบางองค์กรได้ระบุเอาไว้ ก่อนที่จะเข้าปฏิบัติงาน จะต้องตรวจเลือดเพื่อดูผล HIV ขั้นตอนการตรวจในฐานะ HR จะต้องทราบและมีความเข้าใจในกระบวนการของกฎหมาย ที่มีความคุ้มครองผู้ถูกตรวจ ในกรณีดังกล่าว ถ้าฝ่าย HR ไม่เข้าใจในเรื่องนี้ อาจะถูกกล่าวหาหรือถูกฟ้องร้องจาก ผู้ถูกตรวจได้ จากตัวอย่างที่ผู้เขียนเคยมีประสบการณ์ ในการตรวจผู้สมัครที่ได้รับการตรวจร่างกาย ก่อนเข้าปฏิบัติงาน ซึ่งในการตรวจร่างกายก่อนเข้าทำงาน

สำหรับกรณีนี้ ถ้าไปสอบถามนักบริหารงานบุคคลรุ่นใหม่ๆ มักไม่ค่อยสนใจสักเท่าไร เพราะว่าคิดเป็นเรื่องไม่สำคัญต่อองค์กร และเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็น ที่จะต้องมาใส่ใจ ให้เกิดเป็นประเด็นสำคัญอะไรมากมายนัก     การมองแบบนักบริหารที่เป็น นักบริหารแบบมืออาชีพ ต้องมีกระบวนการคิดให้ครบทุกประเด็น เพื่อที่จะป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาองค์กรในอนาคตได้   จากที่ผู้เขียน เคยทำงานด้าน การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ในองค์กรแห่งหนึ่ง   เมื่อสมัยนั้น เพิ่งจะมารับผิดชอบงานการฝึกกอบรมใหม่ๆ   แต่บริษัทได้มีการจัดฝึกอบรมให้สำหรับผู้บริหารระดับหัวหน้า/ผู้จัดการ   และระดับผู้บริหารระดับสูง โดยจะมีการจัดออกเป็นรุ่นๆ

การบริหารองค์กรยุคใหม่ต้องมีความเข้าใจพฤติกรรมคนรุ่นใหม่ เพื่อที่จะได้ดึงดูดพนักงานที่มีศักยภาพเข้าสู่องค์กร โดยเฉพาะคนที่เป็นคนเก่งและเป็นคน Gen Y ความต้องการก็จะไม่เหมือนคน Gen B ผู้บริหารองค์กรก็ต้องมีความเข้าใจสิ่งปลีกย่อยเหล่านี้ เพื่อที่จะได้วางระบบการทำงานของบริษัทให้ได้มาตรฐานตามที่พฤติกรรมคนรุ่นใหม่อยากให้เป็น แต่ไม่ใช่ว่าบริษัทจะไปเอาใจแต่คนรุ่นใหม่เท่านั้น แต่องค์กรจะต้องปรับเพื่อให้เข้ากับแนวโน้มของโลกที่เปลี่ยนแปลงไป ถ้าองค์กรใดไม่ปรับ ก็จะไม่ได้พนักงานที่เดินเข้ามาสู่องค์กร จะทำอย่างไรที่ต้องหาวิธีดึงดูดคนเข้ามาสู่องค์กรให้ได้ก่อน หลังจากเมื่อพนักงานเข้ามาสู่องค์กรแล้ว ค่อยสร้างแรงจูงใจ เพื่อที่จะให้พนักงานเกิดความรู้สึกรักองค์กรตามมา คนที่เป็นคนเก่ง เมื่อเข้ามาสู่องค์กรแล้ว

ส่วนใหญ่นักบริหารงานบุคคล  ดำเนินการสรรหาและคัดเลือกผ่านกระบวนการสัมภาษณ์  ทดสอบ   ว่าจ้าง  รับเข้ามาเป็นพนักงาน ใบสมัครของผู้ถูกสัมภาษณ์ที่คัดเลือก เพื่อนำมาเป็นเปรียบเทียบกัน  ก็ถูกนำไปเก็บไว้  โดยที่ไม่ได้ใส่ใจประวัติดังกล่าวอีกเลย  ซึ่งในยุคที่แรงงานค่อนข้างหายากเช่นนี้  นักบริหารงานบุคคล  ควรเริ่มใส่ใจประวัติดังกล่าวนี้ใหม่  เหมือนกับวัตถุดิบ ในยุคแรกๆ ที่บริษัทนำวัตถุดิบไปผลิตสินค้าแล้ว  เกิดความเสียหาย สินค้าถูกเคลมกลับคืนมายังบริษัท    สินค้าดังกล่าวก็ไม่สามารถนำมาใช้ใหม่ได้  แต่พอมายุคปัจจุบันเทคโนโลยีเจริญขึ้น  ก็ได้คิดค้นวิธีที่จะนำสินค้าที่ชำรุดเสียหาย 

จากสุภาษิตโบราณ ที่ได้กล่าวไว้ เพื่อเป็นการสอนคน  ซึ่งเป็นทั้งผู้บริหารและพนักงาน เพื่อให้เกิดความตระหนักในการทำงาน  บางครั้งก็จะเป็นหารเตือนสติ พนักงานที่เป็นพนักงานระดับบริหาร  ไม่ให้หลงประเด็นไป  โดยเฉพาะการสอนโดยใช้สุภาษิต  จะทำให้เกิดความจำ และนำไปใช้ในการปฏิบัติงานให้เกิดผลทางในปฏิบัติได้ จากคำสุภาษิต  อยู่สูงให้นอนคว่ำ  นั้นแปลความหมายเป็นอย่างไร จากคำสุภาษิตได้เปรียบเปรยว่า  ถ้าองค์กรใดที่มีพนักงานตำแหน่งหน้าที่การงานที่อยู่ในระดับสูง  ถ้าอยู่ตำแหน่งสูงๆ แล้ว จะต้องให้ความสำคัญกับพนักงานในระดับที่ต่ำกว่า หรือผู้ที่เป็นลูกน้องนั่นเอง 

เรื่องที่ผู้เขียนได้นำมาเป็นข้อมูลในการเรียนรู้ให้กับนักบริหารงานบุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบงานด้านการพัฒนาและฝึกอบรม ซึ่งเป็นหน่วยงานหนึ่งที่สังกัดฝ่ายทรัพยากรบุคคล  แต่สิ่งที่อยากจะยกตัวอย่างให้เป็นอุทาหรณ์ สำหรับนักฝึกอบรมที่ทำงานในด้านนี้ จำเป็นที่จะต้องมีความรอบรู้ถึงการประสานงานและการมองการณ์ไกลไว้ด้วย  ถ้าเรามาพิจารณาถึงเรื่องกระบวนการทำงานภายในองค์กร  สมมุติว่าบริษัทมีการจัดฝึกอบรม Inhouse หลักสูตรหนึ่งภายในองค์กรจำเป็นที่จะต้องใช้วิทยากรภายนอก มาทำการฝึกอบรมให้นักฝึกอบรมก็ดำเนินการตามขั้นตอน โดยเริ่มตั้งแต่ขออนุมัติงบประมาณการจัดฝึกอบรมจากผู้บริหาร เมื่อผู้บริหารอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ก็จะมาถึงขั้นตอนการจัดเตรียมสถานที รายชื่อผู้เข้าสัมมนา   อุปกรณ์การสัมมนาทั้งหมด เช่น  LCD  เครื่องเสียง  เอกสารที่จะแจกผู้เข้าสัมมนา  ป้ายชื่อ 

ผู้บริหารองค์กรและนักบริหารงานบุคคลต้องเตรียมเก็บข้อมูลของพนักงานในแต่ละเดือนของทุกๆ ปี ไว้ด้วยว่าพนักงานในองค์กรมีความเคลื่อนไหวในแต่ละเดือนอย่างไรบ้าง เพื่อเป็นประโยชน์ในการสรรหาและคัดเลือกคนเข้าสู่องค์กรด้วยเช่นกัน  ถ้าหน่วยงานบริหารงานบุคคลไม่ได้เก็บข้อมูลเอาไว้  ก็จะไม่ทราบเลยว่าบริษัทหรือองค์กรมีพนักงานเคลื่อนไหวในแต่ละเดือน และนำข้อมูลดังกล่าวไปวางแผนในการรับคนมาทดแทนได้ถูกต้องอีกด้วย จากที่ผู้เขียนมีประสบการณ์ในการทำงาน ทั้งในภาคธุรกิจอุตสาหกรรม และธุรกิจโรงพยาบาล  ผู้เขียนมักจะเก็บข้อมูลพนักงานที่ลาออกในอัตราที่สูงที่สุดของแต่ในเดือน ซึ่งในช่วงเดือนดังกล่าวจะต้องเตรียมแผนในการับคนมาทดแทนได้ทันความต้องการขององค์กรได้ ซึ่งการเก็บข้อมูลของหน่วยงานที่รับผิดชอบในการลาออกของพนักงานต้องนำมาเปรียบเทียบกันในแต่ละปีด้วย  เพื่อจะได้ดูแนวโน้มของพนักงานที่ลาออกมากที่สุดในช่วงเดือนใด ซึ่งการลาออกของพนักงานดังกล่าว จะต้องมีเหตุผลที่สามารถอธิบายได้ด้วยหลักการและข้อมูลข้อเท็จจริง โดยผู้เขียนขอนำเสนอข้อมูลที่เป็นขององค์กรแห่งหนึ่งที่ผู้เขียนเคยเก็บข้อมูลไว้ และนำมาวิเคราะห์ข้อมูลที่เกิดขึ้นจริงและนำมาวางแผนกลยุทธ์ขององค์กรได้  แต่อย่างไรก็ตามนักบริหารงานบุคคลจะต้องมีข้อมูลเชิงลึกของพนักงานที่ลาออกจากองค์กรด้วยเช่นกัน  เพราะว่าเหตุผลของพนักงานที่เขียนในแต่ละคนมีความหลากหลาย